Como processar contas a receber?

Para processar contas a receber, primeiro você precisará estabelecer um processo de solicitação de crédito e os termos e condições de venda para que seus clientes saibam quando precisam pagar de volta. Em seguida, desenvolva um sistema de fatura física ou digital para que você possa enviar faturas para seus clientes solicitando o pagamento. Para ajudá-lo a controlar suas contas a receber, use um sistema de gerenciamento automatizado como Quickbooks ou controle tudo manualmente no Excel. Para obter mais conselhos de nosso co-autor de Finanças, por exemplo, como contabilizar suas contas a receber, continue lendo!

As contas a receber são creditadas para reduzir o valor geral das contas não pagas
No entanto, quando o pagamento é feito nessas contas, as contas a receber são creditadas para reduzir o valor geral das contas não pagas.

Você precisa configurar procedimentos para contas a receber se conceder crédito a seus clientes. Uma conta a receber surge quando você permite que um cliente tome posse imediata de um produto ou receba um serviço em troca de uma promessa de pagamento no futuro. Em outras palavras, isso significa que você permite que eles tomem posse de seus produtos antes de pagarem a você. Se sua empresa aceita cartões de crédito, a administradora do cartão de crédito gerencia o risco. Mas se os clientes vão pagar com dinheiro ou cheque, você deve gerenciar a verificação de pagamentos e risco. O processo de contas a receber inclui a configuração de procedimentos para concessão de crédito, geração de notas fiscais, manutenção de registros de pagamentos devidos e pagamentos recebidos, e desempenhando funções de contabilidade.

Parte 1 de 4: estabelecimento de práticas de crédito

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    Desenvolva um processo de solicitação de crédito. Decida se você concederá crédito a clientes individuais ou apenas a outras empresas. Faça com que todos os candidatos preencham um formulário que fornece as informações necessárias para avaliar o valor do crédito. Execute uma verificação de crédito em todos os candidatos.
    • Indivíduos que se candidatam a crédito devem fornecer seu nome, informações de contato, informações de emprego e número do seguro social.
    • As empresas que solicitam crédito devem listar o nome da empresa, informações de contato do departamento de contas, referências de outras empresas que lhes concederam crédito e os nomes dos diretores de negócios.
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    Estabeleça os termos e condições de venda. Prepare um documento que explique seus requisitos e as obrigações do cliente. Este documento deve especificar quando os pagamentos são devidos. Por exemplo, você pode declarar que o pagamento é devido no prazo de 30 dias após a compra. Informe quanto de juros você cobrará por pagamentos atrasados. Estipular que o cliente será responsável pelo pagamento das taxas de cheque devolvido ou taxas de cobrança de dívidas.
    • O formulário de solicitação de crédito deve ter um local onde os candidatos possam verificar ou assinar para confirmar que leram e compreenderam os termos e condições.
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    Cumprir as leis de crédito ao consumidor. A Federal Trade Commission (FTC) aplica as leis que protegem os consumidores. As leis de crédito ao consumidor regulam como você se comunica com os clientes sobre crédito. Eles também garantem que os clientes recebam informações completas sobre suas práticas de crédito.
Você pode optar por automatizar seu processo com um software de gerenciamento de contas a receber
No entanto, se sua empresa estiver crescendo, você pode optar por automatizar seu processo com um software de gerenciamento de contas a receber, como o QuickBooks.

Parte 2 de 4: faturamento de clientes

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    Aprenda a definição de uma fatura. Uma fatura é um documento que o comprador recebe do vendedor no momento da venda. Ele detalha os produtos e serviços que foram fornecidos e o custo desses produtos ou serviços, bem como a data em que o pagamento é esperado. Uma fatura não é o mesmo que um recibo. Um recibo de venda só é emitido se o cliente pagar integralmente no momento da compra. Se o cliente estiver pagando posteriormente ou em vários pagamentos, você emite uma fatura.
    • Uma fatura não é o mesmo que um extrato. Um extrato é enviado a um cliente com uma ou várias faturas atuais com a empresa e especifica o valor total devido. Os extratos são gerados com o objetivo de simplificar o faturamento para o cliente.
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    Escolha como você irá faturar os clientes. Você pode optar por enviar faturas sozinho ou pode contratar uma empresa para fazer isso por você. Se você está apenas começando, considere fazer você mesmo o faturamento. Isso permitirá que você desenvolva um entendimento completo das finanças de sua empresa. Posteriormente, você pode passar o faturamento para outra pessoa.
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    Inclua todas as informações relevantes na fatura. A palavra "fatura" deve ser claramente exibida. Cada fatura também deve conter informações específicas que identifiquem o cliente e os produtos ou serviços fornecidos. Também deve indicar claramente o seu nome, o nome da sua empresa e o endereço para o qual os pagamentos devem ser enviados.
    • Cada fatura deve receber um número exclusivo.
    • A data deve ser exibida claramente.
    • Deve conter o nome e endereço do cliente e o nome e endereço da sua empresa.
    • Forneça uma descrição clara do bem ou serviço fornecido e a data em que foi fornecido.
    • Indique o valor que deve ser pago e a data de vencimento.
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    Escolha entre faturas digitais ou físicas. Você pode enviar faturas em papel pelo correio, faturas digitais por e-mail ou ambos. O cliente deve indicar como as faturas devem ser enviadas. A fatura eletrônica é menos cara e mais conveniente do que o papel. No entanto, alguns clientes não se sentem confortáveis para receber informações financeiras online. Além disso, se o endereço de e-mail de um cliente mudar, pode ser difícil encontrar o novo.
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    Inclua um envelope de devolução. Isso torna mais fácil para o cliente enviar seu pagamento. Pré-imprima seu endereço no envelope. Ou você pode usar um envelope com janela, imprimir seu endereço no comprovante de remessa e instruir os clientes a garantir que seu endereço apareça na janela. Se os clientes costumam pagar online ou pessoalmente, anote isso. Se eles não precisarem de um, economize nas despesas e não envie um para eles.
    • Para tornar o pagamento mais fácil para o cliente, você também pode configurar um sistema de depósito direto, onde os valores faturados são automaticamente deduzidos das contas do cliente e enviados a você. Geralmente, isso é fácil de configurar com seus respectivos bancos.
Para processar contas a receber
Para processar contas a receber, primeiro você precisará estabelecer um processo de solicitação de crédito e os termos e condições de venda para que seus clientes saibam quando precisam pagar de volta.

Parte 3 de 4: rastreamento de contas a receber

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    Escolha um sistema de gerenciamento de contas a receber. Você pode se sentir confortável com um sistema de entrada manual offline usando o Excel. No entanto, se sua empresa estiver crescendo, você pode optar por automatizar seu processo com um software de gerenciamento de contas a receber, como o QuickBooks. Outra opção é uma ferramenta de contas a receber online, como Mint ou Freshbooks.
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    Use um sistema de rastreamento manual de contas a receber. Se estiver usando um sistema manual, você pode configurar uma planilha no Excel. Crie colunas para a data, nome do cliente, número da fatura, valor e data de pagamento. Registre informações na planilha ao enviar faturas e receber pagamentos.
    • Você terá que criar um modelo de documento para suas faturas e criar manualmente todas as suas faturas.
    • Mantenha um arquivo de contas a receber e um arquivo de faturas pagas.
    • As faturas não pagas são mantidas no arquivo de contas a receber.
    • Assim que as faturas forem pagas, remova-as do arquivo de contas a receber e coloque-as no arquivo de faturas pagas.
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    Rastreie contas a receber com um programa de software. Se você estiver usando um software de contabilidade com uma opção de contas a receber, ele permitirá que você controle facilmente as faturas e os pagamentos vencidos. Você pode carregar todas as suas informações de clientes e vendas no sistema. Ele irá gerar faturas em papel e digitais para você. Se o seu programa tiver conectividade com a Internet, ele pode enviar suas faturas digitais aos clientes. Você pode executar um relatório que informa quais faturas ainda estão pendentes, para que você não precise manter arquivos em papel separados de faturas pagas e não pagas.
    • Um programa de software também é capaz de realizar a análise da idade da fatura. Esse processo separa as faturas vencidas por quantos dias de atraso seus pagamentos estão, permitindo que os proprietários de negócios sigam uma política de cobrança que especifica certas ações quando os pagamentos estão 30, 60 ou 90 dias atrasados.
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    Emita extratos mensais aos clientes. Um extrato é diferente de uma fatura. Um extrato é emitido uma vez por mês. Ele detalha todos os valores devidos em faturas anteriores. Também mostra os pagamentos recebidos. No final, ele calcula qualquer saldo a termo que ainda não tenha sido pago. Para contas que continuam sem pagamento, um sistema para identificar, acompanhar e cobrar contas inadimplentes deve ser desenvolvido e implementado.
O processo de contas a receber inclui a configuração de procedimentos para concessão de crédito
O processo de contas a receber inclui a configuração de procedimentos para concessão de crédito, geração de faturas, manutenção de registros de pagamentos vencidos e pagamentos recebidos e execução de funções contábeis.

Parte 4 de 4: contabilidade de contas a receber

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    Use um software de contabilidade para automatizar o processo. Se você gerar uma fatura no software de contabilidade, ele fará automaticamente um lançamento nas suas demonstrações financeiras do mês. A vantagem dessa automação é que ela economiza o tempo e o esforço de ter que inserir manualmente as mesmas informações mais de uma vez. Além disso, reduz a ocorrência de erros na digitação de valores ou informações diferentes em relatórios diferentes.
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    Registre uma venda de serviços a crédito. Primeiro, credite na conta de vendas o valor devido pelo serviço. Em seguida, debite a conta de contas a receber no mesmo valor. Quando o cliente pagar, debite na conta à vista o valor pago. Em seguida, credite a conta de contas a receber no mesmo valor.
    • Por exemplo, suponha que você envie a um cliente uma fatura de 3.730€ pela prestação de um serviço.
    • Crie um lançamento contábil manual de um débito de 3730€ em contas a receber. Isso aumenta o ativo de contas a receber no balanço.
    • Faça um lançamento contábil manual de um crédito de 3730€ para vendas. Isso aumenta as vendas nas demonstrações financeiras.
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    Registre uma venda de bens a crédito. Primeiro, faça lançamentos contábeis manuais para registrar a venda e as contas a receber relacionadas. Assim como fez com o serviço, você creditaria as vendas e debitaria as contas a receber. Em seguida, você deve registrar a redução no estoque que foi vendido ao cliente como o custo das mercadorias vendidas.
    • Por exemplo, suponha que você fez uma transação de venda de 7460€ na qual vendeu 5220€ de mercadoria ao cliente.
    • Faça um lançamento contábil manual de um crédito para vendas por 7460€ e um débito de contas a receber por 7460€
    • Em seguida, faça um lançamento contábil manual de um débito de 5220€ no custo das mercadorias vendidas. Isso aparece como uma despesa nas demonstrações financeiras. Em seguida, registre um crédito de 5220€ na conta de estoque. Isso reduz o ativo de estoque em 5220€ no balanço.
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    Conta para dívidas inadimplentes. A maneira correta de contabilizar dívidas inadimplentes é fazer uma estimativa de quantas faturas não serão pagas e acumular essa quantia a cada mês em lançamentos contábeis manuais. Este método de acumulação permite registrar a despesa por inadimplência no mesmo mês em que emite as faturas. Obedece ao princípio de matching, segundo o qual as despesas devem ser registradas no mesmo mês da receita que ajudaram a auferir.
    • Se você não acumular despesas com devedores duvidosos e simplesmente esperar para registrar a despesa com devedores duvidosos quando um cliente não pagar, isso viola o princípio de correspondência.
    • Por exemplo, se você estima que 29900€ em faturas não serão pagos em um mês, registre um lançamento contábil de uma despesa de 29900€ na conta de despesas com devedores duvidosos. Isso aparece como um item de linha de despesas em seu demonstrativo financeiro.
    • Além disso, faça um lançamento contábil manual de um crédito no mesmo valor da conta de provisão para devedores duvidosos no balanço patrimonial.
    • Posteriormente, ao identificar faturas específicas que não foram pagas, você registra um débito na provisão para contas de inadimplência e um crédito nas contas a receber.
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    Conta para descontos por pagamento antecipado. Se você oferecer um desconto pelo pagamento antecipado, o cliente pagará menos do que o total da fatura. Em seguida, você deve registrar a diferença como uma redução de lucro na conta de desconto de vendas. Isso reconcilia a diferença em sua demonstração de resultados.
    • Por exemplo, suponha que você enviou a um cliente uma fatura de 750€ e ofereceu um desconto de 10 por cento, ou 75€, por pagar 10 dias antes. Portanto, o cliente paga apenas 670€
    • Crie um lançamento contábil manual de um crédito para contas a receber de 750€
    • Registre um débito para vendas de 670€ e outro débito para vendas de desconto de 75€
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    Prepare um relatório de envelhecimento de contas a receber. Este relatório fornece detalhes sobre todas as faturas não pagas. Está estruturado para mostrar a antiguidade das faturas. Ele fornece colunas para faturas atuais, vencidas de 0 a 30 dias, vencidas de 31 a 60 dias, vencidas de 61 a 90 dias e vencidas há mais de 90 dias. Você usaria este relatório para estimar o acúmulo de dívidas incobráveis. Além disso, você pode usá-lo para identificar faturas que requerem ação de acompanhamento.

Perguntas e respostas

  • Se um cliente especificar quais faturas ele está pagando, posso aplicar o dinheiro às faturas mais antigas ou devo aplicá-lo da forma especificada?
    Você precisa aplicá-lo da maneira que eles especificaram. O cliente pode ter cobrado o dinheiro de uma conta específica que alocou a um determinado departamento, por exemplo.
  • Você deve reconciliar os extratos bancários imediatamente após recebê-los. 1. Por quê? 2. O que pode acontecer se você não fizer isso? 3. De acordo com qual código? 4. Novamente, como isso se relaciona com a pergunta As contas a receber podem fazer ou quebrar um negócio?
    A reconciliação de extratos bancários é uma prática comum, tanto para empresas quanto para pessoas físicas. Os bancos cometem erros com pouca frequência, mas eles ainda acontecem. Quando o fazem, geralmente você só tem um certo tempo para entrar em contato com seu banco para uma correção antes que a transação seja fechada. Em alguns casos, isso pode resultar na perda de um pagamento feito por você ou por um cliente, o que pode excluí-lo do valor da transação. Mesmo pequenas diferenças entre os registros do seu banco e os seus próprios podem dificultar a criação de suas demonstrações contábeis e financeiras.
  • No Método 4, Etapa 5, Conta para descontos por pagamento antecipado, o método credita as Contas a Pagar pela venda, mas nas Etapas 2 e 3 do mesmo método, as Contas a Pagar são debitadas. Parece-me que o A / P deve mudar na mesma direção para as vendas em todos esses exemplos.
    Nas etapas 2 e 3, as contas a pagar (contas a receber) são debitadas porque estão sendo aumentadas. Isso ocorre porque o valor total das contas não pagas aumenta quando as vendas são feitas a crédito. No entanto, quando o pagamento é feito nessas contas, as contas a receber são creditadas para reduzir o valor geral das contas não pagas. Esse valor é então transferido para vendas porque o pagamento foi feito e a venda foi concluída.
  • Preciso saber como processar cheques recebidos para a / r, você deve designar uma pessoa para levá-los ao banco?
    Se a sua empresa tiver acesso à Internet, isso pode ser feito online. Caso contrário, você também pode designar uma pessoa para levar o (s) cheque (s) ao banco, digamos, semanalmente ou conforme considerado pela empresa.
  • O que são contas a receber?
    Contas a receber é um registro de vendas que a empresa realizou e que ainda não foram pagas pelo cliente. O registro especifica o valor da transação e quando o pagamento é devido.
  • Quais são as etapas necessárias para processar uma conta sem um endereço de encaminhamento?
    Se você não tiver o endereço do cliente, precisará de outra forma de entrar em contato com ele para garantir que ele efetue os pagamentos. Peça um número de telefone, endereço de e-mail ou outra forma de informações de contato. Em seguida, processe a fatura e o saldo da conta normalmente.
Perguntas não respondidas
  • O dinheiro não aplicado é um ativo ou um passivo? O que eu faço com dinheiro não aplicado?

Comentários (7)

  • wintheiserjessi
    Agora conheço o processo de contas a receber, e sei como tratar o processo contábil do mesmo.
  • jhammes
    O assunto fornecido foi fácil de entender para quem é novo em AR.
  • adam52
    Informações completas sobre como funciona.
  • macedovasco
    Realmente ajudou muito. Obrigada.
  • meloangelo
    É muito útil para profissionais de contas a receber.
  • wilsontom
    Muito útil, ajudou a se preparar para muitas entrevistas.
  • zescobar
    Eu estava procurando apenas por isso. Obrigado. Isso é útil.
Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
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