Como usar o e-mail com eficácia no trabalho?

O uso eficaz do e-mail comercial inclui a exclusão de e-mails que você sabe que não precisará ao lê-los
O uso eficaz do e-mail comercial inclui a exclusão de e-mails que você sabe que não precisará ao lê-los e o arquivamento daqueles de que precisará em pastas específicas.

O e-mail se tornou o principal método de comunicação na força de trabalho. Os motivos dos e-mails variam de correspondências comerciais a mensagens pessoais. Eles podem ser tão curtos quanto uma palavra e longos como uma novela, mas isso não significa que sejam todos apropriados ou mesmo eficazes. Se você tem acesso a esse meio de comunicação no escritório, é necessário aprender a usar o e-mail de maneira eficaz no trabalho.

Passos

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    Aloque horas específicas do dia para ler e responder ao seu e-mail. Se você não controlar a verificação de seu e-mail, pode acabar perdendo muito do seu dia de trabalho verificando-o. Tente responder aos e-mails imediatamente.
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    Organize seu e-mail sempre que estiver nele. O uso eficaz do e-mail comercial inclui a exclusão de e - mails que você sabe que não precisará ao lê-los e o arquivamento daqueles de que precisará em pastas específicas. Se você organizar seus e-mails regularmente, não desordenará sua caixa de entrada, causando ansiedade toda vez que abri-la.
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    Certifique-se de criar uma assinatura para suas mensagens que inclua seu cargo, departamento e informações de contato importantes. Desta forma, você não terá que ficar adicionando manualmente, arriscando a possibilidade de erros ortográficos ou até mesmo esquecer completamente a informação.
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    Lembre-se de que, para usar o e-mail no trabalho com sucesso, você precisa manter as mensagens de e-mail breves e diretas. Assim como a maioria do conteúdo do site, os parágrafos devem conter aproximadamente 20 palavras para facilitar a leitura por parte do destinatário. E-mails longos podem ser desanimadores e cansativos de olhar, quanto mais de ler.
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    Seja profissional ao enviar uma correspondência formal por e-mail. Evite usar emoticons, como rostos sorridentes, e sempre releia e verifique a ortografia da mensagem antes de enviá-la. Sua credibilidade está por trás de cada e-mail que você envia.
    Para usar o e-mail no trabalho com êxito
    Lembre-se de que, para usar o e-mail no trabalho com êxito, você precisa manter as mensagens de e-mail breves e diretas.
  6. 6
    Permaneça profissional se quiser usar seu e-mail comercial com eficiência. A comunicação via e-mail não é uma desculpa para abandonar a etiqueta da velha escola de redação. Dirija-se ao destinatário como faria em uma carta formal e sempre adicione uma saudação apropriada, como "sinceramente", "cumprimentos" e "melhor".
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    Aprenda as regras de etiqueta de e-mail. Por exemplo, digitar em letras maiúsculas é considerado gritar na linguagem de e-mail. Tente usar uma cor, de preferência preto, um texto simples e uma fonte fácil de ler. Isso garantirá que o destinatário possa ler seus e-mails sem problemas.
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    Use e-mail apenas quando apropriado. Mesmo nesta era da Internet, há momentos em que o e-mail simplesmente não é apropriado e escrever uma carta formal da maneira antiga ou até mesmo ligar para a pessoa com quem deseja se comunicar é mais adequado. Cartas e documentos confidenciais devem ser sempre redigidos em formato de carta, enquanto os e-mails devem ser reservados para correspondências mais curtas.
  9. 9
    Lembre-se de incluir uma referência na linha de assunto que informará o destinatário sobre o conteúdo do e-mail. Ao fazer isso, o destinatário saberá do que se trata o seu e-mail e poderá arquivá-lo adequadamente, e localizá-lo facilmente em uma data posterior, se necessário.

Perguntas e respostas

Perguntas não respondidas
  • É mais apropriado usar negrito / itálico para informações importantes ou usar uma cor de fonte diferente? Obrigada

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