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Como proteger a conta bancária da sua empresa contra fraudes?

Existem muitas portas para um fraudador tentar colocar as mãos no dinheiro da conta bancária de sua empresa
De apropriação de conta corporativa a e-mail comprometido, cheques fraudulentos e débitos ACH não autorizados, existem muitas portas para um fraudador tentar colocar as mãos no dinheiro da conta bancária de sua empresa.

De apropriação de conta corporativa a e-mail comprometido, cheques fraudulentos e débitos ACH não autorizados, existem muitas portas para um fraudador tentar colocar as mãos no dinheiro da conta bancária de sua empresa. Seguir essas práticas recomendadas ajudará você a reduzir o risco de fraude na conta bancária da sua empresa.

Parte 1 de 3: protegendo sua conta contra apropriação de conta corporativa

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    Mantenha o acesso às suas contas bancárias comerciais online limitado àqueles que precisam absolutamente de acesso. Pode ser tentador fornecer acesso online às suas contas para um grande número de pessoas que auxiliam nas finanças da sua empresa, como contadores, funcionários da folha de pagamento e outros profissionais financeiros da organização. Lembre-se de que quanto mais acesso você conceder às suas contas, maior será a probabilidade de que as informações da sua conta caiam em mãos erradas.
    • Embora seja essencial garantir que você não conceda acesso em excesso às suas contas, também é importante certificar-se de que mais de uma pessoa monitore regularmente suas contas. O monitoramento diário de suas contas por pelo menos 2 pessoas ajudará a evitar casos de apropriação indébita ou outra atividade suspeita que você não possa descobrir até que sua conta seja esgotada.
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    Mantenha estações de trabalho seguras dedicadas apenas à atividade bancária online. Isso é especialmente importante se sua empresa utiliza serviços relacionados à gestão de tesouraria, como a capacidade de iniciar transferências eletrônicas e / ou enviar arquivos ACH ao seu banco para processamento.
    • Ao restringir todo o uso da Internet apenas para serviços bancários online, você pode reduzir muito o risco de seu computador ser infectado por malware ou vírus que podem se infiltrar em seu computador e roubar as informações de login de sua conta por meio de keylogging ou outros meios maliciosos.
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    Mantenha o sistema operacional do seu computador e a proteção antivírus atualizados. Os hackers são rápidos em encontrar vulnerabilidades nos sistemas operacionais, portanto, certifique-se de que você sempre tenha a versão mais recente desses sistemas e a proteção contra vírus ajudará a reduzir a possibilidade de que os fraudadores comprometam seu computador.
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    Desconfie de solicitações recebidas por e-mail para enviar transferências bancárias ou ACH, mesmo se você confiar no endereço de e-mail que enviou a solicitação. As empresas em todo o mundo perdem centenas de milhões de dólares todos os anos com esses tipos de solicitações de e- mail, e você, como a empresa, frequentemente assumirá a perda por fraude relacionada ao envio de transferências eletrônicas fraudulentas ou créditos ACH, não ao seu banco.
    • Utilize a autenticação fora de banda para verificar a legitimidade de todas as solicitações que você recebe para enviar fundos. A autenticação fora de banda é simplesmente verificar por outro meio diferente de como você recebeu a solicitação com o remetente da solicitação. Exemplos de autenticação fora de banda podem incluir acompanhamento com uma chamada telefônica, mensagem de texto, mensagem instantânea, fax ou qualquer outro tipo de verificação segura disponível para sua organização. Embora possa parecer um exagero, a primeira vez que você evitar o envio de uma transferência eletrônica fraudulenta de dezenas de milhares de dólares, será lembrado de como vale a pena tomar essas medidas extras de segurança.
Seguir essas práticas recomendadas ajudará você a reduzir o risco de fraude na conta bancária da sua empresa
Seguir essas práticas recomendadas ajudará você a reduzir o risco de fraude na conta bancária da sua empresa.

Parte 2 de 3: protegendo sua conta contra transferências fraudulentas de fundos

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    Utilize verificação / aprovação dupla para todas as solicitações de transferência de fundos, incluindo solicitações de transferência eletrônica e transferências ACH. A verificação dupla é oferecida por quase todos os bancos e restringe os usuários de suas contas bancárias online de enviar transferências de fundos por conta própria, sem obter a aprovação de outro usuário com autoridade suficiente para aprovar a solicitação.
    • Mesmo que você não esteja preocupado com o fato de um funcionário ficar desonesto, exigir a verificação dupla pode detectar instâncias das credenciais de login online de um funcionário sendo comprometidas por fraudadores.
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    Solicite acesso tokenizado à sua conta, se disponível. O acesso tokenizado é geralmente concedido a clientes empresariais que utilizam serviços de gestão de tesouraria mais avançados, como transferências bancárias e ACH, e requer que um token (semelhante a uma unidade flash USB) seja inserido cada vez que você fizer login em sua conta. O token fornecerá uma nova senha única para cada login.
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    Solicite autenticação fora de banda do seu banco para transferências eletrônicas e envios de arquivos ACH. Se o seu banco oferecer esse serviço, eles não liberarão nenhuma transferência eletrônica ou envio de arquivos ACH recebidos de você até que você tenha confirmado por outro meio que as transferências podem ser enviadas. A autenticação fora de banda é comumente realizada por meio de um retorno de chamada, chamada, fax ou envio de mensagem segura em que você verifica o valor da transferência, o número de itens no arquivo (para arquivos ACH) e outros informações aplicáveis.
A maioria das transações em contas comerciais não pode ser devolvida por seu banco até o dia útil seguinte
A maioria das transações em contas comerciais não pode ser devolvida por seu banco até o dia útil seguinte após serem lançadas em sua conta.

Parte 3 de 3: protegendo sua conta contra cheques fraudulentos e débitos ACH

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    Utilize pagamento positivo. Quase todos os bancos oferecem um serviço chamado Positive Pay, que é um dos melhores meios de defesa contra débitos fraudulentos lançados em sua conta. Existem muitas variações diferentes de Positive Pay, mas o serviço essencialmente permite que um usuário autorizado em sua empresa analise os cheques, débitos ACH e outras transações lançadas em sua conta para verificar se estão realmente autorizados. Se houver débitos não autorizados, eles podem ser marcados para devolução e seu banco poderá devolver o débito fraudulento ao remetente.
    • Todos os débitos ACH business-to-business têm tempos de resposta muito limitados para registrar reclamações de fraude, e se você estiver apenas revisando os extratos bancários de sua conta comercial mensalmente, provavelmente será responsável por até um mês de transações fraudulentas. Você deve relatar transações ACH fraudulentas entre empresas ao seu banco, o mais tardar no dia útil após terem sido apresentadas para pagamento, para evitar responsabilidade na maioria dos casos. Verifique com seu banco ou analise os termos e condições de sua conta para verificar quaisquer estipulações ou requisitos adicionais para denúncia de fraude.
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    Evite assinar cheques, se possível. Cada vez que um cheque é cancelado em sua conta comercial, você está transferindo o acesso ao nome da empresa, endereço, nome do banco, número de banco e número da conta bancária da empresa - todas as ferramentas necessárias para que os fraudadores enviem débitos não autorizados para sua conta ou criar cheques fraudulentos.
    • Se sua empresa deve emitir cheques, certifique-se de utilizar ferramentas adicionais de prevenção de fraude, como o Positive Pay, para monitorar sua conta diariamente.
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    Utilize a originação ACH para folha de pagamento e outras contas a receber e a pagar. A originação ACH para folha de pagamento e outras contas a pagar ajudará a manter o número da sua conta e as informações da conta seguras e também reduzir o tempo de flutuação. Verifique com as equipes de Gestão de Tesouraria ou Gestão de Caixa do seu banco para obter mais informações sobre como sua empresa pode utilizar melhor a originação ACH.
O relato atempado de fraude ao seu banco ajudará a reduzir ou até a eliminar a sua responsabilidade
O relato atempado de fraude ao seu banco ajudará a reduzir ou até a eliminar a sua responsabilidade por quaisquer perdas por fraude.

Pontas

  • O monitoramento diário de sua conta nunca pode ser suficientemente estressado. A maioria das transações em contas comerciais não pode ser devolvida pelo seu banco até o dia útil seguinte ao lançamento em sua conta. O relato atempado de fraude ao seu banco ajudará a reduzir ou até a eliminar a sua responsabilidade por quaisquer perdas por fraude.
  • Relate qualquer atividade não autorizada, incluindo transações fraudulentas, ao seu banco imediatamente. Quanto mais rápido a atividade for relatada ao seu banco, mais rápido ele poderá responder e ajudar a encerrar ou congelar o acesso à sua conta, ou tentar recuperar quaisquer fundos perdidos.

Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
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