Como gerenciar auditores e reguladores?

Todo empresário teme a notícia de que auditores ou reguladores estão chegando
Todo empresário teme a notícia de que auditores ou reguladores estão chegando.

Todo empresário teme a notícia de que auditores ou reguladores estão chegando. Você pode gerenciar o processo de forma proativa para reduzir surpresas e torná-lo mais eficiente. Essas etapas gerenciam suas expectativas da mesma forma que você gerenciaria qualquer outro consultor ou relacionamento com o fornecedor. O objetivo é entender os limites de seu trabalho, construir processos eficientes e eficazes e ficar em contato com eles durante todo o envolvimento para que não haja surpresas para nenhuma das partes no final.

Passos

  1. 1
    Seja sincero. Ouça a pergunta completa e não interrompa. Responda à pergunta feita (e nada mais). Se você não sabe a resposta, não tente adivinhar.
  2. 2
    Não responda às perguntas de outros gerentes; em vez disso, diga a eles quem é o gerente certo. Responda prontamente às solicitações de informações - defina expectativas em sua entrega.
  3. 3
    Mantenha cópias de tudo o que lhes foi dado. Organize as respostas para minimizar a necessidade de encontrá-las.
  4. 4
    Dê a eles acesso temporário ao seu prédio para as datas e horários que eles solicitarem. Lembre-se de desabilitar os direitos de acesso quando eles terminarem seu trabalho. O gerente apropriado deve acompanhá-los em quaisquer visitas às áreas de trabalho protegidas, como salas de servidores, áreas de armazenamento de dinheiro, armários de telefone, almoxarifados, etc. Forneça a eles uma sala de conferência adequada ou cubículo com telefone e serviço de rede aprovado. (Nota - alguns examinadores pagam por suas próprias instalações de serviço telefônico). Forneça também armários de travamento que possam usar durante o trabalho.
    Peça aos auditores para agendar reuniões por meio do apontador
    Peça aos auditores para agendar reuniões por meio do apontador.
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    Reúna-se com sua equipe antes do início do exame para explicar as regras de trânsito. Essas regras são:
    • A maioria das perguntas será respondida por seus gerentes.
    • Se o seu gerente precisar de sua ajuda, você será convidado para uma reunião com o seu gerente e o auditor.
    • Se os auditores "aparecerem" em seu cubículo com uma pergunta, lembre-os de que eles devem agendar reuniões por meio de seu gerente.
    • Se o auditor ignorar esta solicitação e fizer perguntas de qualquer maneira, explique educadamente que eles precisam falar primeiro com o gerente e encaminhá-los a ele.

Pontas

  • Quando a carta de entrada é recebida, o executivo deve designar uma pessoa responsável pela coleta das informações e identificar os gerentes responsáveis por cada seção da solicitação.
  • Se as datas de auditoria planejadas entrarem em conflito com eventos de alta prioridade, um executivo pode ligar para o examinador responsável e solicitar um atraso.
  • Organize as respostas em pastas nas seções designadas pelos examinadores. Forneça 2 cópias e guarde o original. Grave documentos eletrônicos em CD e mantenha cópias de cada CD. É uma boa ideia proteger o CD com senha. Os examinadores "perdem" informações com frequência e você precisará do original para fazer cópias adicionais.
  • Quando os auditores chegarem, faça uma reunião de entrada com toda a equipe de gestão que estará envolvida. Peça que eles direcionem quaisquer perguntas ao seu encarregado ou aos gerentes designados. Os gerentes têm "o quadro geral" e têm tempo para apoiar a auditoria. Se houver necessidade de pessoal, os gerentes irão agendá-los para uma reunião. Peça aos auditores para agendar reuniões por meio da pessoa responsável. Os gerentes precisam limpar suas agendas para obter o faça uma auditoria o mais rápido possível. A pessoa responsável deve comparecer a essas reuniões para obter quaisquer itens de ação ou fazer o acompanhamento de quaisquer novos problemas.
  • Solicite reuniões semanais de status (sexta-feira normalmente é bom, mas alguns examinadores tiram folga todas as outras sextas). Essas reuniões são para que os auditores relatem quaisquer problemas ou descobertas em desenvolvimento e para que a administração faça lobby sobre os problemas conhecidos. Se possível, resolva as descobertas antes do fim do exame, pois isso minimizará as críticas gerais.
    Essas etapas gerenciam suas expectativas da mesma forma que você gerenciaria qualquer outro consultor
    Essas etapas gerenciam suas expectativas da mesma forma que você gerenciaria qualquer outro consultor ou relacionamento com o fornecedor.
  • A pessoa responsável pela comunicação deve comunicar a solicitação aos respondentes e definir datas-alvo que levarão as respostas a tempo para permitir a revisão, organização e cópia. Idealmente, o apontador deve ser capaz de fornecer as respostas do último ano para acelerar o processo. Revise as respostas e faça o acompanhamento de fraco / incompleto.
  • O apontador deve se esforçar para construir um relacionamento com a equipe de exame e tornar as coisas o mais fáceis possível para os examinadores. Faça disso uma atribuição prioritária e gaste o máximo de tempo possível ouvindo suas histórias, explicando as informações que você entende e fornecendo uma compreensão dos controles de compensação que eles podem não obter dos dados brutos. Esteja ciente de que eles têm regras rígidas sobre favores e despesas, então não tente agendar almoços ou jantares.
  • Os relatórios sobre as reuniões do examinador devem ser enviados por e-mail ao executivo do departamento, juntamente com quaisquer problemas suspeitos ou descobertas que pareçam estar se desenvolvendo. Esta fase do trabalho gira em torno de palpites e não espere ter 100% de certeza.
  • Se você sabe que tem problemas em uma área e as ações já estão em andamento, informe os auditores com antecedência. Poupe-lhes o tempo de descobri-lo. Da mesma forma, se você sabe que um problema não pode ser resolvido antes de eles partirem, considere divulgá-lo o quanto antes para impedi-los de cavar.

Avisos

  • Não tente mentir. Auditores e reguladores tornam-se habilidosos muito rapidamente na leitura de pessoas e também de documentos. É nosso trabalho.
  • Na dúvida é só dizer que você não sabe..
  • Suponha que eles vão pedir provas em todas as respostas. Se você estiver fingindo, eles provavelmente descobrirão más notícias que contarão duas vezes contra você.
    Se os auditores "aparecerem" em seu cubículo com uma pergunta
    Se os auditores "aparecerem" em seu cubículo com uma pergunta, lembre-os de que eles devem agendar reuniões por meio de seu gerente.
  • Não incline suas respostas para tentar obter financiamento para seu projeto de estimação. Os executivos sempre têm uma visão obscura dos gerentes que estão tentando uma jogada final.
  • Não tente enterrá-los com dados marginalmente úteis. Suponha que eles saibam como usar o comando "localizar?", Mecanismos de pesquisa, classificações e filtros.
  • Não permita que eles acessem nossos sistemas, rede ou sites internos. Eles têm o direito de ver qualquer registro da empresa, mas não sem a devida segurança e salvaguardas.
  • Não entre em discussões jurídicas e não tente interpretar os regulamentos. Entre em contato com a equipe Jurídica ou de Conformidade para essas questões.
  • Não permita que eles removam registros originais do edifício. Eles podem fazer cópias e remover as cópias, mas não os originais.
  • Não presuma que eles são tão verdes quanto agem. Isso geralmente é um estratagema. Muitas vezes são jovens, brilhantes, mas inexperientes. Eles não existem para enganar as pessoas e entender a teoria. Lembre-se, este é o trabalho deles e eles gostam tanto quanto qualquer outra pessoa.
Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
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