Como reconciliar uma conta do razão geral?

Como o Razão é onde todas as transações e despesas do seu negócio são registradas, você desejará reconciliá-lo ou verificar sua precisão regularmente. Comece reunindo o razão e também todos os documentos vinculados a cada transação, como faturas, recibos e extratos. Em seguida, escolha uma conta para começar e combine cada entrada com os documentos adequados. Certifique-se de que todas as informações foram registradas corretamente e que os ajustes corretos foram feitos. Finalmente, verifique novamente o saldo final antes de passar para a próxima conta. Para obter mais dicas de nosso coautor de Contabilidade, incluindo como corrigir um livro razão desequilibrado, continue lendo!

Certifique-se de que esses saldos correspondam aos relatados nos saldos finais das contas no razão geral
Certifique-se de que esses saldos correspondam aos relatados nos saldos finais das contas no razão geral.

O razão geral é onde todas as transações e despesas do negócio são registradas. A boa prática contábil exige que o razão geral seja "reconciliado" ou verificado quanto à exatidão regularmente. Além disso, como o razão geral é a fonte de informações para as quatro demonstrações financeiras (o balanço, a demonstração de resultados, a demonstração dos fluxos de caixa e a demonstração do patrimônio líquido), a reconciliação pode referir-se à verificação cruzada dos saldos nessas demonstrações com aqueles no livro-razão geral. A reconciliação do razão geral pode ser útil na preparação para uma auditoria anual ou pode simplesmente ser usada para garantir que o proprietário de uma empresa tenha uma visão precisa da saúde financeira da empresa.

Método 1 de 3: garantindo a precisão do razão geral

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    Encontre e compile documentos relevantes. Além do próprio razão geral, você precisará de todos os documentos vinculados a cada transação no razão. Isso inclui faturas, recibos, extratos de contas e quaisquer outros registros relacionados a transações ou despesas. Basicamente, tudo o que foi usado como fonte de dados para o razão geral desse período contábil deve ser localizado e montado para estar prontamente acessível.
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    Verifique o saldo inicial da conta. Comece escolhendo uma conta no razão geral para reconciliar primeiro. Pode ser qualquer uma das muitas contas da empresa, desde contas a receber até estoques e despesas com juros. Não importa por onde você começa, porque você terá que fazer todas as contas eventualmente. Depois de escolher uma conta, primeiro certifique-se de que o saldo inicial do período registrado na contabilidade corresponda ao saldo final da mesma conta no período anterior. Isso garante que quaisquer erros detectados ocorram neste período e não em períodos anteriores.
    • Por exemplo, se você escolheu a conta de caixa, você precisará certificar-se de que o saldo de caixa final do último período seja igual ao saldo de caixa inicial desse período. Qualquer discrepância significaria que o saldo de caixa foi informado incorretamente em algum ponto e que o verdadeiro valor atual de caixa da empresa é desconhecido.
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    Combine cada entrada do razão geral com sua transação subjacente. Volte e analise cada transação que afetou esta conta. Se os procedimentos contábeis adequados forem seguidos, cada entrada do razão geral deve ter uma referência a uma fatura ou número de recibo que tornará mais fácil encontrar os documentos. Depois de encontrar os documentos, certifique-se de que as transações foram registradas apenas uma vez em cada conta, pelo valor correto e nas contas certas. Ajuste quaisquer valores incorretos e recalcule os saldos totais das contas de acordo.
    • Por exemplo, na conta à vista, certifique-se de verificar as transações em que algum dinheiro foi recebido de clientes ou onde a empresa pagou em dinheiro.
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    Certifique-se de que os ajustes e reversões foram feitos corretamente. Os ajustes, que geralmente são usados para cumprir os padrões de contabilidade de exercício, e as reversões, que alteram os lançamentos feitos no período anterior, podem causar desequilíbrio nas contas se não forem implementados de forma adequada.
    • Com os ajustes, é importante verificar se eles foram registrados nas circunstâncias corretas, por exemplo, se uma contabilização de ajuste para serviços faturados, mas não ganhos, era realmente necessária nas circunstâncias.
    • Para estornos, também chamados de estorno de lançamentos, o importante a observar é que os estornos planejados para o período foram realmente feitos no momento certo. Em outras palavras, certifique-se de que tudo o que foi planejado para ser revertido foi realmente revertido.
    Comece escolhendo uma conta no razão geral para reconciliar primeiro
    Comece escolhendo uma conta no razão geral para reconciliar primeiro.
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    Investigue transações incomuns. Para o olho da experiência, algumas transações se destacarão como imediatamente incomuns. Essas transações geralmente são aquelas que fazem ajustes de saldo que normalmente não são feitos. Por exemplo, uma redução em uma conta de receita geralmente não é feita no decorrer de um período contábil regular. Fique atento a qualquer uma dessas transações incomuns e submeta qualquer uma que encontrar a um alto nível de escrutínio.
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    Verifique o saldo final da conta. Após quaisquer ajustes para transações relatadas incorretamente, ajustes ou reversões, verifique e certifique-se de que a soma das transações corresponda ao saldo final da conta. Se o seu saldo calculado não corresponder ao saldo real da conta, você calculou algo mal.
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    Repita para outras contas. Use esse mesmo processo novamente para reconciliar as outras contas no razão geral. Depois de fazer isso, você terá um livro razão geral preenchido e reconciliado.

Método 2 de 3: verificação das demonstrações financeiras

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    Reúna as demonstrações financeiras atuais. Em alguns casos, a reconciliação também pode significar certificar-se de que os saldos do razão geral correspondem aos saldos informados para as mesmas contas nas demonstrações financeiras daquele período. Comece obtendo cópias das demonstrações financeiras da empresa. Você precisará comparar os itens de linha nesses documentos com suas contas equivalentes no razão geral.
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    Investigue o saldo da conta de receitas e despesas para a demonstração de resultados. Comece verificando se a conta de receita ou vendas é a mesma na demonstração de resultados e no razão geral. Se este número não corresponder, quase tudo o resto estará incorreto. Se detectar uma discrepância, você terá que voltar e revisar a conta de receita no razão geral novamente.
    • Em seguida, observe outras contas de receita, como receita de juros ou receita não operacional, se aplicável. Compare esses saldos com seus valores reportados na demonstração do resultado.
    • Depois de cuidar dos valores das receitas, passe para as contas de despesas, agregando as despesas em suas categorias na demonstração de resultados, quando necessário. Por exemplo, os custos das mercadorias vendidas incluiriam o custo dos materiais dos itens produzidos e o custo de mão de obra direta incorrido.
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    Verifique os saldos das contas de ativos e passivos no balanço patrimonial. Observe os valores de ativos relatados no balanço patrimonial, incluindo valores em dinheiro, estoque, ativos fixos e outras categorias de ativos. Certifique-se de que esses saldos correspondam aos relatados nos saldos finais das contas no razão geral. Algumas dessas contas estão agregadas no balanço patrimonial. Por exemplo, caixa e equivalentes de caixa podem incluir vários tipos diferentes de ativos, desde dinheiro real até poupança e saldos em conta corrente.
    • Depois de verificar os ativos, passe para os passivos, examinando os passivos relatados de curto e longo prazo no balanço patrimonial. Certifique-se de que correspondem aos saldos finais registrados no razão geral.
    Além do próprio razão geral
    Além do próprio razão geral, você precisará de todos os documentos vinculados a cada transação no razão.
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    Verifique os saldos nas demais demonstrações financeiras. As demais demonstrações financeiras dependerão em grande parte dos saldos registrados nas duas primeiras demonstrações. Certifique-se de marcar se quaisquer discrepâncias foram observadas na demonstração de resultados ou no balanço patrimonial e onde quaisquer alterações nessas contas podem afetar a demonstração dos fluxos de caixa ou patrimônio líquido.
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    Faça ajustes se as contas ainda não forem iguais. Se você notar discrepâncias, volte e investigue as transações subjacentes vinculadas às entradas do razão geral. Prove que o saldo da conta está correto primeiro e, em seguida, faça a alteração no demonstrativo financeiro. Em seguida, atualize os outros saldos afetados por esta alteração se o seu software de contabilidade ou planilha não fizer isso para você.

Método 3 de 3: corrigindo um razão geral desequilibrado

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    Construa um balancete. Às vezes, um razão geral pode ter um saldo final dividido de forma desigual entre créditos e débitos. O ideal é que esse saldo seja zero, pois o valor do crédito deve corresponder ao valor do débito. Se este não for o caso, uma ou várias transações foram registradas incorretamente. Para ver se existe esse problema, crie um balancete somando todos os créditos e débitos registrados em cada conta. Esse saldo calculado é chamado de balancete.
    • Antes de prosseguir, verifique novamente sua matemática somando as colunas de crédito e débito. Se ainda estiver desequilibrado, certifique-se de não colocar nenhum valor na coluna errada.
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    Investigue crédito para débito de saldos em cada conta. Compare os saldos de cada conta com as transações que constituem essa conta. Se você encontrar um erro, analise novamente e recalcule o saldo da conta usando os valores de crédito ou débito de cada transação.
    • Siga cada transação para a outra conta que ela efetua e certifique-se de que um valor equivalente de crédito foi informado para cada débito na conta original e vice-versa.
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    Corrija os desequilíbrios em cada conta, se ainda existirem. Se o trabalho com as transações ainda não consegue equilibrar as contas, pode haver um erro no relatório de transações. Nesse caso, você precisará voltar ao material de origem (recibos, faturas, etc.) para localizar a origem do desequilíbrio. Verifique se a transação no material de origem foi registrada corretamente em todas as contas que ela afeta. Por exemplo, para uma compra do cliente com dinheiro, verifique se as entradas equivalentes foram feitas em dinheiro, vendas, estoque e custo das mercadorias vendidas e se o saldo dessas entradas é zero.
    Primeiro certifique-se de que o saldo inicial do período registrado no razão geral corresponda ao saldo
    Depois de escolher uma conta, primeiro certifique-se de que o saldo inicial do período registrado no razão geral corresponda ao saldo final da mesma conta no período anterior.
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    Verifique se o balancete agora é zero. Depois de localizar todos os erros, você pode localizá-los e ajustá-los em seus locais e valores corretos, execute outro cálculo de balancete para certificar-se de que corrigiu o problema. Caso contrário, volte e repita o processo, verificando seu trabalho da primeira vez.

Pontas

  • Documente para outros - não para você. O objetivo da reconciliação é demonstrar a outras pessoas que o saldo da conta está correto. Certifique-se de que suas explicações não incluam muitos jargões e que sejam completas.
  • Documente todo o seu trabalho. Todas as alterações feitas são relevantes para futuras reconciliações ou auditorias.

Avisos

  • Não copie simplesmente o razão geral; uma listagem que mostra apenas a atividade de entrada e saída da conta não é realmente uma reconciliação. O objetivo da reconciliação é comprovar que o equilíbrio está correto! A listagem de todas as atividades mostra apenas qual é o saldo.

Perguntas e respostas

  • Uma hipoteca é um ativo não circulante, ativo circulante, receita de capital, despesa, passivo não circulante ou passivo circulante?
    Uma hipoteca é um passivo não circulante, também conhecido como passivo de longo prazo. É um empréstimo reembolsado em um período de tempo superior a 12 meses.
  • O que é entrada e saída do IVA?
    A entrada é o que você recebeu no tanque - uma de suas faturas, por exemplo. A saída é o que você pagou, como a fatura de outra pessoa para você. Eles ocupam dois lugares totalmente diferentes em um livro-razão, pois um é para vendas e outro para compras.

Comentários (2)

  • abril64
    É uma boa explicação.
  • kadintowne
    É realmente muito útil. Obrigado. Você fornece software para o mesmo?
Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
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