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Como preparar um relatório financeiro?

Um relatório financeiro
Um relatório financeiro, ou demonstração financeira, consiste em um balanço patrimonial, uma demonstração de resultados, uma demonstração de lucros retidos e uma demonstração de fluxos de caixa.

Um relatório financeiro, ou demonstração financeira, consiste em um balanço patrimonial, uma demonstração de resultados, uma demonstração de lucros retidos e uma demonstração de fluxos de caixa. Juntos, esses 4 documentos comunicam o desempenho de uma empresa aos acionistas ou pessoas externas à empresa. As empresas privadas podem precisar distribuir relatórios financeiros trimestrais ou anuais aos bancos ou credores. As empresas de capital aberto nos Estados Unidos são obrigadas a enviar relatórios financeiros auditados à Securities and Exchange Commission (SEC). Se você é proprietário de uma pequena empresa, pode optar por preparar seus próprios relatórios financeiros. No entanto, se sua empresa for grande ou complexa, é melhor contratar um contador.

Parte 1 de 4: preenchimento de sua demonstração de resultados

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    Liste sua renda para o período coberto por seu relatório. Coloque uma etiqueta em sua declaração de renda no topo e liste o nome de sua organização e o período que a declaração cobre. Em seguida, insira o valor total da receita que a organização obteve durante o período.
    • Se sua organização vende bens e serviços, você pode incluir a receita de cada um separadamente.
    • Certifique-se de listar a receita bruta que a organização obteve. Você irá deduzir despesas para calcular a receita líquida da organização mais tarde.
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    Determine o custo dos bens ou serviços que você vendeu. Some os custos associados aos bens ou serviços que você vendeu, incluindo mão de obra, materiais e quaisquer despesas gerais para a fabricação dos bens. Em um negócio de varejo, o custo das mercadorias normalmente seria apenas o custo de compra dos itens para seu estoque.
    • No setor de serviços, os custos incluem mão de obra e suprimentos usados para fornecer o serviço que você oferece.
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    Calcule seu lucro bruto. Seu lucro bruto para o período coberto pela demonstração do resultado é a receita bruta menos o custo direto dos bens ou serviços que você vendeu. Depois de fazer esse cálculo, liste o valor na linha abaixo do custo, rotulando-o de "lucro bruto".
    • Por exemplo, se você teve 14900€ de receita no período e 3730€ de custos, seu lucro bruto seria de 11200€
    • Ao formatar sua demonstração de resultados, convém deixar o rótulo de lucro bruto e o valor em negrito para que se destaque das outras informações. Se você estiver criando um documento colorido, liste o lucro bruto em verde se for um número positivo. Use vermelho para um número negativo ou perda.
    • Arredonde seus números para o número inteiro mais próximo, em vez de usar decimais ou frações de uma unidade.
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    Forneça uma lista detalhada de despesas durante o mesmo período. Despesas operacionais comuns incluem salários de funcionários, pagamento de aluguel ou hipoteca, material de escritório, despesas de transporte e marketing. Se você tiver um número significativo de despesas distintas, organize-as em categorias para manter simples a sua demonstração de resultados.
    • A depreciação de ativos fixos, como equipamentos, também é incluída nas despesas da sua organização no período. Os departamentos fiscais geralmente têm tabelas de depreciação que o ajudarão a calcular o valor da depreciação para o período coberto por sua demonstração de resultados. O software de contabilidade também inclui ferramentas para ajudá-lo a calcular a depreciação.
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    Subtraia suas despesas de seu lucro bruto. Some todas as despesas que você listou e insira esse valor na lista de despesas, rotulando-o de "despesas totais". Você pode colocar esse texto em negrito para que ele se destaque na lista de despesas. Se você estiver fazendo uma demonstração de resultados em cores, altere a cor para vermelho. Em seguida, subtraia esse valor de seu lucro bruto.
    • O resultado dessa equação é o lucro líquido do período coberto pela demonstração do resultado. Rotule-o e coloque o texto em negrito para que se destaque do resto. Se você estiver fazendo uma demonstração de resultados colorida, altere a cor do valor para verde se for um número positivo ou vermelho se for um número negativo.
Suponha que sua empresa teve um lucro líquido de 14900€ no período coberto por seu relatório financeiro
Por exemplo, suponha que sua empresa teve um lucro líquido de 14900€ no período coberto por seu relatório financeiro.

Parte 2 de 4: elaboração de uma declaração de lucros retidos

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    Determine o saldo atual de lucros retidos. Os lucros retidos da organização são a quantia de dinheiro que a empresa ganhou e não distribuiu aos sócios ou acionistas. Este valor é acumulado a partir da data de início da organização. Em sua declaração de lucros retidos, o saldo atual de lucros retidos vai para a primeira linha do extrato.
    • Para saber esse valor, consulte o demonstrativo financeiro anterior da organização. Se esta for a primeira demonstração financeira da sua organização, o valor dos lucros retidos provavelmente será 0.
    • Se sua organização distribui toda a receita aos acionistas ou parceiros de patrimônio, o saldo de lucros retidos será 0. Se a organização tiver um déficit ou estiver "no vermelho", esse saldo pode ser um número negativo.
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    Liste a receita líquida de sua demonstração de resultados. Abaixo do saldo atual de lucros retidos em sua demonstração, forneça o lucro líquido que você calculou em sua demonstração de resultados para o mesmo período. Esse valor pode ser um número negativo se sua organização não gerou lucro líquido.
    • Em uma Declaração de Lucros Retidos colorida, você normalmente mudaria a cor da fonte para que os valores positivos fossem verdes e os valores negativos vermelhos. Se você não estiver redigindo uma declaração colorida, coloque parênteses ao redor do valor para mostrar que é negativo.
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    Subtraia qualquer renda distribuída aos acionistas ou parceiros de capital. Se parte do lucro líquido foi distribuído aos acionistas ou sócios no patrimônio, não é contabilizado como lucro retido. Por outro lado, se nenhuma receita fosse distribuída, todo o valor da receita líquida seria adicionado aos lucros retidos.
    • Inclua uma linha em seu extrato que forneça o valor da receita distribuída aos acionistas ou sócios. Coloque o valor entre parênteses ou altere a cor da fonte para vermelho para indicar que esse valor foi subtraído do lucro líquido.
    • Por exemplo, suponha que sua empresa teve um lucro líquido de 14900€ no período coberto por seu relatório financeiro. Desse montante, 7460€ foram distribuídos aos sócios da sua empresa. Isso significa que sua empresa teve lucros retidos de 7460€
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    Calcule o valor atualizado de lucros retidos. Depois de subtrair o valor da receita distribuída aos acionistas ou parceiros de patrimônio, adicione a receita líquida restante do período ao saldo de lucros retidos total. Relate esse valor na linha final de sua Demonstração de Lucros Retidos.
    • Por exemplo, se a sua empresa teve 224000€ em lucros retidos e você reteve 7460€ do lucro líquido obtido durante o período coberto pelo seu relatório financeiro, sua empresa agora teria 231000€ em lucros retidos.
Uma demonstração financeira fornece uma imagem da saúde financeira
Uma demonstração financeira fornece uma imagem da saúde financeira e do desempenho de uma organização em um determinado período.

Parte 3 de 4: criação de um balanço patrimonial

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    Formate sua página em duas colunas. A maioria dos balanços fornece um instantâneo dos ativos da sua organização em um lado da página e seus passivos e patrimônio líquido do outro. Embora você também possa colocar os ativos na parte superior e os passivos e o patrimônio líquido na parte inferior, colocá-los lado a lado torna mais fácil ver o equilíbrio.
    • Usar duas colunas também oferece espaço suficiente para discriminar cada categoria, portanto, você não precisa usar mais de uma página.
    • No topo da página, nas duas colunas, rotule o balanço como "Balanço" com o nome da sua organização e as datas do período coberto pelo balanço.
    • Seu programa de processamento de texto ou planilha pode ter um modelo de balanço patrimonial que tornará a formatação mais fácil.
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    Liste os ativos na coluna da esquerda. Qualquer coisa que sua organização possui é um ativo. Os ativos são normalmente classificados em ativos circulantes, ativos fixos e investimentos. Um balanço patrimonial também pode ter uma categoria diversa para "outros ativos" ou ativos intangíveis, como direitos de propriedade intelectual.
    • Os ativos circulantes incluem coisas como dinheiro, contas a receber, estoque e suprimentos. Ativos fixos, por outro lado, são coisas como imóveis, equipamentos e qualquer outra coisa que possa ser usada por mais de um ano.
    • Para ativos circulantes, o valor normalmente é bastante fácil de determinar. Para ativos fixos, pode ser necessário verificar a última declaração de imposto de renda da organização para encontrar um valor. O valor dos ativos fixos diminui a cada ano com a depreciação.
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    Coloque passivos e patrimônio líquido na coluna da direita. Assim como os ativos, os passivos são divididos em passivos circulantes e passivos fixos. O patrimônio que os proprietários possuem na organização também entra nesta coluna.
    • Os passivos circulantes incluem coisas como contas a pagar, empréstimos de curto prazo ou contas de crédito comercial. Passivos fixos são passivos que não podem ser resolvidos em um ano, como hipotecas, empréstimos de longo prazo ou planos de pensão de funcionários.
    • Para calcular o patrimônio líquido do proprietário, você precisará saber com quanto ele contribuiu no capital, incluindo o valor total de todas as ações da empresa, bem como o valor dos lucros retidos pela empresa. Você pode obter essas informações em sua Declaração de Renda e Declaração de Lucros Retidos.
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    Total de ativos e passivos para equilibrar os livros. Quando você tiver concluído seus balanços, o valor total dos ativos da organização deve ser igual ao valor total dos passivos da organização. Se os dois não se equilibrarem, volte e examine os valores inseridos para encontrar o erro.
    • Em particular, revise os valores que você usou para o patrimônio líquido do proprietário. O patrimônio líquido sempre deve ser igual ao valor total dos ativos da organização menos o valor total dos passivos da organização. Se seus totais não forem equilibrados, pode ser necessário ajustar o patrimônio líquido do proprietário até que isso aconteça, desde que todos os outros valores estejam corretos.

Parte 4 de 4: redação de uma demonstração dos fluxos de caixa

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    Determine o saldo de caixa da organização no final do período anterior. O saldo de caixa com o qual você começou no início do período coberto por seu relatório financeiro é o ponto de partida para sua Demonstração dos fluxos de caixa. Insira este valor na primeira linha do seu extrato.
    • Normalmente, você pode obter esse número no relatório financeiro anterior da organização. Se este for o primeiro relatório financeiro da organização, você terá que calcular o caixa inicial totalizando o caixa disponível da organização.
    • "Dinheiro" inclui não apenas moeda, mas também qualquer coisa que possa ser convertida em dinheiro em menos de um ano (conhecido como "equivalentes de caixa"). Equivalentes de caixa incluem o valor de contas de poupança, fundos do mercado monetário ou contas semelhantes que a organização possui.
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    Liste a receita líquida de sua demonstração de resultados. Volte para sua demonstração de resultados e encontre o valor do lucro líquido que sua organização obteve durante o período coberto por seu relatório financeiro. Liste esse valor abaixo de seu saldo inicial de caixa.
    • Para fins de sua Demonstração dos Fluxos de Caixa, não importa quanto do lucro líquido, se houver, foi distribuído aos acionistas ou sócios.
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    Agrupe seus fluxos de caixa em 3 categorias. Geralmente, todos os fluxos de caixa relatados em sua declaração se enquadram em 3 categorias amplas: atividades operacionais, atividades de investimento e atividades de financiamento. A partir daí, você pode listar fluxos de caixa específicos diretamente em cada uma dessas categorias. No entanto, a maioria das organizações rastreia as mudanças de forma mais indireta, ajustando a receita líquida com base nas mudanças nas contas representadas por cada uma das categorias.
    • As atividades operacionais incluem depreciação de ativos, contas a pagar e contas a receber
    • As atividades de investimento incluem compra e venda de equipamentos de capital, desenvolvimento de negócios ou website e compra de títulos negociáveis
    • As atividades de financiamento incluem a emissão e resgate de dívidas, emissão e retirada de ações e pagamento de dividendos sobre ações ou distribuição de renda para parceiros de capital
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    Ajuste o lucro líquido para encontrar o caixa gerado pelas atividades operacionais. Se a organização tiver ativos, como equipamentos, que serão usados por mais de um ano, a depreciação desses ativos é adicionada de volta ao saldo de caixa. Subtraia o saldo de suas contas a receber de seu saldo de caixa e, em seguida, some o saldo de suas contas a pagar. O resultado é o caixa líquido fornecido à sua organização pelas atividades operacionais.
    • Em contas a receber e contas a pagar, adicione qualquer valor ocorrido durante o período coberto por seu relatório financeiro, independentemente de haver ou não dinheiro trocado de mãos.
    • Você pode ter outras contas, como impostos ou folha de pagamento, para as quais também precisaria ajustar a receita. Impostos ou folha de pagamento devidos, mas ainda não pagos, serão adicionados ao seu saldo de caixa da mesma forma que o saldo de contas a pagar.
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    Repita o mesmo processo para atividades de investimento e financiamento. As compras são deduzidas de seu saldo de caixa, enquanto todas as vendas são adicionadas ao seu saldo de caixa. Liste esses itens individualmente e, em seguida, calcule o total para chegar ao caixa líquido gerado pelas atividades de investimento e ao caixa líquido gerado pelas atividades de financiamento.
    • Indique uma perda ou déficit para o período coberto por seu relatório financeiro, colocando o valor entre parênteses ou alterando a cor da fonte para vermelho (para relatórios coloridos).
    • Se o seu caixa líquido for uma perda ou déficit, digite "usado para" em vez de "fornecido por". Por exemplo, se o seu caixa líquido de atividades de financiamento for uma perda de 1790€, você deve rotular esse valor como "caixa líquido usado para atividades de financiamento".
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    Calcule o caixa no final do período. Pegue os números de caixa líquido para cada uma das 3 categorias e adicione ou subtraia do saldo de caixa que a organização tinha no início do período coberto pelo relatório. O resultado desse cálculo é o novo saldo de caixa da sua organização.
    • Compare sua Demonstração dos Fluxos de Caixa com a sua Demonstração de Resultados. Se houver uma diferença significativa entre os lucros relatados e o fluxo de caixa líquido gerado, você pode querer descobrir o porquê. Por exemplo, se sua organização for relativamente nova e exigir grandes investimentos de capital, esses investimentos não apareceriam em sua Declaração de Renda de uma só vez.
Encontre o valor do lucro líquido que sua organização obteve durante o período coberto por seu relatório
Volte para sua demonstração de resultados e encontre o valor do lucro líquido que sua organização obteve durante o período coberto por seu relatório financeiro.

Pontas

  • A maioria dos softwares de contabilidade gerará automaticamente esses relatórios para você com base nos dados inseridos.
  • A ordem dos documentos que você prepara mudará quando você compilar seu relatório final, dependendo das políticas da sua empresa e de onde você precisa enviar o relatório. Por exemplo, se você estivesse enviando seu relatório à Comissão de Valores Mobiliários dos Estados Unidos (SEC), colocaria primeiro o Balanço Patrimonial, depois as declarações de renda e depois as declarações de fluxo de caixa.

Avisos

  • Os contadores não verificam necessariamente a exatidão ou integridade das informações fornecidas. Se você for proprietário de uma pequena empresa, verifique seus dados cuidadosamente para certificar-se de que seus números estejam corretos antes de entregá-los a um contador ou preparar seus próprios relatórios financeiros.

Perguntas e respostas

  • Como faço para calcular a provisão para rescisões no balanço patrimonial?
    A indenização por demissão seria tratada de forma semelhante às obrigações do plano de pensão. É considerado um passivo da organização porque é dinheiro potencialmente devido aos seus funcionários que ainda não venceu. Em sua Demonstração de Fluxos de Caixa, esse valor seria subtraído do saldo de caixa líquido de sua organização.
  • Como faço para revisar uma demonstração financeira?
    Uma demonstração financeira fornece uma imagem da saúde financeira e do desempenho de uma organização em um determinado período. Identifique o período que o extrato cobre e comece com o Balanço. Este documento mostra como a organização gerencia seus ativos e passivos. Em seguida, olhe para a Declaração de Renda. Isso informa quanto lucro a organização obteve durante o período. A Demonstração de Lucros Retidos permite que você saiba quanto desse lucro líquido foi distribuído aos acionistas ou parceiros de patrimônio e quanto a organização reteve. Finalmente, a Demonstração dos Fluxos de Caixa informa quanto dinheiro a organização tem em mãos para conduzir seus negócios.

Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
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