Este site usa cookies para analisar o tráfego e para personalização de anúncios. Ao continuar a navegar neste site, você indica que aceita o uso de cookies. Para mais informações visite nossa Política de Privacidade.

Como escrever um manual de escritório?

Escrever um manual de escritório é uma tarefa enorme
Escrever um manual de escritório é uma tarefa enorme, então você precisa ter alguém para assumir a responsabilidade por isso.

Os manuais do Office são parte integrante de qualquer organização empresarial porque comunicam as políticas da empresa que devem ser seguidas. A maioria dos manuais de escritório se enquadra em uma de duas categorias: manuais de políticas e procedimentos ou manuais do funcionário. Não importa que tipo de manual você está escrevendo, organizar o conteúdo de maneira lógica é fundamental para o seu sucesso.

Parte 1 de 3: começando com o pé direito

  1. 1
    Atribua um gerente de projeto. Escrever um manual de escritório é uma tarefa enorme, então você precisa ter alguém para assumir a responsabilidade por isso. Dependendo do tamanho da sua organização, você pode atribuir um indivíduo ou uma equipe ao projeto.
    • O RH normalmente é responsável por escrever um manual do funcionário, mas os gerentes de departamento provavelmente seriam uma escolha melhor para um manual de políticas e procedimentos. Se você é proprietário de uma pequena empresa, pode assumir a tarefa sozinho, desde que tenha algum tempo para se comprometer com ela.
    • Certifique-se de que a pessoa encarregada de escrever o manual possui boas habilidades de escrita. É muito importante que o manual seja claro e fácil de ler.
  2. 2
    Use a linguagem apropriada. Seu manual precisa comunicar as políticas a todos os seus funcionários da maneira mais eficiente possível, por isso deve ser direto e fácil de ler.
    • Tenha cuidado ao usar muitos jargões do setor, especialmente se você tiver alguns funcionários que possam não estar familiarizados com ele.
    • Use siglas com moderação e esclareça as que você usar.
    • Certifique-se de que a linguagem do seu manual se ajusta à cultura da sua empresa.
    • A formatação também é importante. Certifique-se de que seus títulos estejam em negrito, que você tenha um índice claro e que haja espaço em branco suficiente para que os funcionários possam facilmente folhear o documento para encontrar as informações de que precisam.
  3. 3
    Incentive a contribuição dos funcionários. Dependendo do tipo de negócio que você tem e do tipo de manual que está elaborando, você pode realmente se beneficiar com a cooperação de toda a sua equipe. Para garantir que você obtenha o máximo de todos, certifique-se de comunicar a todos os seus funcionários o propósito do manual e a importância de suas contribuições.
    • Tente enfatizar os benefícios que o manual trará para seus funcionários, como esclarecer procedimentos confusos ou diminuir o tempo que os novos funcionários levarão para se estabelecerem. Caso contrário, eles podem apenas ver o manual como um documento disciplinar.
  4. 4
    Conheça o processo de revisão. Antes de começar seu projeto, você deve ter um entendimento claro de quem trabalhará nele e em que função. É especialmente importante decidir quem será responsável pela revisão final antes da distribuição do manual.
  5. 5
    Planeje atualizá-lo com frequência. O manual do seu escritório será um documento em constante mudança, então você precisa planejar atualizá-lo com frequência. Você precisa decidir desde o início quem será responsável por atualizar o manual e com que freqüência as revisões serão feitas.
    • Você também pode encorajar os funcionários a notificar uma pessoa responsável sempre que perceberem uma alteração que precisa ser feita no manual.
    • Dependendo da sua organização, você pode optar por imprimir cópias impressas do seu manual ou pode optar por ter um manual eletrônico, que será muito mais fácil de atualizar com frequência.
Mantenha o tom do manual de escritório consistente com a atmosfera da sua empresa
Mantenha o tom do manual de escritório consistente com a atmosfera da sua empresa.

Parte 2 de 3: redação de um manual de políticas e procedimentos

  1. 1
    Divida por departamento. Comece criando uma lista de tarefas que cada departamento de sua organização é responsável por concluir.
    • Você pode atribuir essa tarefa a uma única pessoa ou a um indivíduo em cada departamento. Se cair nas mãos de uma pessoa, certifique-se de que ela tenha o apoio dos chefes de departamento.
  2. 2
    Escreva descrições de funções. Depois de saber pelo que cada departamento é responsável, determine exatamente quais tarefas cada funcionário executa em cada departamento. Isso o ajudará a distribuir uniformemente a carga de trabalho e o deixará mais bem preparado para contratar novos funcionários quando chegar a hora.
    • Pode ser útil criar um organograma que descreva a quem cada funcionário deve se reportar, especialmente se isso não estiver claro em sua organização.
  3. 3
    Procedimentos de esboço. Depois de ter uma lista de tarefas pelas quais cada funcionário é responsável, é hora de se aprofundar em cada tarefa e escrever instruções passo a passo sobre como concluí-las. O objetivo é ajudar no treinamento de novos funcionários e tornar mais fácil para os funcionários existentes cobrirem o trabalho uns dos outros durante as ausências.
    • Certifique-se de delinear detalhes como onde os documentos são salvos, onde certos suprimentos são mantidos e como entrar em contato com fornecedores e clientes.
    • É uma boa ideia pedir a alguém que analise cada tarefa, tentando concluí-la, seguindo as instruções com precisão. Certifique-se de que o revisor não seja a mesma pessoa que normalmente conclui a tarefa. Rapidamente ficará claro se houver etapas faltando ou ineficiências.
  4. 4
    Considere tarefas mensais e anuais. Além de delinear os procedimentos para as tarefas diárias que seus funcionários realizam, certifique-se de levar em conta projetos maiores que ocorrem com pouca frequência, como revisões trimestrais ou apresentações anuais.
    • Tente estabelecer um cronograma para cada uma dessas tarefas, de modo que os novos funcionários entendam quando começar a se preparar para elas.
  5. 5
    Forneça informações úteis para novos funcionários. Além de fornecer detalhes sobre como concluir as tarefas exigidas para o trabalho, você pode fornecer a seus novos funcionários algumas dicas extras para ajudá-los a se familiarizarem com o escritório. Isso reduzirá sua dependência de outros funcionários e, esperançosamente, fará com que se sintam confortáveis mais rapidamente. Você pode querer incluir informações sobre coisas como:
    • A localização dos banheiros, salas de descanso e sala de correio
    • Como usar o telefone, impressora, computador e outros equipamentos
    • Onde estacionar
    • Como pedir suprimentos
O manual do seu escritório será um documento em constante mudança
O manual do seu escritório será um documento em constante mudança, portanto, você precisa planejar atualizá-lo com frequência.

Parte 3 de 3: redigindo um manual do funcionário

  1. 1
    Conheça os requisitos legais. Provavelmente, há muitas coisas que você deseja incluir no manual do funcionário, mas você pode não saber que também existem coisas que você é legalmente obrigado a incluir. Você precisa se certificar de incluir informações sobre oportunidades iguais de emprego, assédio, licença médica à família, acomodações para pessoas com deficiência. compensação trabalhista, licença militar, acomodação para amamentação e licença para vítimas de um crime.
    • Se aplicável, inclua informações sobre os acordos de não divulgação da empresa e / ou declarações de conflito de interesses.
    • Se o ambiente de trabalho for perigoso de alguma forma, inclua informações sobre as medidas tomadas para garantir a segurança dos funcionários, bem como o que se espera que eles façam.
    • Embora não seja legalmente exigido, também é uma boa ideia incluir cláusulas relacionadas ao direito da empresa de demitir funcionários à vontade e fazer alterações no manual. Isso ajudará a proteger a empresa se um ex-funcionário entrar com uma ação judicial.
    • As leis trabalhistas são diferentes em cada estado. É uma boa ideia consultar um advogado antes de publicar seu manual do funcionário, apenas para ter certeza de não incluir ou omitir nada que possa ser prejudicial.
  2. 2
    Inclua informações sobre horários e atendimento. O manual do funcionário deve comunicar claramente aos funcionários quando eles devem estar no escritório e quantas horas devem trabalhar por semana.
    • Inclua também informações sobre o pagamento de horas extras, certificando-se de declarar claramente quem tem ou não direito a horas extras.
    • Certifique-se de que os funcionários saibam como relatar uma ausência.
    • Se você oferece horários flexíveis, descreva o procedimento para aproveitar esse benefício.
    • Deixe os funcionários saberem quando e como eles devem esperar seus contracheques também.
  3. 3
    Fale sobre benefícios. Certifique-se de dedicar uma seção de seu manual aos benefícios, incluindo folga remunerada, seguro médico, seguro de vida, o plano 401k da empresa e qualquer outra coisa que você oferecer. Seja completo em suas explicações sobre esses benefícios para que a maioria das perguntas possam ser respondidas simplesmente consultando o manual.
    • Se seus benefícios forem fornecidos por um provedor externo, informe os funcionários onde encontrar mais informações sobre o programa.
    • Se você tiver uma combinação de funcionários horistas e assalariados ou funcionários de meio período e período integral, certifique-se de delinear claramente quem se encaixa em qual categoria e quais benefícios estão disponíveis para quem.
  4. 4
    Elabore um código de conduta. O manual do funcionário também é o local para estabelecer as regras que seus funcionários devem obedecer. Você também pode estabelecer um procedimento disciplinar, mas certifique-se de que não seja tão específico que não seja apropriado em certas circunstâncias. Os tópicos comuns cobertos pelo código de conduta incluem:
    • Ausências injustificadas e chegadas tardias
    • Código de roupa
    • Política de drogas / álcool
    • Como interagir com clientes e colegas de trabalho
    • Política de mídia social
  5. 5
    Descreva o processo de revisão. Seus funcionários acharão útil saber exatamente como suas avaliações de desempenho serão conduzidas e quando esperá-las. Seja o mais específico possível ao delinear os procedimentos e as expectativas.
  6. 6
    Inclui procedimentos. Seu escritório provavelmente tem muito mais procedimentos do que você imagina, então pode levar algum tempo para pensar em tudo que você precisa abordar em seu manual. Tente pensar sobre todas as perguntas que um novo funcionário pode ter sobre como seu escritório funciona, incluindo coisas como:
    • Como entrar e sair do ponto
    • Políticas de almoço e intervalo
    • Políticas de teletrabalho
    • Como solicitar folga
    • Como registrar uma reclamação contra um colega de trabalho
    • Políticas de clima inclemente
O RH normalmente é responsável por escrever um manual do funcionário
O RH normalmente é responsável por escrever um manual do funcionário, mas os gerentes de departamento provavelmente seriam uma escolha melhor para um manual de políticas e procedimentos.

Pontas

  • Evite itens que ficarão rapidamente desatualizados.
  • Certifique-se de aplicar suas políticas de forma consistente.
  • Você provavelmente terminará com vários rascunhos de seu manual. Será uma tarefa demorada, mas editar e revisar são essenciais.
  • Considere o uso de um modelo de manual pronto, que pode ser encontrado online gratuitamente em alguns casos.
  • Você deve considerar a elaboração de um plano de emergência e um plano de recuperação de desastres, que pode ou não estar incluído em seu manual.
  • Mantenha o tom do manual de escritório consistente com a atmosfera da sua empresa. Por exemplo, se você for uma empresa totalmente virtual, seu manual provavelmente teria um tom mais informal do que uma corporação tradicional.
  • Mantenha simples. Não é necessário usar uma linguagem complicada.
  • Use siglas com moderação e esclareça as que você usar.
  • Considere um manual online. Os benefícios incluem economia, facilidade de acesso para funcionários e edição rápida e eficiente. Se você optar pelo online, certifique-se de que é um site seguro.
  • Atribua uma pessoa ou programe-se para atualizações e edições do manual regularmente.

Avisos

  • Não publique seu manual até que tenha sido completamente verificado por sua equipe jurídica e / ou de Recursos Humanos para questões de conformidade.

Comentários (3)

  • gurias
    Ótimo artigo. Foi conciso, objetivo e bem pensado do início ao fim.
  • gbartoletti
    Essa foi uma ótima abordagem passo a passo que será muito útil quando eu iniciar este projeto.
  • lilian88
    Muito útil, simples e eficaz!
Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
Artigos relacionados
  1. Como iniciar um negócio de transporte de automóveis?
  2. Como abrir um posto de gasolina?
  3. Como iniciar um negócio de peças de automóveis usadas?
  4. Como iniciar um negócio de conserto de automóveis?
  5. Como se tornar um revendedor de automóveis?
  6. Como abrir uma concessionária de automóveis?
FacebookTwitterInstagramPinterestLinkedInGoogle+YoutubeRedditDribbbleBehanceGithubCodePenWhatsappEmail