Como relatar novos funcionários para o programa de relatório de novas contratações do seu estado?

Se precisar de ajuda para relatar novos funcionários para o programa de relatórios de novas contratações
Se precisar de ajuda para relatar novos funcionários para o programa de relatórios de novas contratações do seu estado, ligue para a agência estadual para obter ajuda.

O relatório de novas contratações ocorre quando você, como empregador, relata certas informações sobre funcionários recém-contratados ao governo estadual. Essa exigência é estabelecida por lei federal e cada estado tem sua própria maneira de cumpri-la. A maioria das informações que você deve relatar já foi coletada por meio dos formulários fiscais W-4. Portanto, não deve ser um grande fardo para você coletar e relatar as informações necessárias sobre novas contratações. Na verdade, os relatórios podem ajudar a reduzir e prevenir o pagamento fraudulento de benefícios de desemprego e compensação de trabalhadores.

Parte 1 de 2: relatando novas contratações

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    Determine se você é obrigado a relatar. "Empregadores" devem relatar "contratações hew" em seu diretório estadual. Um "empregador" segundo a lei inclui entidades governamentais e organizações trabalhistas. Basicamente, se você precisa que um funcionário preencha um W-4, você é um empregador. "Novos contratados" são funcionários que não foram contratados anteriormente por você ou funcionários que foram empregados anteriormente, mas foram separados por pelo menos 60 dias consecutivos.
    • Você não precisa relatar qualquer funcionário que sai e volta se esse funcionário não foi formalmente demitido ou removido da folha de pagamento.
    • Alguns estados exigirão que você relate contratantes independentes. No entanto, a lei federal não exige isso.
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    Certifique-se de relatar em tempo hábil. A lei federal exige que suas novas contratações sejam relatadas dentro de 20 dias da "data da contratação". A data de contratação é o dia em que seu funcionário executa pela primeira vez serviços remunerados. Embora o período de relatório federal seja de 20 dias, algumas leis estaduais exigem que você faça o relatório antes. Por exemplo, na Geórgia, você deve fazer relatórios de novas contratações em até 10 dias após a contratação do funcionário.
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    Relatório online. A maioria dos estados possui um sistema online que você pode usar para relatar suas novas contratações. Se você tiver acesso a um computador, deve considerar o uso de recursos online para facilitar os relatórios. Por exemplo, na Califórnia, você pode se registrar no e-Services for Business do Departamento de Desenvolvimento de Emprego. Depois de estabelecer um nome de usuário e senha, você receberá um e-mail de confirmação que confirma sua identidade. Depois de verificar a inscrição, você poderá usar o serviço para enviar relatórios de novas contratações. Na Califórnia, você pode relatar informações sobre novas contratações online usando vários métodos:
    • A opção Relatório de Arquivo de Novo Funcionário permite que você preencha o formulário de nova contratação do estado (DE 34 na Califórnia) online. Usando esta opção, você pode inserir até 30 novos funcionários de uma vez. Após selecionar esta opção, você preencherá um formulário eletrônico e o enviará. Você receberá um número de confirmação assim que enviar as informações.
    • O Attach a Return File permite que você anexe suas informações de DE 34 como um anexo de arquivo na Internet. Depois de anexar o DE 34 preenchido usando o sistema online, você o enviará e receberá a confirmação imediatamente.
    A maioria dos estados criou formulários específicos de relatórios de novas contratações que você pode usar
    A maioria dos estados criou formulários específicos de relatórios de novas contratações que você pode usar para reunir as informações necessárias dos novos funcionários.
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    Reportar manualmente. Se você não tiver acesso a um computador ou não puder relatar eletronicamente, cada estado permite que você relate as informações de novas contratações manualmente. Quer você reúna as informações em um W-4, um formulário de relatório estadual ou um formulário que você mesmo cria, pode enviar as informações necessárias ao departamento de empregos do seu estado.
    • Por exemplo, na Geórgia e na Califórnia, você pode enviar por correio ou fax seus relatórios de novas contratações para o Programa de Relatórios de Novas Contratações ou para o Departamento de Desenvolvimento de Empregos, respectivamente.
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    Peça ao seu serviço de folha de pagamento um relatório para você. Se você não quiser fazer relatórios de novas contratações, muitas empresas de serviços de folha de pagamento oferecerão serviços de relatórios. Se você já usa um provedor de serviços de folha de pagamento, pergunte se ele pode relatar novas contratações para você. Se o fizerem, eles simplesmente usarão as informações que recebem do W-4 de um funcionário para fazer o relatório exigido.
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    Garanta a conformidade com os requisitos de arquivamento de vários estados. Se você é um empregador com vários estados e tem funcionários trabalhando em vários estados, pode enviar novos relatórios de contratação de uma das duas maneiras. Primeiro, você pode fazer vários relatórios para cada estado em que o funcionário está trabalhando. Se você escolher esta opção, você simplesmente fará um relatório separado para cada estado e o enviará usando o método de sua preferência.
    • Em segundo lugar, você pode selecionar um estado onde fará todos os relatórios para os funcionários de vários estados. Se você optar por relatar em apenas um estado, seus relatórios devem ser enviados eletronicamente. Além disso, você deve notificar o secretário federal do Departamento de Saúde e Serviços Humanos dos Estados Unidos, por escrito, sobre o estado em que está optando por fazer o relatório. Você pode fazer essa notificação eletronicamente enviando um Formulário de Registro de Empregador Multiestadual online. Você também pode enviá-lo para o Departamento pelo correio.
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    Evite penalidades por não relatar. Se você não relatar novas contratações em tempo hábil, seu estado pode impor penalidades civis por sua não conformidade com a lei. A lei federal deixa a imposição de penalidades a cargo de cada estado. Em caso de aplicação de penalizações, a multa não pode ultrapassar 19€ por trabalhador recém-admitido. No entanto, se conspirar com seu funcionário para evitar denúncias, você pode ser multado em até 370€ por funcionário recém-contratado. Alguns estados também podem impor penalidades não monetárias.
    • Por exemplo, na Califórnia, você pode receber uma multa de 18€ por cada nova contratação que você deixar de reportar. Se a falta de comunicação for intencional, pode ser multado em até 370€ por cada instância.
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    Entenda para que as informações são usadas. As informações que você relata são usadas pelos governos federal e estadual para comparar os relatórios com indivíduos com obrigações de pensão alimentícia. Isso ajuda os governos a localizar indivíduos, estabelecer ordens de pensão alimentícia e fazer cumprir as ordens existentes. Além disso, as informações podem ser usadas por agências estaduais para detectar e prevenir pagamentos de benefícios incorretos (por exemplo, para compensação de trabalhadores e / ou benefícios de desemprego). As agências estaduais também podem usar as informações para evitar o recebimento indevido de benefícios como vale-refeição, bem-estar e Medicaid.
Se quiser usar o formulário de relatório de novas contratações do seu estado
Se quiser usar o formulário de relatório de novas contratações do seu estado, você precisará visitar o site do governo apropriado e fazer o download de uma cópia.

Parte 2 de 2: coleta das informações necessárias

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    Obtenha os quatro elementos de relatório necessários. A lei federal exige que você forneça quatro informações sobre o funcionário recém-contratado. No entanto, cada estado pode ter requisitos diferentes e pode exigir que mais informações sejam relatadas. De acordo com a lei federal, você deve obter o nome do funcionário, endereço, número do Seguro Social e a data de contratação do funcionário.
    • Na Geórgia, por exemplo, você também deve obter a data de início real do funcionário, a disponibilidade do seguro médico e o estado de contratação.
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    Certifique-se de ter um número de seguro social correto. Se o seu funcionário não tiver um número de Seguro Social, ele precisará solicitar um junto à Administração do Seguro Social. Se você tiver um funcionário que não pode preencher o requisito do número do Seguro Social, deve fazer com que preencha o Formulário SS-5 federal, que é um pedido de cartão do Seguro Social. O serviço é gratuito.
    • Assim que o formulário for preenchido e enviado pelo funcionário, você poderá prosseguir com suas obrigações de relatório.
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    Certifique-se de ter suas informações disponíveis. A lei federal também exige que você envie três informações em cada relatório de nova contratação. Alguns estados podem exigir que você envie mais. De acordo com a lei federal, seu relatório de nova contratação deve conter seu nome, endereço e Número de Identificação de Emprego Federal (FEIN).
    • Na Califórnia, por exemplo, você também deve informar o nome da empresa, o número de telefone e o número da conta do seu empregador na Califórnia.
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    Inclua informações opcionais, se desejar. Alguns estados oferecem a opção de relatar informações adicionais que podem ser usadas para ajudar as agências estaduais e federais a implementar o propósito da lei. Se você quiser e puder, também deve relatar informações opcionais. Por exemplo, na Geórgia, você tem a opção de relatar o salário mensal do funcionário, informações sobre se você fornece e oferece vários seguros médicos.
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    Peça ao seu funcionário para preencher um w-4. Você pode coletar as informações necessárias quase da maneira que desejar. Uma das maneiras mais eficientes de fazer isso é fazer uma cópia do W-4 de cada novo funcionário. O formulário fiscal W-4 geralmente inclui todas as informações exigidas de que você precisa e é um formulário que o funcionário deve preencher independentemente de suas obrigações de relatório. Depois de obter uma cópia do W-4 de seu funcionário, você simplesmente relatará as informações lá encontradas. Você pode até mesmo enviar o W-4 completo e cumprir seus requisitos de relatório.
    • Se você estiver usando W-4s para relatar, certifique-se de colocar seu FEIN e endereço no topo de cada W-4.
    • Além disso, certifique-se de que todas as informações do W-4 estejam legíveis.
    O relatório de novas contratações ocorre quando você
    O relatório de novas contratações ocorre quando você, como empregador, relata certas informações sobre funcionários recém-contratados ao governo estadual.
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    Obtenha um formulário de relatório de nova contratação do estado. A maioria dos estados criou formulários específicos para relatórios de novas contratações que você pode usar para reunir as informações necessárias dos novos funcionários. Se quiser usar o formulário de relatório de novas contratações do seu estado, você precisará visitar o site do governo apropriado e fazer o download de uma cópia. Dê um formulário em branco a cada novo funcionário e peça que o preencham. Se não quiser sobrecarregar seu novo funcionário, você mesmo pode preencher o formulário usando as informações coletadas no W-4s.
    • Por exemplo, na Geórgia, você usaria o Formulário de Relatório de Novas Contratações da Geórgia.
    • Na Califórnia, você usaria o Formulário DE 34.
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    Faça uma planilha. Se você não puder usar os formulários oferecidos pelo estado ou pelo governo federal, pode até criar sua própria planilha para coletar as informações necessárias. Na Geórgia, por exemplo, você pode fazer uma planilha, desde que inclua todas as informações necessárias e seja criada com pelo menos uma fonte de 10 pontos. Seu endereço deve ser exibido na parte superior da planilha.
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    Ligue para o departamento de empregos do seu estado para obter assistência. Se precisar de ajuda para relatar novos funcionários ao programa de relatórios de novas contratações do seu estado, ligue para a agência estadual para obter ajuda. Cada estado tem um número de telefone para o qual você pode ligar. Por exemplo, na Califórnia, você pode ligar para a New Employee Registry Hotline.
Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
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