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Como selecionar um fornecedor de faturamento médico?

Se o seu fornecedor de EHR não oferece serviços médicos de faturamento
Se o seu fornecedor de EHR não oferece serviços médicos de faturamento, ou se você prefere usar um fornecedor diferente, você tem a opção de usar um fornecedor local ou offshore.

Os fornecedores de faturamento médico assumem a responsabilidade de processar e gerenciar os sinistros dos membros da equipe de uma clínica. Normalmente, eles ajudam a garantir que haja uma codificação adequada aplicada às solicitações médicas para facilitar o pagamento entre o paciente e o provedor de cuidados de saúde. Alguns fornecedores de faturamento também podem oferecer ajuda com verificação de seguro, TI e software e cobranças. Para encontrar o fornecedor certo que atenda às suas necessidades, você examinará suas taxas, métodos de relatório e operações.

Parte 1 de 3: estabelecendo o escopo do fornecedor

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    Identifique que tipo de serviço você precisa. Em geral, há uma série de funções básicas que qualquer fornecedor sob sua consideração deve cumprir. Se um fornecedor não cumprir nenhum desses requisitos, você pode considerar removê-lo de sua lista de possíveis candidatos.
    • Um fornecedor de faturamento médico deve executar estas funções: geração e envio de sinistro, acompanhamento da transportadora, postagem e processo de pagamento, faturamento e suporte ao paciente e trabalhar com uma agência de cobrança quando os pacientes não pagam.
    • O número de serviços que um fornecedor oferece significa que ele aumentará suas taxas, mas você deve garantir que esses serviços básicos sejam atendidos.
    • Alguns serviços também podem ajudar no registro e admissão de pacientes, suporte de informática e de TI, transcrição médica, verificação de seguro e conformidade com as leis estaduais e federais.
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    Decida que tipo de interface você deseja. A maioria dos fornecedores de faturamento médico hoje em dia opera por meio de portais online ou software eletrônico. Compare os diferentes tipos de serviços para ver qual funcionará melhor para sua prática.
    • Os sistemas baseados em nuvem carregam registros e reivindicações automaticamente para a "nuvem" online. Isso os protege contra perda acidental de memória, mas requer uma conexão consistente com a Internet.
    • Alguns serviços rastrearão saldos vencidos e adicionarão automaticamente taxas de atraso para você.
    • Procure um serviço que aceite diversas formas de pagamento. Isso aumentará a chance de seus pacientes pagarem em dia.
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    Calcule um orçamento. Os tipos de serviços que você recebe de um fornecedor de faturamento médico podem depender de quanto você pode pagar por mês. O software básico de cobrança e codificação pode começar em torno de 150€-300€ por mês, mas pode se tornar mais caro com base na sua especialidade e serviços adicionais. Existem também outros custos iniciais, como instalação e treinamento.
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    Meça a qualidade do serviço. Ao começar sua pesquisa, certifique-se de que a empresa que está contratando é um serviço confiável e rápido. Para fazer isso, crie uma lista de verificação para ajudá-lo a garantir que a empresa terá um desempenho eficiente para você. Algumas coisas que você pode adicionar a esta lista:
    • Eles empregam faturadores médicos certificados?
    • Qual é a velocidade de seu ciclo de faturamento? Qual é o tempo médio entre a geração do sinistro e o pagamento?
    • Quantas cobranças normalmente são enviadas para uma agência de cobrança?
    • Como eles protegem os registros médicos e outras informações pessoais confidenciais?
    • Que tipo de cobertura de seguro eles possuem? Eles têm cobertura de responsabilidade por violações de segurança?
    • Em caso de desastre, quais são seus procedimentos de backup?
Nem todos os fornecedores de EHR oferecem serviços de faturamento médico
Nem todos os fornecedores de EHR oferecem serviços de faturamento médico, mas se o fizerem, essa pode ser a melhor opção para você.

Parte 2 de 3: procurando um fornecedor

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    Certifique-se de que atendem aos padrões de conformidade. Diferentes países terão diferentes conjuntos de padrões de conformidade que regulam as práticas de um fornecedor de faturamento médico. Por exemplo, na Europa, os fornecedores precisam atender a uma conformidade rigorosa por meio do HIPAA Omnibus. Embora os fornecedores de faturamento médico sejam proibidos de operar sem o licenciamento adequado, você deve conduzir a devida diligência para garantir que atendam aos padrões.
    • Você pode identificar os regulamentos de conformidade do seu país por meio do Departamento de Saúde. Se estiver usando um fornecedor offshore, você precisará garantir que eles atendam aos padrões de conformidade de sua nação também.
    • Você pode descobrir se eles atendem aos padrões, pedindo para ver os credenciamentos e certificações do fornecedor.
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    Exigir credenciamento. Todo fornecedor de produtos médicos deve ser credenciado por um dos órgãos diretivos que supervisionam os regulamentos e certificações. Organizações como a Healthcare Billing & Management Association credenciarão fornecedores que aprovarem padrões e medidas de desempenho rigorosos.
    • Você também precisará certificar-se de que o fornecedor atende aos requisitos da HIPAA. Você pode encontrar essas informações falando com um representante do fornecedor ou em seu site.
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    Examine os benefícios de usar seu fornecedor de EHR. Você tem três categorias principais de cobradores que você pode selecionar. Você pode terceirizar para uma empresa local, uma empresa offshore ou para o seu fornecedor de Registro Eletrônico de Saúde (EHR).
    • Nem todos os fornecedores de EHR oferecem serviços de faturamento médico, mas se o fizerem, essa pode ser a melhor opção para você. Como o fornecedor de EHR tem acesso às informações médicas necessárias para concluir o faturamento, você tem a vantagem de não ter que organizar e monitorar essas informações, pois elas são enviadas a terceiros.
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    Compare empresas locais e offshore. Se o seu fornecedor de EHR não oferece serviços médicos de faturamento, ou se você prefere usar um fornecedor diferente, você tem a opção de usar um fornecedor local ou offshore. Um fornecedor local seria um fornecedor de serviço de cobrança em sua área que oferece os serviços de que sua clínica precisa.
    • Com fornecedores locais, você tem a vantagem de suporte no local. Se algo der errado ou seu escritório precisar de ajuda, um representante local do fornecedor pode ir ao seu escritório e resolver o problema. Os fornecedores locais costumam ser mais caros do que os fornecedores offshore ou EHR.
    • Os fornecedores offshore geralmente lidam com grandes volumes de casos, oferecem serviços especializados e podem oferecer taxas baixas. Com empresas offshore, você pode terceirizar seu trabalho por um preço mais baixo. Infelizmente, essa terceirização tende a trazer consigo um atendimento ao cliente e suporte técnico ruins, além de preocupações com a privacidade. Como essa empresa está offshore, você pode estar colocando em risco as informações financeiras de seus pacientes.
Um fornecedor local seria um fornecedor de serviço de cobrança em sua área que oferece os serviços
Um fornecedor local seria um fornecedor de serviço de cobrança em sua área que oferece os serviços de que sua prática precisa.

Parte 3 de 3: selecionando o melhor fornecedor

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    Compare os modelos de faturamento. Os fornecedores de faturamento médico podem abordar as cobranças de forma agressiva ou passiva. Fornecedores agressivos moverão contas não pagas para agências de cobrança mais rapidamente e perseguirão agressivamente os pacientes com contas não pagas. Modelos de faturamento passivos tendem a levar mais tempo antes de moverem contas para agências de cobrança. Se a velocidade de coleta for um fator importante para você, opte por um fornecedor mais agressivo.
    • Embora você, sem dúvida, deseje que os pacientes paguem suas contas, modelos de cobrança agressivos podem refletir negativamente sobre a reputação do seu consultório com os pacientes, especialmente aqueles em áreas de baixa renda.
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    Compare quanto os fornecedores cobram. Os custos associados à contratação e ao trabalho com um fornecedor terceirizado de faturamento médico podem variar amplamente. As empresas locais e offshore variam muito no valor que cobram e na forma como cobram. O principal recurso a ser observado ao comparar preços é a porcentagem que os fornecedores cobram para processar reclamações.
    • Evite um fornecedor que define as coleções como a receita completa de sua prática, em vez de apenas a receita que eles ajudam a coletar. Ao defini-lo como sua receita completa, eles cobrarão mais de você.
    • A média da indústria é de aproximadamente 7% para processamento de reclamações.
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    Considere os custos gerais. Além das taxas mensais ou percentuais que um fornecedor cobrará, haverá outras taxas associadas à contratação de um fornecedor. Antes de selecionar um fornecedor, você deve:
    • Descubra se eles cobram taxas adicionais para suporte técnico online ou por telefone. Eles oferecem suporte 24 horas?
    • Descubra se eles cobram por atualizações do programa de software.
    • Estabeleça quais são os custos de instalação. Muitos fornecedores de faturamento cobram uma taxa inicial única e cobram pela instalação em seu escritório.
    • Por outro lado, você também deseja saber se um aumento no tamanho do seu consultório afetará suas taxas. Alguns fornecedores ajustarão suas taxas com base no número de médicos na prática.
    • Evite taxas baixas. Alguns fornecedores oferecem e anunciam taxas baixas para atrair compradores sem instrução. Embora as taxas baixas possam ser atraentes, isso geralmente não é realmente o melhor negócio. Muitos desses fornecedores não oferecem o escopo completo de serviços de que você precisa para concluir seus serviços de faturamento, como o reenvio de reivindicações.
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    Compare os estilos de relatório. Com um serviço de faturamento médico, você precisa de acesso consistente às suas informações financeiras. Você deseja encontrar um fornecedor de serviço de cobrança que ofereça relatórios frequentes, pelo menos uma vez por mês, que ofereça um relatório de negação, operações e análise de dados. Você também deve ver se pode acessar este relatório em tempo real online.
    • Os relatórios operacionais devem mostrar o total de reclamações processadas e os valores em dólares apresentados, os valores pagos, ajustados, baixados ou negados.
    • Os relatórios de negações devem mostrar uma lista de reclamações negadas e um registro das ações de acompanhamento do fornecedor para cada negação. Você deseja poder classificar este relatório por valor pago, para que possa identificar o menor valor de pagamento pelo qual o serviço de cobrança lutará.
    • Os relatórios de agregação e análise de dados devem mostrar uma análise linear dos valores pagos ao longo do tempo. Também é útil se esses relatórios estiverem online e puderem ser exportados para planilhas do Excel para análise posterior.
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    Compare as avaliações do fornecedor. Quando você está escolhendo um fornecedor de faturamento médico, é importante saber o que os outros clientes pensam de seus serviços, sua confiabilidade e como lidam com o faturamento. Idealmente, o fornecedor será bem avaliado e os clientes ficarão satisfeitos com suas práticas.
    • Você pode encontrar uma série de avaliações online pesquisando "avaliações (nome do fornecedor)".
    • Você também pode perguntar a outros consultórios médicos com os quais você tem um relacionamento sobre o fornecedor de faturamento médico que eles usam para uma recomendação.
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    Peça para ver as certificações. Um fornecedor de faturamento médico pode se tornar certificado por meio de várias organizações profissionais diferentes que demonstram seu compromisso com a qualidade e a transparência. Por exemplo, o programa Certified Healthcare Billing and Management Executive, oferecido por meio da Healthcare Billing and Management Association, demonstra que o fornecedor está empenhado em apoiar a educação contínua de sua equipe e em ficar a par dos mais recentes desenvolvimentos do setor.
    • Peça para ver todas as certificações que o fornecedor possui. Muitos fornecedores exibirão com destaque suas certificações em seus escritórios e em seus sites. Depois de saber que tipo de certificação eles receberam, você pode pesquisar a organização certificadora para garantir que ela é legítima.
    • As certificações também ajudam a demonstrar que o fornecedor é legítimo e tem menos probabilidade de usar indevidamente suas informações financeiras.
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    Compare o tamanho do fornecedor e a escalabilidade. Observe o faturamento anual bruto da empresa e o número de reclamações que ela processa anualmente. Você vai querer saber de quantas outras práticas a empresa está lidando com o faturamento e se há equipe de fornecedores suficiente para lidar com empresas adicionais.
    • Em termos de escala, você desejará avaliar se o fornecedor sofrerá alguma redução na qualidade se outra empresa for adicionada à sua carga de trabalho.
    • Lembre-se de que os fornecedores maiores tendem a oferecer ferramentas de faturamento mais especializadas, pois tendem a ter um custo proibitivo para os pequenos fornecedores.
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    Compare o pessoal. De certa forma, você não está apenas escolhendo um fornecedor, você está escolhendo um fornecedor com base em quão bem equipados estão seus funcionários. Aqui, você deseja conhecer a formação educacional dos membros da equipe, bem como a experiência da equipe e da administração.
    • Informe-se sobre o tamanho da equipe. Você quer um fornecedor que tenha suporte suficiente para sua organização. Pergunte: "O acréscimo de sua prática exigiria que a empresa de cobrança contratasse pessoal adicional?" Nesse caso, você pode considerar ir com outro fornecedor bem estabelecido.
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    Leia todo o contrato. Isso pode parecer uma etapa óbvia no processo, mas muitos médicos fazem contratos com fornecedores de faturamento médico sem compreender totalmente o que o contrato garante e como os serviços são prestados. Peça ao advogado do seu escritório que analise o contrato linha por linha para consultar também sobre os aspectos legais do contrato.
    • O faturamento é um pilar essencial da sua prática. Se o fornecedor médico não estiver fornecendo os serviços adequados, seu escritório não está sendo pago e sua organização sofrerá.
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    Considere os custos de instalação e treinamento. Dependendo do fornecedor com o qual você decidiu trabalhar, pode ser necessário solicitar que um técnico ou representante do fornecedor venha até seu executivo para instalar o software. Você deve tentar negociar para que as taxas de instalação sejam incluídas em seu contrato.
    • O software pode não precisar de instalação se for acessível por meio de um navegador padrão da Internet.
Você também pode perguntar a outros consultórios médicos com os quais você tem um relacionamento sobre
Você também pode perguntar a outros consultórios médicos com os quais você tem um relacionamento sobre o fornecedor de faturamento médico que eles usam para uma recomendação.

Avisos

  • Observe que o provedor de menor custo não é necessariamente o melhor. É do interesse do médico verificar se um serviço de faturamento de qualidade gera um lucro adequado. Caso contrário, a empresa de faturamento será forçada a reduzir a quantidade de esforço despendido no suporte à prática, resultando em qualidade inferior.
  • Foco na qualidade. Lembre-se de que uma melhoria de 10% na qualidade significa 10 vezes mais para seus resultados financeiros do que uma redução de 1% no preço.
Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
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