Como escrever um e-mail profissional?
Para escrever um e-mail profissional, comece abrindo seu e-mail com uma saudação formal seguida do nome do destinatário, como "Prezado Sr. Smith". Se você não souber o nome do destinatário, pode abrir com "A quem possa interessar". Em seguida, indique o motivo do e-mail e tente comunicar tudo o que você precisa dizer em 5 frases ou menos, se possível. Em seguida, encerre seu e-mail com um fechamento formal, como "Atenciosamente" ou "Atenciosamente". Finalmente, adicione seu nome, cargo e informações de contato abaixo do fechamento. Para saber como endereçar um e-mail profissional, continue lendo!
Para escrever um e-mail profissional, comece abrindo seu e-mail com uma saudação formal seguida pelo nome do destinatário, como "Prezado Sr. Smith".
O e-mail é uma parte importante da comunicação empresarial, por isso é fundamental acertar. Embora os e-mails geralmente não sejam tão formais quanto cartas, eles devem ser profissionais e apresentar uma boa imagem de você e de sua empresa, comunidade ou posição. Siga as etapas neste tutorial para criar emails comerciais que sejam fiéis à etiqueta e garantam profissionalismo.
Parte 1 de 3: endereçamento do e-mail
- 1Endereço seu e-mail. Digite o endereço de e-mail do destinatário no campo Para. Use o campo Para se quiser enviar um e - mail aos contatos enquanto incentiva sua resposta.
- Este campo é para pessoas que a mensagem afeta diretamente. Se você está esperando que alguém faça algo em resposta ao seu e-mail, essa pessoa deve estar no campo Para.
- É uma boa ideia incluir todas as pessoas em seu campo Para na linha de abertura de seu e-mail. Dessa forma, você envolve todos na conversa desde o início e informa a todos sobre quem mais está envolvido na conversa.
- Se você incluiu mais de quatro pessoas no campo Para, dirija-se ao grupo como um todo iniciando seu e-mail com algo como "Olá, equipe ou" Bom dia a todos ",
- O campo Para pode ser usado para quantos endereços você desejar. Lembre-se de que todos os que estão diretamente envolvidos e precisam agir devem ser incluídos no campo Para.
- 2Use o campo cc (opcional). O campo Cc (ou Carbon Copy) é usado como uma forma de manter outras pessoas "informadas" sem a obrigação ou exigência de responder ou tomar medidas sobre o assunto. Pense no campo Cc como um FYI para distribuir informações ou atualizações relevantes a vários associados que precisam apenas dar uma olhada neles. Para adicionar endereços ao campo Cc, basta clicar no campo Cc e digitar quantos endereços desejar.
- Ao efetuar Cc em vários associados, cada destinatário terá acesso à lista de Cc's de e-mail.
- 3Use o campo cco (opcional). O objetivo principal do campo Cco é enviar um e-mail a um grupo de contatos que não se conhecem. O campo Cco (Blind Carbon Copy) permite que você envie uma mensagem para vários contatos sem que eles saibam quem mais recebeu a mensagem. Para adicionar endereços ao campo Cco, basta clicar no campo e digitar cada e-mail que deseja incluir.
- Use o campo Cco para enviar um e-mail a vários associados que não se conhecem. Isso protege a privacidade de cada destinatário, mantendo a lista de destinatários visível apenas para o remetente e não para cada destinatário.
- Use o campo Cco ao enviar um e-mail para centenas de pessoas.
- Seus contatos poderão ver qualquer pessoa para quem o e-mail foi enviado nos campos Para ou Cc, mas não no campo Cco.
- 4Responda a um e-mail cc. Se você estiver incluído em um e-mail Cc, provavelmente você fará parte de um punhado de outros associados, todos incluídos na conversa, e o remetente pode não estar procurando ou esperando uma resposta de nenhum de vocês. Se você precisar responder, pense na natureza de sua resposta e a quem ela se aplica. Você pode escolher "Responder ao remetente" se tiver apenas uma nota para o redator original do e-mail ou pode "Responder a todos" apenas se a informação for relevante para todos os envolvidos na conversa.
- Somente quando seus comentários forem importantes para todo o grupo, você usará o campo "Responder a todos".
- Tenha cuidado ao escolher responder a todos os destinatários do e-mail. Você deve evitar inundar as caixas de entrada de outras pessoas com informações irrelevantes sempre que possível.
- 5Responda a um e-mail cco. Se você foi incluído em um e-mail Cco, você só terá a opção de responder ao remetente do e-mail e não poderá ver a lista de outros destinatários que também receberam um Cco. Basta clicar no botão Responder para escrever um e-mail para o remetente.
- 6Use um cabeçalho de assunto curto e preciso. Use o mínimo de palavras possível para descrever o tópico ou a natureza do seu e-mail. Experimente coisas como:
- " Atualização da Reunião de Liderança "
- "Problema com relação aos intervalos para almoço"
- "Visão geral da reunião em 12 de março"
Isso o ajudará a evitar bate-papos ociosos e ir direto ao assunto para um e-mail mais profissional.
Parte 2 de 3: redigindo o e-mail
- 1Atenha-se a uma estrutura padrão. Ao abordar um e-mail profissional, é importante mantê-lo limpo, curto e claro. Diga o que precisa ser dito e continue assim. Você pode desenvolver sua própria estrutura que funcione melhor para você. Aqui está uma estrutura básica a ser considerada:
- Sua saudação
- Uma brincadeira
- Seu propósito
- Um apelo à ação
- Uma mensagem de encerramento
- Sua assinatura
- 2Escreve seu cumprimento. Para manter as coisas profissionais e sofisticadas, sempre abra seu e-mail com uma saudação formal, como "Prezado Sr. Lu". Dependendo de seu relacionamento com o destinatário, você pode tratá-lo conforme o esperado, com o nome completo e o cargo ou apenas o primeiro nome.
- Se o seu relacionamento for muito casual, você pode até dizer: "Oi Gabe".
- Se você não souber o nome do destinatário, pode usar: "A quem possa interessar" ou "Prezado Senhor / Senhora".
- Se você estiver escrevendo um e-mail para um grupo de destinatários que incluiu no campo Para e solicitar uma resposta, cumprimente-os como um grupo (se o número de destinatários for quatro ou mais) ou inclua cada um de seus nomes na saudação.
- Se você estiver enviando um e-mail com Cc's, simplesmente dirija-se ao grupo como um todo se você tiver um grande número de destinatários; caso contrário, inclua o nome de cada destinatário na saudação.
- Se você estiver enviando um e-mail com BCCs, dirija-se ao grupo como um todo abrindo com algo como "Olá a todos".
- Se você está enviando um e-mail para alguém pela primeira vez, faça uma introdução breve e diga quem você é em uma frase. Por exemplo: "Foi ótimo conhecê-lo no [evento X]."
- Se você não tiver certeza se uma apresentação é necessária e se tiver contatado o destinatário antes, mas não tiver certeza se ele se lembra de você, pode deixar suas credenciais na assinatura do e-mail.
- 3Indique o motivo do seu e-mail. Se você está iniciando a linha de comunicação, é responsável por informar aos destinatários do que se trata o e-mail. É importante declarar seu propósito desde o início. Os parceiros de negócios vão querer ser capazes de ler seu e-mail rapidamente e ir direto ao ponto. Reserve um minuto para se perguntar por que está escrevendo e por que precisa que o destinatário o veja. Isso o ajudará a evitar bate- papos ociosos e ir direto ao assunto para um e-mail mais profissional. Este também é um bom momento para se perguntar: "Este e-mail é realmente necessário?" Novamente, apenas enviando e-mails que são absolutamente necessários mostra respeito pela pessoa que você está enviando. Quando estiver pronto para escrever seu e-mail, tente começar com algo como:
- "Estou escrevendo para perguntar sobre..."
- "Estou escrevendo em referência a..."
- "Por favor, reserve um tempo para examinar essas mudanças e oferecer-me seus comentários..."
- 4Agradeça ao destinatário (opcional). Se você está respondendo a uma pergunta de um cliente, ou se alguém respondeu a um de seus e-mails, você deve começar com uma linha de agradecimento. Por exemplo:
- "Obrigado por voltar para mim..."
- "Obrigado pela sua atenção neste assunto..."
- "Obrigado por entrar em contato com a Ocean Safari Scuba..."
- Agradecer ao leitor é uma ótima maneira de permanecer educado, profissional e ter boas relações com o destinatário.
- 5Mantenha o corpo do seu e-mail breve. Com e-mails comerciais, quanto menos incluir, melhor. Faça com que cada e-mail enviado seja apenas uma coisa. Se você precisar se comunicar sobre outro projeto, escreva outro e-mail.
- Tente comunicar tudo o que você precisa em apenas cinco frases. Diga tudo o que você precisa dizer e nada mais. Às vezes, será impossível limitar seu e-mail a apenas cinco frases. Não se preocupe se precisar incluir mais informações.
- No corpo do seu e-mail, inclua todas as informações relevantes e tudo o que você possa exigir dos destinatários.
- 6Inclua uma frase de chamariz (opcional). Se você precisa que o destinatário faça algo, não presuma que ele saberá o que fazer ou quando. Ajude-os delineando claramente o que você precisa. Diga algo como:
- "Você poderia me enviar esses arquivos até quinta-feira?"
- "Você poderia escrever isso nas próximas duas semanas?"
- "Por favor, escreva para Thomas sobre isso e me avise quando tiver feito isso."
- Estruturar sua solicitação como uma pergunta incentiva uma resposta. Você pode dizer: "Avise-me quando tiver feito isso."
- 7Adicione seu fechamento. Para manter seus e-mails profissionais, encerre seu e-mail com outro agradecimento ao leitor ou um adeus formal, como:
- "Obrigado pela sua paciência e cooperação"
- "Obrigado pela sua consideração"
- "Se você tiver alguma dúvida ou preocupação, não hesite em me avisar"
- "Estou ansioso para ouvir de você".
- Encerre seu e-mail com um fechamento adequado antes do seu nome, como "Atenciosamente" ou "Atenciosamente"
- Evite encerramentos casuais como "Cheers", a menos que você seja um bom amigo do leitor, pois esses tipos de encerramento são menos profissionais.
- 8Assine seu nome. Em um e-mail profissional, sua assinatura deve incluir o seguinte:
- Seu nome.
- Título do seu trabalho.
- Um link para seu site.
- Links para contas de mídia social (opcional).
- Informações de contato necessárias.
Se você está esperando que alguém faça algo em resposta ao seu e-mail, essa pessoa deve estar no campo Para.
Parte 3 de 3: envio do e-mail
- 1Simplifique seu e-mail se possível. Lembre-se de que seus destinatários estão ocupados e desejam obter rapidamente o conteúdo do e-mail. Dê um passo para trás e avalie seu e-mail. Aqui estão algumas coisas a considerar:
- Use frases, palavras e parágrafos curtos. Isso ajuda a tornar o e-mail rápido e fácil de ler e entender.
- Se for possível cortar uma palavra, corte-a. Reduza suas frases para o mais curto possível.
- 2Dê a seu e-mail uma revisão completa. Os e-mails profissionais requerem uma revisão cuidadosa. Leia seu e-mail em voz alta para você mesmo. Isso pode ajudá-lo a detectar muitos erros ortográficos e gramaticais. Pergunte a si mesmo:
- Meu e-mail está claro?
- Meu e-mail pode ser mal interpretado?
- Como soaria se eu fosse o destinatário?
- 3Mantenha o profissionalismo. Você não precisa mostrar sua personalidade em seu e-mail profissional. Se desejar, você pode deixar transparecer sutilmente através do seu estilo de escrita, mas fique longe de emoticons, abreviações de bate-papo (como LOL) ou fontes e fundos coloridos.
- O único momento em que é apropriado usar emoticons ou abreviações de bate-papo é quando você está espelhando a linguagem do e-mail da pessoa para quem está escrevendo.
- Escreva como você fala. Isso pode ajudá-lo a manter seu e-mail curto, amigável e pessoal.
- Não diga nada em um e-mail que você não diria ao destinatário pessoalmente.
- 4Envie seu e-mail. Depois de revisar seu e-mail, incluir todas as informações necessárias e adicionar cada destinatário ao campo apropriado, clique no botão enviar.
Para manter as coisas profissionais e sofisticadas, sempre abra seu e-mail com uma saudação formal, como "Prezado Sr. Lu".
- Se você puder dizer algo positivo sobre o destinatário ou o trabalho dele, faça-o. Suas palavras não serão perdidas.
- Lembre-se de que as pessoas desejam ler e-mails rapidamente, portanto, use frases curtas e claras.
- Quer melhorar a redação de e-mails? Tente escrever sua mensagem como se ela fosse encaminhada ao CEO. Isso ajuda você a manter seu tom e linguagem consistentes e profissionais.
- Configure uma assinatura. É uma forma abreviada de compartilhar informações que você deve incluir em todos os e-mails. Ao colocar essas informações em sua assinatura, você mantém o corpo de seus e-mails curto.
- Preste muita atenção à gramática, ortografia e pontuação para apresentar uma imagem profissional de si mesmo e de sua empresa.
- Se o destinatário o ajudou de alguma forma, lembre-se de agradecê-lo. Você deve fazer isso mesmo quando é o trabalho deles ajudá-lo.
- Mantenha as introduções breves, escrevendo-as como se estivesse falando cara a cara.
- Cuidado com o campo Cc. Se você estiver enviando e-mail a toneladas de contatos que não se conhecem, mas todos precisam saber as informações, certifique-se de usar o campo Cco para proteger sua privacidade.
- Use a opção Responder a todos com moderação. Envie sua resposta apenas para quem precisa saber.
Leia também: Como escrever um plano de crescimento?
Perguntas e respostas
- Preciso colocar meu endereço residencial e o endereço residencial do destinatário no início de um e-mail de carta de apresentação?Não, você não precisa. Se o destinatário precisar do seu endereço, ele deve ser incluído no início da carta de apresentação.
- Como posso mencionar o cc:?Na comunicação profissional, os destinatários geralmente leem a lista de outros destinatários, os campos to: e cc:. Se a lista for curta, eles lerão cada nome; se a lista for longa, eles simplesmente registram 'foi enviada a muitas pessoas' ou, se aplicável, procuram a presença (ou ausência) de um ou vários destinatários principais. Por exemplo, 'O chefe recebeu isso?' Portanto, não há realmente necessidade de mencionar quem você colocou em cc:.
Comentários (1)
- Um ótimo site! Vou recomendar isso aos meus amigos.
Leia também:
Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
