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Como escrever um relatório de gerenciamento de projeto?

Um relatório de gerenciamento de projeto descreve um projeto e as etapas que sua equipe deve realizar para concluí-lo. Comece seu relatório delineando o propósito do projeto e o que ele busca alcançar. Em seguida, você precisará listar os recursos necessários para concluir o projeto, incluindo mão de obra, ferramentas e produtos. Forneça um orçamento projetado para mostrar quanto custará e se você precisa garantir algum financiamento extra. Inclua um cronograma para mostrar quanto tempo o projeto vai durar e quando é provável que você alcance marcos importantes. Você também deve detalhar todos os desafios que o projeto provavelmente enfrentará e como você os resolverá. Quando terminar de redigir seu relatório, peça feedback dos principais membros da equipe, caso esteja faltando alguma coisa significativa. Para obter mais dicas, incluindo como formatar seu relatório de gerenciamento de projeto, continue lendo!

Um relatório de gerenciamento de projeto descreve um projeto
Um relatório de gerenciamento de projeto descreve um projeto e as etapas que sua equipe deve realizar para concluí-lo.

Um relatório de gerenciamento de projeto é um documento que descreve um projeto de negócios e as etapas que uma equipe deve realizar para concluí-lo. O relatório é compartilhado com os principais atores do projeto. Quando todos estão na mesma página, todos podem trabalhar juntos para completar o objetivo do projeto. O relatório geralmente contém o plano do projeto, as responsabilidades da equipe, um cronograma projetado e um orçamento. Com organização, clareza e a opinião dos membros da equipe, você pode criar facilmente um relatório de gerenciamento de projeto eficaz e trabalhar para cumprir seus objetivos.

Parte 1 de 3: coleta de informações

  1. 1
    Defina o propósito do projeto. Um relatório de gerenciamento do projeto deve delinear o escopo e a meta final do projeto. Entender o objetivo é a chave para compreender as necessidades que este projeto espera atender. É importante que você e seu público tenham uma noção clara do propósito do projeto para maximizar a eficácia de seu relatório.
    • Pergunte-se: "Como isso ajudará minha empresa, nosso cliente ou nossa comunidade? Será que este projeto terá um impacto positivo em outras áreas?" Compreender o escopo geral pode ajudá-lo a avaliar como este projeto pode ser útil para você e outras pessoas.
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    Identifique seu público. Saiba quem irá ler o relatório e o que eles desejam aprender com ele. Alguns detalhes podem ser estranhos a determinados públicos, enquanto outros podem precisar de informações detalhadas. Identificar seus leitores no início fornecerá orientação para o conteúdo do relatório do projeto.
    • Alguns públicos podem não estar familiarizados com a linguagem, os termos e o jargão frequentemente usados em seu ambiente de trabalho. Se você estiver escrevendo um relatório para um cliente, por exemplo, evite usar jargões técnicos que exijam longas explicações. Em vez disso, planeje escrever em uma voz que descreva facilmente o escopo e o cronograma do seu projeto.
  3. 3
    Crie um índice analítico. Um índice analítico fornece essencialmente um esboço de fácil leitura para o seu público. Em uma rápida olhada, o leitor pode compreender rapidamente a estrutura e o conteúdo do documento. Um índice também pode ajudar leitores ocupados a encontrar as informações que são importantes para eles de forma rápida e eficaz.
    • Talvez um investidor que está lendo o relatório gostaria de revisar o orçamento primeiro. Mostrar onde está o orçamento no índice ajudará a orientar o investidor quanto às informações de que precisa.
  4. 4
    Fale com seu supervisor. Faça uma reunião com seu supervisor para entender as expectativas de seu relatório de gerenciamento de projeto. Seu supervisor pode ter pontos de interesse, preocupações ou detalhes específicos que gostaria que você incluísse no relatório. Seu supervisor também pode explicar quanto tempo o relatório deve ter e se existem formatos específicos que sua empresa exige para esses tipos de relatórios. Tente coletar o máximo de informações úteis que puder para ajudar a tornar seu relatório claro e útil.
    • Pergunte ao seu supervisor sobre o que incluir no relatório. "Eu estava pensando em incluir os resultados do estudo do ano passado na introdução do projeto. Você acha que isso ajudaria os leitores a entender os objetivos do projeto?" Seu supervisor apreciará a oportunidade de fornecer feedback no início do processo.
Um relatório de gerenciamento do projeto deve delinear o escopo
Um relatório de gerenciamento do projeto deve delinear o escopo e a meta final do projeto.

Parte 2 de 3: formatar e escrever o relatório

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    Forneça um resumo executivo. O sumário executivo é apresentado no início de um relatório de gerenciamento de projetos. Este resumo oferece ao leitor uma visão geral concisa do propósito do projeto e das descobertas da equipe, progresso, obstáculos previstos e cronograma. Os leitores devem ser capazes de revisar o resumo e compreender o processo geral do projeto.
    • Resuma de forma concisa a importância do projeto e seu objetivo principal. "Este projeto irá expandir o impacto do nosso cliente em seu mercado, atendendo a essa necessidade não atendida neste campo."
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    Escreva uma introdução. Uma introdução deve descrever a natureza do projeto, seu objetivo geral e o valor do projeto para a empresa, cliente ou comunidade.
    • Seja o mais sucinto possível, sem sacrificar os detalhes necessários. Seu público pode estar com pressa. Tente transmitir sua mensagem em algumas frases ou pontos em vez de parágrafos longos.
    • Se você estiver publicando um livro, por exemplo, liste informações significativas como " tour do livro programado para começar em setembro" e " espera- se que as vendas nas festas de fim de ano aumentem em 15%" em marcadores para que as informações essenciais sejam óbvias para o leitor.
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    Explique os dados principais em uma seção de metodologia. Você deve fornecer dados que descrevam estatísticas relevantes e observações qualitativas que informam as necessidades de seu projeto. Faça com que seja fácil para o leitor entender por que seu projeto é importante, como ele é exclusivamente adequado para responder a um problema específico e como responderá ou atenderá às necessidades da sua empresa ou solicitações do cliente.
    • Se o objetivo do seu projeto é ajudar uma empresa a abrir uma loja de moda em uma área específica, por exemplo, forneça dados que descrevam a concorrência próxima. "Não há concorrentes em um raio de 15 milhas do shopping center local. A abertura de uma loja neste local proporcionará ao nosso cliente um aumento nas vendas globais." Dados como esses podem ajudar o leitor a entender que existe uma oportunidade de atender a uma necessidade específica.
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    Liste os recursos necessários para o projeto. Descreva a mão de obra, ferramentas e recursos sendo utilizados para atingir os objetivos do projeto. Use esta seção para descrever brevemente quais departamentos são responsáveis por aspectos específicos do plano e quais programas ou informações eles estão usando. Esta seção também pode descrever quaisquer elementos do projeto que estão sendo terceirizados. O leitor deve ser capaz de entender quem é o responsável por determinados produtos.
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    Forneça um orçamento projetado ou alocado. Forneça um quadro ou gráfico que demonstre os detalhes do orçamento e descreva para onde os fundos estão indo. Observe se o orçamento projetado está financiando adequadamente os recursos do projeto. Também é importante incluir se o projeto será ou não concluído dentro do orçamento atribuído.
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    Inclui um cronograma do projeto. Descreva quanto tempo levará para concluir seu projeto e inclua todos os marcos relevantes do projeto. Nesta seção, você também pode incluir o funcionamento geral do projeto e como ele está progredindo. Torne mais fácil para o leitor entender rapidamente o status do seu projeto.
    • Se você estiver no meio de um projeto, inclua uma porcentagem que descreva a conclusão do projeto e se você está adiantado ou não.
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    Descreva os desafios do projeto e forneça soluções. Seu projeto pode enfrentar desafios antecipados ou contratempos inesperados. Os desafios podem incluir recursos insuficientes, obstáculos inesperados, falhas mecânicas ou técnicas ou outros atrasos. Descreva as soluções e explique resumidamente o que é necessário para remediar os desafios do projeto.
    • Se houver um atraso previsto, indique-o nesta seção. "A construção do novo prédio pode diminuir significativamente durante janeiro, já que as temperaturas frias podem criar condições de trabalho inseguras." Deixe seu leitor saber que você ajustou o cronograma para levar em conta esses atrasos antecipados.
  8. 8
    Elaboração da conclusão do relatório. Use a conclusão para lembrar brevemente ao leitor as questões mais importantes e o objetivo do projeto. Concentre-se no ímpeto de avanço do seu projeto e nas metas na conclusão.
    • Lembre ao seu leitor o que é necessário no futuro. "Com o apoio oportuno de nossos doadores, o projeto deve ser concluído dentro do prazo e do orçamento até maio do próximo ano." Destacar as necessidades pode ajudar a garantir que o projeto seja concluído no prazo.
Faça uma reunião com seu supervisor para entender as expectativas de seu relatório de gerenciamento
Faça uma reunião com seu supervisor para entender as expectativas de seu relatório de gerenciamento de projeto.

Parte 3 de 3: aprimorando seu relatório

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    Use técnicas de formatação para guiar a atenção dos leitores. Forneça categorias claras com subtítulos e marcadores em todo o relatório para economizar tempo dos leitores que estão interessados apenas em certos aspectos do documento do projeto.
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    Torne o relatório visualmente interessante. O uso de gráficos, tabelas e outras figuras em todo o seu relatório pode ajudar a demonstrar pontos-chave, reduzir a repetição e fornecer interesse visual para o leitor. Identifique cada gráfico e forneça uma chave de fácil leitura.
    • Poupe algum tempo ao leitor e coloque as figuras ao lado de partes relevantes do texto, em vez de no final do relatório. O leitor poderá revisar facilmente o texto e o gráfico sem ter que folhear as páginas.
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    Divulgue o relatório preliminar para os membros da equipe do projeto. Esta é uma etapa particularmente importante antes de distribuir o relatório do projeto para outros departamentos, gerência ou seus clientes. Os membros da equipe podem chamar sua atenção para detalhes importantes que estão faltando. Eles também podem ajudar a apontar seções que não são claras e são difíceis de entender.
    • Revise o relatório para incluir contribuições dos membros da equipe. Use seu bom senso sobre quais detalhes incluir.
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    Revise o relatório. Seu relatório deve ser limpo, claro e livre de problemas de formatação e erros de ortografia e gramática. Um relatório bem organizado e sem erros reduzirá as distrações e permitirá que seus leitores se concentrem nos pontos principais de seu relatório. Ler o mesmo documento várias vezes pode fazer com que você ignore alguns erros óbvios, então peça a um membro da equipe para revisar o documento.
Um relatório de gerenciamento de projeto é um documento que descreve um projeto de negócios
Um relatório de gerenciamento de projeto é um documento que descreve um projeto de negócios e as etapas que uma equipe deve realizar para concluí-lo.

Pontas

  • Discuta o projeto com seus colegas de equipe enquanto escreve o relatório. Considerar as perspectivas e visões de outras pessoas, suas necessidades e metas pode ajudar a influenciar alguns dos detalhes que você decidir incluir em seu relatório de gerenciamento de projetos.
  • Se sua empresa possui um formato ou modelo específico para relatórios de gerenciamento de projetos, certifique-se de seguir essas diretrizes.

Perguntas e respostas

  • Como faço para escrever um relatório de estágio?
    Um relatório de estágio é um relato por escrito da experiência de uma pessoa durante um estágio. O objetivo geral é que o aluno demonstre o que aprendeu durante o período como estagiário. Esses relatórios geralmente são enviados para obtenção de crédito acadêmico. Cada instituição e programa tem diretrizes para esses relatórios. Converse com um professor, orientador estudantil ou orientador acadêmico para entender o que seu programa exige para o seu relatório.
  • Representei minha empresa em um programa externo. Como posso resumir minha experiência em um relatório?
    Se você representou sua empresa em um programa externo, seu supervisor pode desejar que você relate sua experiência. Comece descrevendo o programa ou evento e por que você estava lá para representar sua empresa. Explique o que você fez durante seu tempo no programa. Você fez uma apresentação? Você respondeu a perguntas em um estande? Conclua descrevendo suas interações e qualquer feedback que você recebeu de outras pessoas no evento.
Perguntas não respondidas
  • Como posso escrever um bom relatório para acompanhar meu projeto?

Comentários (4)

  • uvicente
    Simples, sucinto e útil.
  • uohara
    Me ajudou a preparar meu relatório de projeto!
  • timthompson
    Sou um profissional de gerenciamento de projetos que foi solicitado a treinar um grupo de adultos nos princípios de gerenciamento de projetos, não para a certificação, mas para aprimorar seus conhecimentos e práticas. Por esse motivo, pesquisei artigos alternativos e achei este muito útil para qualquer nível de relatório de gerenciamento de projetos.
  • taisramos
    Isso me ajuda muito a fortalecer minha capacidade de escrever um bom relatório de projeto.
Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
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