Como escrever um procedimento operacional padrão?

Para escrever um Procedimento Operacional Padrão, ou SOP, comece descrevendo o propósito do processo, seus limites e como ele é usado. Em seguida, cubra a metodologia para concluir o processo, incluindo qualquer equipamento que seja necessário. Esclareça quaisquer abreviações, acrônimos ou termos incomuns. Liste claramente todos os avisos de saúde e segurança, ao lado das etapas relevantes e novamente em sua própria seção. Inclua uma seção que cobre tudo o que pode dar errado e como consertá-lo e finalize com uma seção de controle de qualidade e todas as referências usadas. Para obter informações sobre como fazer com que seu SOP seja revisado pelos trabalhadores e pela Garantia de Qualidade, continue lendo!

Como faço um procedimento operacional padrão para novos professores admitidos na escola
Como faço um procedimento operacional padrão para novos professores admitidos na escola?

Um Procedimento Operacional Padrão (SOP) é um documento que consiste em informações passo a passo sobre como executar uma tarefa. Um SOP existente pode precisar apenas ser modificado e atualizado, ou você pode estar em um cenário em que terá que escrever um do zero. Parece assustador, mas na verdade é apenas uma lista de verificação. Veja a Etapa 1 para fazer a bola rolar.

Parte 1 de 3: formatando seu sop

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    Escolha o seu formato. Não existe uma maneira certa ou errada de escrever um SOP. No entanto, sua empresa provavelmente tem vários SOPs que você pode consultar para obter diretrizes de formatação, descrevendo como eles preferem que seja feito. Se for esse o caso, use os SOPs pré-existentes como modelo. Caso contrário, você tem algumas opções:
    • Um formato de etapas simples. Isso é para procedimentos de rotina que são curtos, têm poucos resultados possíveis e são justos. Além da documentação necessária e das diretrizes de segurança, é apenas uma lista de frases simples dizendo ao leitor o que fazer.
    • Um formato de etapas hierárquicas. Isso geralmente é para procedimentos longos - aqueles com mais de dez etapas, envolvendo algumas decisões a serem tomadas, esclarecimento e terminologia. Normalmente, trata-se de uma lista de etapas principais, todas com subetapas em uma ordem muito particular.
    • Um formato de fluxograma. Se o procedimento for mais parecido com um mapa com um número quase infinito de resultados possíveis, um fluxograma pode ser sua melhor aposta. Este é o formato que você deve escolher quando os resultados nem sempre são previsíveis.
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    Considere seu público. Existem três fatores principais a serem levados em consideração antes de escrever seu SOP:
    • Conhecimento prévio do seu público. Eles estão familiarizados com sua organização e seus procedimentos? Eles conhecem a terminologia? Seu idioma precisa corresponder ao conhecimento e ao investimento do leitor.
    • As habilidades linguísticas do seu público. Existe alguma chance de pessoas que não falam sua língua estarem "lendo" seu SOP? Se isso for um problema, é uma boa ideia incluir muitas imagens e diagramas com anotações.
    • O tamanho do seu público. Se várias pessoas ao mesmo tempo estiverem lendo seu SOP (aquelas em funções diferentes), você deve formatar o documento mais como uma conversa em uma peça: o usuário 1 conclui uma ação, seguido pelo usuário 2 e assim por diante. Dessa forma, cada leitor pode ver como ele é uma peça integrante da máquina bem oleada.
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    Considere seu conhecimento. O que se resume a isso: você é a melhor pessoa para escrever isso? Você sabe o que o processo envolve? Como isso pode dar errado? Como torná-lo seguro? Do contrário, talvez seja melhor entregá-lo a outra pessoa. Um SOP mal escrito - ou, o que é mais, impreciso - não só reduzirá a produtividade e levará a falhas organizacionais, mas também pode ser inseguro e ter impactos adversos em qualquer coisa, desde sua equipe até o meio ambiente. Resumindo, não é um risco que você deva correr.
    • Se este é um projeto que você foi designado e se sente compelido (ou obrigado) a concluir, não hesite em pedir ajuda àqueles que completam o procedimento diariamente. Conduzir entrevistas é uma parte normal de qualquer processo de criação de SOP.
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    Decida entre um SOP curto ou longo. Se você estiver escrevendo ou atualizando um SOP para um grupo de indivíduos familiarizados com protocolo, terminologia, etc., e apenas se beneficiaria de um SOP curto e rápido que é mais como uma lista de verificação, você poderia escrevê-lo resumidamente.
    • Além do propósito básico e das informações relevantes (data, autor, ID #, etc.), é realmente apenas uma pequena lista de etapas. Quando nenhum detalhe ou esclarecimento é necessário, este é o caminho a percorrer.
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    Mantenha seu propósito SOP em mente. O que é óbvio é que você tem um procedimento dentro de sua organização que se repete indefinidamente. Mas há uma razão específica pela qual este SOP é particularmente útil? É necessário enfatizar a segurança? Medidas de conformidade? É usado para treinamento ou no dia-a-dia? Aqui estão algumas razões pelas quais seu SOP é necessário para o sucesso de sua equipe:
    • Para garantir que os padrões de conformidade sejam atendidos
    • Para maximizar os requisitos de produção
    • Para garantir que o procedimento não tenha impacto adverso no meio ambiente
    • Para garantir a segurança
    • Para garantir que tudo corra de acordo com o cronograma
    • Para evitar falhas na fabricação
    • Para ser usado como documento de treinamento
      • Se você souber o que seu SOP deve enfatizar, será mais fácil estruturar sua redação em torno desses pontos. Também é mais fácil ver o quão importante é o seu SOP.
Como faço um procedimento operacional padrão para os visitantes
Como faço um procedimento operacional padrão para os visitantes?

Parte 2 de 3: escrevendo seu sopro

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    Cubra o material necessário. Em geral, os SOPs técnicos consistirão em quatro elementos além do procedimento em si:
    • Página de título. Isso inclui 1) o título do procedimento, 2) um número de identificação do SOP, 3) data de emissão ou revisão, 4) o nome da agência / divisão / filial a que o SOP se aplica e 5) as assinaturas daqueles que prepararam e aprovado do SOP. Isso pode ser formatado como quiser, desde que as informações sejam claras.
    • Índice. Isso só é necessário se o seu SOP for muito longo, permitindo facilidade de referência. Um esboço padrão simples é o que você encontrará aqui.
    • Garantia de qualidade / controle de qualidade. Um procedimento não é um bom procedimento se não puder ser verificado. Tenha os materiais e detalhes necessários fornecidos para que o leitor possa ter certeza de que obteve os resultados desejados. Isso pode ou não incluir outros documentos, como amostras de avaliação de desempenho.
    • Referência. Certifique-se de listar todas as referências citadas ou significativas. Se você fizer referência a outros SOPs, certifique-se de anexar as informações necessárias no apêndice.
      • Sua organização pode ter um protocolo diferente deste. Se já houver SOPs preexistentes aos quais você pode se referir, abandone essa estrutura e siga o que já existe.
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    Para o procedimento em si, certifique-se de cobrir o seguinte:
    • Escopo e aplicabilidade. Em outras palavras, descreva o propósito do processo, seus limites e como ele é usado. Inclui padrões, requisitos regulatórios, funções e responsabilidades, e entradas e saídas.
    • Metodologia e procedimentos. A essência do problema - liste todas as etapas com os detalhes necessários, incluindo o equipamento necessário. Cubra procedimentos sequenciais e fatores de decisão. Aborde o "e se" e as possíveis interferências ou considerações de segurança.
    • Esclarecimento da terminologia. Identifique acrônimos, abreviações e todas as frases que não estão na linguagem comum.
    • Avisos de saúde e segurança. Para ser listado em sua própria seção e ao lado das etapas em que é um problema. Não ignore esta seção.
    • Equipamentos e suprimentos. Lista completa do que é necessário e quando, onde encontrar equipamentos, padrões de equipamentos, etc.
    • Cuidados e interferências. Basicamente, uma seção de solução de problemas. Cubra o que pode dar errado, o que observar e o que pode interferir no produto final ideal.
      • Dê a cada um desses tópicos sua própria seção (geralmente denotada por números ou letras) para evitar que seu SOP seja prolixo e confuso e para permitir uma referência fácil.
      • Esta não é de maneira alguma uma lista exaustiva; esta é apenas a ponta do iceberg processual. Sua organização pode especificar outros aspectos que requerem atenção.
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    Faça sua escrita concisa e fácil de ler. Provavelmente, seu público não está escolhendo ler isso por diversão. Você deseja mantê-lo curto e claro - caso contrário, a atenção deles se desviará ou eles acharão o documento formidável e difícil de entender. Em geral, mantenha suas frases o mais curtas possível.
    • Aqui está um exemplo ruim: certifique-se de limpar toda a poeira dos dutos de ar antes de começar a usá-los.
    • Aqui está um bom exemplo: Aspire toda a poeira dos poços de ar antes de usar.
    • Em geral, não use "você". Deve estar implícito. Fale na voz ativa e comece suas frases com verbos de comando.
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    Se necessário, entreviste o pessoal envolvido no processo sobre como eles executam a tarefa. A última coisa que você deseja fazer é escrever um SOP que seja totalmente impreciso. Você está comprometendo a segurança de sua equipe, sua eficácia, seu tempo, e está seguindo um processo estabelecido e não prestando atenção a ele - algo que seus colegas de equipe podem achar um pouco ofensivo. Se precisar, faça perguntas! Você quer fazer isso direito.
    • Claro, se você não sabe, pergunte a várias fontes, cobrindo todas as funções e responsabilidades. Um membro da equipe não pode seguir o procedimento operacional padrão ou outro pode estar envolvido apenas em uma parte da escritura.
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    Divida grandes pedaços de texto com diagramas e fluxogramas. Se você tiver uma ou duas etapas que sejam particularmente intimidantes, torne-as fáceis para seus leitores com algum tipo de gráfico ou diagrama. Isso torna mais fácil de ler e dá à mente um breve hiato de tentar entender tudo. E parecerá mais completo e bem escrito para você.
    • Não inclua isso apenas para aumentar seu SOP; só faça isso se necessário ou se estiver tentando preencher uma lacuna de idioma.
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    Certifique-se de que cada página tenha notação de documento de controle. Seu SOP é provavelmente um dos muitos SOPS - por causa disso, espero que sua organização tenha algum tipo de banco de dados maior catalogando tudo dentro de um determinado sistema de referência. Seu SOP faz parte deste sistema de referência e, portanto, precisa de algum tipo de código para ser localizado. É aí que entra a notação.
    • Cada página deve ter um título curto ou ID #, um número de revisão, data e "página # de #" no canto superior direito (para a maioria dos formatos). Você pode ou não precisar de uma nota de rodapé (ou tê-la na nota de rodapé), dependendo das preferências de sua organização.
Como obtenho ajuda ao preparar um procedimento operacional padrão
Como obtenho ajuda ao preparar um procedimento operacional padrão?

Parte 3 de 3: garantindo sucesso e precisão

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    Teste o procedimento. Se você não quiser testar seu procedimento, provavelmente não o escreveu bem o suficiente. Faça com que alguém com um conhecimento limitado do processo (ou uma pessoa representativa do leitor normal) use seu SOP para orientá-los. Quais problemas eles encontraram? Se houver, trate-os e faça as melhorias necessárias.
    • É melhor ter um punhado de pessoas testando seu SOP. Diferentes indivíduos terão diferentes problemas, permitindo uma ampla variedade de respostas (esperançosamente úteis)
    • Certifique-se de testar o procedimento em alguém que nunca o fez antes. Qualquer pessoa com conhecimento prévio estará contando com o conhecimento deles para realizá-los e não com o seu trabalho, anulando assim o propósito.
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    Faça com que o POP seja revisado por aqueles que realmente executam o procedimento. No final do dia, realmente não importa o que seus chefes pensam do SOP. São aqueles que realmente fazem o trabalho que importa. Portanto, antes de enviar seu trabalho para superiores, mostre suas coisas para aqueles que farão (ou farão) o trabalho. O que eles acham?
    • Permitir que eles se envolvam e sintam que fazem parte do processo os tornará mais propensos a aceitar este SOP no qual você está trabalhando. E eles inevitavelmente terão ótimas ideias!
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    Faça com que o SOP seja revisado por seus consultores e pela equipe de garantia de qualidade. Assim que a equipe autorizar você, envie-o para seus consultores. Eles provavelmente terão menos informações sobre o conteúdo real em si, mas eles vão deixar você saber se ele atende aos requisitos de formatação, se há algo que você perdeu e o protocolo para tornar tudo oficial e inserir no sistema.
    • Direcione o SOP para aprovações usando sistemas de gerenciamento de documentos para garantir trilhas de auditoria das aprovações. Isso varia de organização para organização. Basicamente, você deseja que tudo atenda às diretrizes e regulamentações.
    • As assinaturas serão necessárias e a maioria das organizações hoje em dia não tem problemas em aceitar assinaturas eletrônicas.
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    Depois de aprovado, comece a implementar seu SOP. Isso pode envolver a execução de um treinamento formal para o pessoal afetado (por exemplo, treinamento em sala de aula, treinamento baseado em computador, etc.) ou pode significar que seu papel está pendurado no banheiro. Seja o que for, coloque seu trabalho lá fora! Você trabalhou para isso. É hora de reconhecimento!
    • Certifique-se de que seu SOP permaneça atualizado. Se ele ficar desatualizado, atualize-o, obtenha as atualizações reaprovadas e documentadas e redistribua o SOP conforme necessário. A segurança, a produtividade e o sucesso de sua equipe são importantes para ele.
Como faço um procedimento operacional padrão para uma indústria de alimentos
Como faço um procedimento operacional padrão para uma indústria de alimentos?

Pontas

  • Lembre-se de envolver as partes interessadas sempre que possível, para que o processo documentado seja o processo real.
  • Use um inglês simples para explicar as etapas.
  • Certifique-se de que o histórico do documento seja documentado para cada alteração de versão.
  • Verifique se existe uma versão antiga do SOP antes de escrever a sua. Você pode apenas conseguir fazer algumas alterações rápidas. No entanto, certifique-se de ainda documentá-los!
  • Use fluxogramas e representações pictóricas para que o leitor tenha clareza sobre o processo.
  • Faça com que as pessoas revisem seu documento antes de obter aprovação.
  • Verifique a clareza. Certifique-se de que não haja várias interpretações. Mostre o procedimento a alguém que não esteja familiarizado com o processo e peça-lhe que diga o que acha que diz; você pode se surpreender.

Perguntas e respostas

  • Como faço um procedimento operacional padrão para minha instalação?
    Pense em todas as tarefas que você completa em suas instalações e escreva-as passo a passo.
  • Um amigo de meu tio solicitou minha ajuda para escrever um SOP para uma empresa bancária. Por onde começo?
    Minha recomendação "inicial": é importante saber o propósito do seu SOP - o "porquê" de criá-lo. Não sou banqueiro, mas imagino que um SOP para uma instituição financeira deve incluir todos os procedimentos bancários (ou seja, abrir negócios, manutenção de gaveta de dinheiro, manuseio / contagem de dinheiro, excesso de dinheiro, depósitos, retiradas, fechamento, etc.). Ter essas instruções passo a passo para as diferentes responsabilidades de um indivíduo (e que posição cumpre quais funções e responsabilidades) fornecerá uma direção clara. Um SOP fornece orientação em preto e branco para funcionários (novos e antigos), bem como temporários.
  • Como faço para criar o SOP ID #? Importa a letra que coloco?
    Geralmente, há um documento mestre que possui detalhes de todos os SOPs em uso, com número, título, breve descrição, etc. assim que um documento é aprovado pela qualidade, ele é inserido no mestre e recebe um número com base no esquema de numeração predefinido.
  • Onde um procedimento operacional padrão deve ser mantido e por quanto tempo?
    Dependendo do setor em que você está, onde um SOP é mantido é determinado pela equipe de garantia de qualidade da sua empresa, departamento de assuntos regulatórios ou possivelmente pela equipe jurídica. Por quanto tempo você mantém um SOP é determinado pelas políticas da sua empresa e quaisquer padrões das organizações regulatórias que sua empresa deve cumprir.
  • Qual é a melhor maneira de testar SOPs e obter feedback?
    Faça com que outras pessoas examinem os SOPs e critiquem suas informações e etapas. É melhor ter pessoas de vários níveis de experiência percorrendo-o para garantir que seja acessível a todos.
  • Como faço para escrever um procedimento para prazos?
    Ao escrever o objetivo do projeto, inclua o prazo de conclusão como parte do cronograma do projeto. Por exemplo, se você estiver enviando um contrato para concluir a auditoria de um provedor, deverá declarar: "Quatro auditorias de pacientes concluídas em um período de uma semana." Se você estiver firmando um contrato com outra parte, o contrato declararia: "Acordo de quatro auditorias a serem concluídas até [a data]."
  • Os POPs devem incluir medidas de ingredientes secretos especificamente?
    Os SOPs devem cobrir o básico, não receitas específicas. O SOP, neste caso, declararia: "Combine os ingredientes de acordo com a receita".
  • Onde devo escrever o número do procedimento?
    Isso faz parte do formato SOP e pode ser encontrado no topo das páginas do SOP como um cabeçalho.
Perguntas não respondidas
  • Como faço um procedimento operacional padrão para novos professores admitidos na escola?
  • Como faço um procedimento operacional padrão para os visitantes?
  • Como obtenho ajuda ao preparar um procedimento operacional padrão?
  • Existem SOPs para projetos ou um SOP apenas para atividades operacionais?
  • Como faço um procedimento operacional padrão para uma indústria de alimentos?

Comentários (30)

  • hugo64
    Nunca escrevi um SOP antes, mas este artigo me deu um guia. Obrigada.
  • yara29
    A nova unidade para a qual estou trabalhando atualmente não tem procedimentos padronizados para o enfermeiro ou os assistentes médicos. As instruções neste artigo me ajudaram a desenvolver um procedimento padronizado para os procedimentos básicos do consultório, bem como as etapas em que o médico executa.
  • haliewest
    Me ajudou a preparar SOPs para meu cliente. Eu li e entendi as dicas para escrever SOPs e suas etapas. Obrigado.
  • leo41
    Me ajudou muito. Tenho que desenvolver SOPs para meu cliente. Essas diretrizes forneceram uma orientação. Obrigado.
  • hilljason
    Ótimo artigo! Gostei dos detalhes e das referências úteis. Obrigado, foi muito útil!
  • moraisvioleta
    Estou criando nosso primeiro manual de procedimentos para nossa pequena vinícola. Seu formato é fácil de entender e claro. Obrigada!
  • johnsonquentin
    Isso me ajudou muito sobre o método para fazer um procedimento. Muito obrigado.
  • ciceroconnelly
    Eu precisava criar um SOP do zero para explicar ao departamento de saúde quais seriam as etapas para operar e operar um carrinho de comida móvel.
  • vitoria18
    Eu precisava de uma atualização sobre como escrever um SOP para minha empresa. Este artigo foi perfeito; obrigado!
  • chloebutler
    É fácil e necessário, principalmente as imagens que atraem uma leitura com rápido entendimento.
  • zgraham
    Achei extremamente útil e engenhoso. Adorei e voltarei a este site para obter mais material de qualidade como este que tem substância.
  • welchemerson
    Foi muito desafiador para mim escrever um SOP para a organização para a qual trabalho, até que encontrei esta sua obra-prima. Com o conhecimento adquirido, comecei a escrever um e espero que, após a leitura do meu gerente, eu consiga navegar.
  • ldaniel
    Esta é uma informação excelente para eu implementar como consultor. Obrigado pela postagem.
  • hoppegina
    Atualmente estou trabalhando em um SOP para a unidade de logística que atualmente administro em uma empresa de logística marítima. Devo dizer que o guia realmente ajudou. Obrigado rapazes!
  • courtney98
    Minha formação e conhecimento em meu setor são vastos até certo ponto, mas nunca fiz um SOP. Eu estava procurando uma orientação. Isso pode me ajudar a completar o que me foi pedido para fazer. Obrigada.
  • vmraz
    Me deu uma boa visão geral do SOP. Fácil de entender e também tinha um exemplo útil, quase um modelo, para escrever novos SOPs do zero.
  • boyd06
    É a primeira vez que tentarei criar um SOP para meu departamento de qualidade e realmente aprecio as diretrizes. Espero poder fazer um bom trabalho nisso.
  • vicentecorreia
    Eu mal tinha ideia de um SOP antes de ler este artigo. No entanto, passar por isso despertou meu interesse em aprender mais sobre os SOPs.
  • irisgarcia
    Foi ótimo e detalhado. Desejo que você forneça um exemplo de SOP para diferentes usos.
  • knightrob
    Artigo muito útil. Estou trabalhando em alguns SOPs para uma organização sem fins lucrativos e foi uma boa atualização, pois já faz algum tempo. Obrigada!
  • guilherme33
    Forma ordenada de pensar estimulada por seu artigo. É bom ouvir do proprietário o que ele quer que aconteça.
  • claudio45
    Fiquei impressionado com o projeto de atualização de procedimentos e não tinha certeza por onde começar. Isso me ajudou a ficar um pouco mais focado e organizado. Obrigado!
  • oteixeira
    Orientação muito útil e fácil de seguir. Estou criando o SOP para a empresa para a qual trabalho e estou começando do zero, então foi como ganhar na loteria de material de treinamento.
  • marleefeeney
    Visão geral simples que forneceu uma grande visão. Parece que é muito mais fácil começar agora.
  • khanthomas
    Muito útil e informativo. Deu-me uma ideia geral de como começar e onde me concentrar.
  • danteguerra
    Cada membro envolvido na gestão organizacional ou um membro da equipe precisa ler este artigo. Muito obrigado por conduzir o QC para casa.
  • rmuller
    Tentando estabelecer um manual de procedimentos de redação para uma pequena empresa. Isso ajudou simplesmente a nos colocar no caminho certo para um manual de instruções.
  • tdarosa
    Eu precisava de orientação para uma referência rápida para um processo que realizo diariamente para ajudar os auditores a entender o fluxo de trabalho para uma contabilidade precisa.
  • grahamoliver
    Esta é uma informação muito bem pensada e detalhada. Vim aqui pela primeira vez e achei muito útil. Mantem!
  • lindchaya
    Este modelo e as instruções me ajudaram tremendamente. Eu estava com o cérebro paralisado e desconfortável em iniciar os SOP para minha posição multifacetada como Administrador de Benefícios a Funcionários. Este artigo acendeu a lâmpada para mim. Isso me ajudou a aceitar o desafio e me desvencilhei.
Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
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