Como escrever uma carta pedindo um reembolso?

Para escrever uma carta pedindo reembolso, comece com uma nota positiva com uma frase como "Fiquei animado para experimentar o seu produto com base nas recomendações de vários amigos". Em seguida, continue com algo como: "No entanto, fiquei muito decepcionado com a qualidade do que recebi." Em seguida, inclua detalhes específicos, como dificuldades inesperadas, peças faltando ou danos à mercadoria. Finalmente, especifique se deseja um reembolso, substituição ou qualquer outra coisa que você acha que seria uma compensação adequada. Para obter mais conselhos, incluindo como obter resultados se a empresa não levar sua carta a sério, continue lendo.

Como escrevo uma carta pedindo reembolso se não recebi a mercadoria
Como escrevo uma carta pedindo reembolso se não recebi a mercadoria e paguei adiantado?

Se você for um cliente insatisfeito que deseja um reembolso por mercadoria com defeito, entrega de conteúdo incorreta ou mercadoria danificada, escrever uma carta de reclamação pode ajudar a resolver a situação. Uma carta direta que descreve claramente o problema e o que a empresa pode fazer para consertar a situação costuma ser mais eficaz do que simplesmente reclamar com o atendimento ao cliente.

Parte 1 de 3: coleta de informações necessárias

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    Descubra seu objetivo. O que a empresa pode fazer para melhorar a situação para você? Eles são obrigados a remediar a situação dando-lhe um reembolso, substituindo o produto ou fornecendo um serviço alternativo? Certifique-se de que sua reclamação é legítima antes de escrever a carta propriamente dita.
    • Certifique-se de verificar as garantias e garantias que vêm com o produto específico. Por exemplo, se você tiver uma garantia para um produto e danificá-lo, ainda poderá obter um reembolso ou uma substituição. No entanto, se você for responsável por danificar um produto (como deixá-lo cair no chão) e ele não vier com garantia, você pode apenas considerar que foi uma perda e seguir em frente.
    • Se com a compra você não estiver satisfeito com a montagem necessária em casa (como móveis), verifique se você seguiu todas as instruções. Em alguns casos, pode ser que você tenha perdido uma etapa e simplesmente não a tenha configurado corretamente. Você também pode ligar para o atendimento ao cliente para obter assistência sobre isso.
    • Se um produto for vendido "como está", será difícil ou impossível obter um reembolso, pois o consumidor assume todos os riscos que podem advir de compras marcadas "como está".
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    Descubra a quem se dirigir. Depois de se certificar de que uma carta de reclamação é necessária, você deve descobrir a quem escrever sua reclamação. Se houver um departamento ou pessoa específica que lida com reclamações, você deseja ter certeza de que sua reclamação vai diretamente para eles para garantir atenção imediata.
    • Se você estiver solicitando um reembolso de uma grande empresa, deverá primeiro ligar para o atendimento ao cliente e comunicar suas preocupações. Se eles não forem capazes de lidar de forma satisfatória com sua reclamação, solicite o nome da pessoa ou departamento apropriado e o endereço para correspondência para sua carta.
    • Se você estiver lidando com uma empresa ou loja menor, consulte o recibo ou pedido de compra para encontrar as informações de contato. Envie sua carta para a pessoa ou endereço que consta no recibo. Se não houver informações no seu recibo, ligue para a loja ou verifique o site para obter informações sobre reembolsos e devoluções.
    • Se você estiver procurando informações de contato online, normalmente encontrará um número de atendimento ao cliente na parte inferior da página do site ou clicando em um link que diz "Fale conosco" ou "Informações de contato". Os sites também costumam ter uma barra de pesquisa na parte superior da página, para que você possa pesquisar "atendimento ao cliente" ou "informações de contato".
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    Reúna seus materiais. A fim de maximizar as chances de ter suas preocupações tratadas de forma adequada, você deve reunir o máximo de documentação possível para incluir em sua carta.
    • Forneça cópias de todos os recibos, faturas, ordens de compra ou outros documentos de suporte. Os documentos devem relacionar a data de compra, o custo da mercadoria ou serviço e as informações de pagamento.
    • Se já falou com o serviço de apoio ao cliente e eles não conseguiram resolver o seu problema, anote o nome, a data e a hora da chamada. Você pode então incluir essas informações em sua carta como prova de que você já tentou resolver a situação, mas teve que recorrer a escrever uma carta de reclamação.
Como posso escrever um e-mail para meu cliente para substituir um reembolso
Como posso escrever um e-mail para meu cliente para substituir um reembolso e devolução?

Parte 2 de 3: escrevendo a carta

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    Leia outros exemplos de cartas. A leitura de outros exemplos de cartas de reclamação lhe dará uma ideia de como formatar sua carta e também uma ideia de um fraseado persuasivo que você pode usar a seu favor.
    • Você pode navegar na Internet para obter exemplos de cartas. Abaixo está um exemplo, mas lembre-se que este é apenas um modelo e você deve escrever sua própria carta detalhando sua situação específica.
      • Endereço de devolução e data
      • A quem possa interessar:
      • Estou escrevendo sobre a lâmpada que comprei em seu site. Comprei outros utensílios domésticos através do seu site e sempre fiquei satisfeito com o seu envio rápido e com a qualidade dos itens anteriores. No entanto, ao receber este pedido específico, descobri que faltava o suporte da lâmpada e, portanto, não pude instalar a lâmpada corretamente. Gostaria de solicitar o reembolso total ou a troca por uma lâmpada em funcionamento. Já comprei outros produtos através do seu site e sempre fui um cliente satisfeito até agora. Em anexo está meu comprovante de compra. Espero que você responda a este assunto prontamente. Obrigado pelo seu tempo.
      • Sinceramente,
      • John Doe
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    Comece com o positivo. Mesmo que esteja chateado, você deve começar sua carta com uma nota positiva. Você pode notar que é um cliente fiel ou que apreciou seus serviços no passado. A raiva tende a ser contraproducente e a ameaça velada de perder um cliente que, de outra forma, estava satisfeito motivará a empresa a tratar de sua reclamação.
    • Uma abordagem poderia ser "elogiar com maldade" ou elogiar primeiro e depois reclamar em segundo lugar. Por exemplo, você pode começar sua carta dizendo "Como cliente de longa data da sua empresa, geralmente fico impressionado com seus serviços. Infelizmente, não posso mais dizer que esse é o caso, pois o último serviço que recebi foi extremamente insatisfatório."
    • Se você for um cliente pela primeira vez, pode começar afirmando um aspecto positivo do produto ou serviço ou enfatizando seu entusiasmo. Um exemplo de linha de abertura é: "Fiquei animado para experimentar seus serviços" ou "Seu produto foi recomendado por vários amigos, mas no final fiquei desapontado."
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    Especifique todos os detalhes importantes. Esta etapa é especialmente importante se você estiver escrevendo para uma empresa maior que pode ter problemas para identificar sua transação específica. Informações importantes podem incluir números de pedidos, números ou identificações de clientes ou nomes das pessoas com quem você falou.
    • Guarde todos os recibos, e-mails ou qualquer outra evidência de interações anteriores, pois a empresa pode solicitar esses materiais para avançar no tratamento de sua reclamação. Sempre que você falar com um representante de atendimento ao cliente, certifique-se de pedir e anotar o nome dele para que você possa mencioná-lo em sua carta como mais uma prova das etapas que você executou antes de escrever a carta.
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    Expresse sua reclamação de forma clara e concisa. Forneça detalhes sobre sua insatisfação com a compra ou experiência geral. Escreva sobre quaisquer dificuldades inesperadas ou danos à mercadoria.
    • Por exemplo, em vez de apenas escrever que recebeu um item danificado, explique exatamente como o item foi danificado e também esclareça por que o dano não é sua culpa. Dessa forma, você pode evitar preventivamente quaisquer tentativas da empresa de culpá-lo por causar o dano.
      • Uma descrição de amostra poderia ser: "Abri a embalagem que continha minha compra e descobri que alguns pedaços haviam se quebrado, pois não havia isopor ou outro material de embalagem para proteger o item durante o envio."
    • Se você está reclamando por nunca ter recebido um item ou um serviço incompleto, adicione quaisquer detalhes que você possa imaginar que deixem claro o motivo da falha da empresa. Por exemplo, você pode escrever: "Disseram-me para estar em casa durante as 12h00 e 18h00, mas os militares nunca chegaram e ainda fui cobrado pelo serviço. Não se deve esperar que eu pague por um serviço que nunca recebido."
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    Especifique o que você deseja. Indique claramente se deseja um reembolso, substituição ou qualquer outra coisa que considere ser uma compensação adequada. Deixar claras as suas expectativas ajudará a empresa a saber o que pode fazer para torná-lo um cliente satisfeito.
    • Ao escrever sobre sua insatisfação, muitas pessoas tendem a se esquecer de pedir uma compensação específica em suas cartas. Lembre-se de que seu objetivo final é receber compensação, não apenas desabafar.
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    Estabeleça um prazo no qual você espera uma resposta razoável. Lembre-se de que algumas empresas podem demorar mais para responder, principalmente se for uma empresa menor que não tenha um departamento específico para lidar com as reclamações dos clientes.
    • Algumas empresas maiores podem ter escrito políticas em seus sites para que você saiba quanto tempo você deve esperar por uma resposta. No entanto, se você não conseguir encontrar informações sobre o que é um tempo de espera razoável, tente ligar para o atendimento ao cliente ou os proprietários da empresa (se for uma empresa menor). Se você não puder entrar em contato com ninguém, espere esperar entre duas semanas a um mês por uma resposta.
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    Conclua a carta com os pontos mais importantes. Você deve encerrar a carta com uma breve declaração, enfatizando novamente seu interesse em chegar a uma solução mutuamente satisfatória. Mantenha a carta o mais direta e curta possível (uma página é o ideal), pois as empresas podem ignorar cartas muito longas.
    • Use a lei a seu favor. Uma maneira de encerrar sua carta é lembrando a empresa de seus direitos como consumidor. Um direito do consumidor cada vez mais reconhecido é o direito de ser ouvido, o que significa que as preocupações e interesses dos consumidores devem ser ouvidos e protegidos. Lembrar à empresa que você tem a lei a seu lado irá incentivá-la a abordar sua preocupação de forma rápida e satisfatória para evitar uma batalha legal em potencial.
    • Uma possível conclusão para sua carta poderia ser: "Visto que recebi um item totalmente novo em um estado quebrado / insatisfatório sem culpa minha, espero um reembolso imediato e total. Como consumidor, é meu direito legal receber o que comprei em condições de funcionamento e, caso isso não ocorra, para o meu pagamento ser integralmente reembolsado. "
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    Certifique-se de incluir informações de contato completas. Datar sua carta e incluir um endereço de retorno junto com números de conta e qualquer outra informação útil é crucial. Se você não fornecer informações suficientes, a empresa pode não ter como responder a você.
    • Ao assinar a carta, escreva seu número de telefone completo, endereço de e -mail e endereço residencial abaixo. Dessa forma, a empresa não terá desculpa para não entrar em contato com você da maneira que for mais conveniente para ela.
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    Formate sua carta com orientações formais. As cartas formais incluem informações de contato, uma saudação formal e um tom profissional.
      • Ao fechar a carta, escreva "Atenciosamente", "Atenciosamente" ou uma declaração formal semelhante antes de escrever seu nome.
      • Não inclua nenhum pós-escrito, que geralmente só é apropriado em cartas informais. Além disso, qualquer informação que você precise transmitir já deve estar no corpo da carta, portanto, um pós-escrito deve ser desnecessário.

Parte 3 de 3: obtendo os resultados desejados

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    Escreva a carta mais cedo ou mais tarde. Quanto mais você esperar, menor será a probabilidade de a empresa atender à sua reclamação. Escreva e envie sua carta assim que decidir que está insatisfeito com a transação ou entrega de produtos ou serviços.
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    Como posso escrever uma carta para uma empresa que faz declarações de impostos dizendo que quero um reembolso?
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    Guarde uma cópia da carta e todas as informações que você enviou à empresa. Você pode consultar esta cópia ao falar com a empresa para finalizar quaisquer acordos.
    • Se você receber uma carta padrão em resposta, não desista. Em vez disso, ligue para o atendimento ao cliente ou a pessoa com quem você falou antes de escrever a carta para que saibam que você não está satisfeito com a resposta das ações e que gostaria que eles reavaliassem sua reclamação. Às vezes, as empresas esperam que os clientes simplesmente desistam ao receber uma carta padrão, mas se você continuar a criar confusão, eles levarão sua preocupação mais a sério.
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    Seja cortês e profissional. Se você não obtiver imediatamente o resultado desejado, não deixe sua frustração tirar o melhor de você. Ser sarcástico ou zangado apenas tornará a pessoa com quem você está se comunicando menos ansiosa para ajudar a resolver o problema.

Pontas

  • Ligue para a empresa se não tiver recebido uma resposta durante o prazo indicado em sua carta. A maioria das empresas acusará o recebimento de sua reclamação. No entanto, se você não receber nenhuma resposta após duas semanas a um mês, ligue novamente para certificar-se de que a empresa recebeu sua carta.

Perguntas e respostas

  • Como posso escrever uma carta para uma empresa que faz declarações de impostos dizendo que quero um reembolso?
    Só porque você deseja uma restituição de imposto, não significa que você tem direito a ela. Se a empresa cobrou seus impostos, você deveria ter obtido uma cópia da declaração que foi preenchida para você e, se você tivesse direito a uma devolução, o governo deveria ter enviado a você em cheque ou depósito direto. A empresa que apresentou seus impostos não paga você.
  • Como posso escrever um e-mail para meu cliente para substituir um reembolso e devolução?
    Prezado (nome aqui), Não posso oferecer um reembolso, mas posso oferecer uma troca completa pelo widget que você comprou. Por favor contate-me se você tiver alguma pergunta. Atenciosamente, Jon Dere.
  • Como peço um depósito não reembolsável de uma faculdade?
    Pense por que esse depósito não pode ser reembolsado e por quê. A resposta pode ser muito difícil para reembolsar o depósito original, mas explicar a principal consequência do motivo pelo qual você deseja o reembolso é uma fonte útil. Lembre-se de se apresentar educadamente, usar palavras claras, fazer sentido e, o mais importante, entender por que deseja um reembolso.
Perguntas não respondidas
  • Como posso escrever uma carta ao diretor informando que vou pagar o dinheiro depois de duas semanas?
  • Como escrevo uma carta pedindo reembolso se não recebi a mercadoria e paguei adiantado?
  • Como posso escrever uma carta de reembolso de pagamento a maior de um provedor de cuidados de saúde?
  • Como peço um reembolso por serviços parcialmente usados?
  • Como faço para devolver mercadorias para uma fábrica?

Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
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