Como escrever um lembrete de pagamento?

Pode ser estressante se seu cliente não tiver pago você, mas se você for educado e profissional, seu lembrete de pagamento será mais eficaz. Comece sua mensagem lembrando firmemente seu cliente de que eles estão em atraso e informe-os se serão aplicadas taxas de atraso ou não. Por exemplo, você poderia dizer: "A partir de hoje não recebemos seu pagamento, embora tenhamos enviado uma notificação em 13 de abril. Se não recebermos o pagamento integral em 7 dias, podemos adicionar uma multa de atraso de 37€ a sua conta." Conclua sua carta informando onde podem fazer o pagamento. Embora você possa enviar um aviso por e-mail, é melhor enviá-lo pelo correio e obter um recibo de retorno para que possa provar que enviou um lembrete. Para saber como enviar outro lembrete de pagamento, continue lendo.

"Esta carta é para lembrá-lo de que o pagamento em sua conta nº 45667 venceu em 12 de abril de 2016
Você poderia escrever: "Esta carta é para lembrá-lo de que o pagamento em sua conta nº 45667 venceu em 12 de abril de 2016.

Uma das situações mais difíceis para um empresário ou empresário é lidar com clientes que estão com suas contas em atraso. Pedir pagamento de maneira educada, mas firme, é uma questão delicada, mas o equilíbrio pode ser alcançado. Você deve enviar um lembrete informando quanto é devido e como o cliente pode pagar. Se o cliente não pagar no prazo, você deve enviar cartas adicionais. Em geral, existem três cartas: um primeiro aviso, um lembrete firme e uma solicitação final.

Parte 1 de 3: envio do primeiro aviso

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    Formate sua carta. Sua carta deve ser configurada como uma carta comercial padrão. Defina a fonte para algo legível - geralmente Times New Roman 12 pontos funciona para a maioria dos leitores.
    • Lembre-se de incluir a data de envio da carta.
    • Se você não usar papel timbrado da empresa, será necessário incluir seu endereço comercial na parte superior.
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    Solicite o pagamento. Você deve enviar um lembrete inicial no primeiro dia em que o pagamento é devido. Você quer usar um tom amigável. Afinal, o cliente pode simplesmente ter esquecido que o pagamento era devido ou um cheque pode até estar no correio. Certifique-se de dar ao cliente um prazo para o pagamento.
    • Você poderia escrever: "Esta carta é para lembrá-lo de que o pagamento em sua conta # 45667 venceu em 12 de abril de 2016. A partir de hoje, não recebemos o pagamento de você. Envie seu pagamento em sete dias."
    • Você pode estar disposto a oferecer um plano de pagamento. Nesse caso, mencione isso na carta. Por exemplo, você pode aceitar metade do valor devido neste mês e a outra metade um mês depois.
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    Identifique os métodos de pagamento aceitáveis. Você não quer que o cliente envie o pagamento usando um método que você não aceita. Para se proteger, indique explicitamente quais métodos de pagamento você aceita: cheque pessoal, ordem de pagamento, dinheiro ou cartão de crédito (como Visa, MasterCard, Discover, European Express etc.)
    • Se o pagamento com cartão de crédito for uma opção, inclua linhas no final da carta para o número do cartão, data de validade, nome do titular do cartão, assinatura e o valor a ser cobrado.
    • Por exemplo, você pode escrever: "Você pode pagar em cheque ou ordem de pagamento, à ordem de [insira seu nome]. Como cortesia aos nossos clientes, também aceitamos pagamentos com Visa, Master Card ou European Express. Se você escolher para pagar seu saldo com cartão de crédito, preencha o formulário na parte inferior, assine e devolva esta carta ao nosso escritório. Como alternativa, você pode ligar para configurar o pagamento com cartão de crédito. "
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    Conclua a carta. Você deve informar ao cliente quais acessórios você incluiu. Também certifique-se de dizer a eles para desconsiderar a carta se o pagamento já tiver sido enviado. Se o seu papel timbrado não contiver um número de telefone ou endereço de e-mail, você também deve fornecer essas informações.
    • Por exemplo, você pode escrever: "Anexei uma cópia da fatura que enviei. Também está anexado um envelope selado e endereçado que você pode usar. Se você já enviou seu pagamento, ignore esta carta."
    • Lembre-se de assinar sua carta. Inclua também o seu cargo, por exemplo, Coordenador de Contas do Paciente.
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    Envie o aviso ao cliente. Você pode enviar a carta por e-mail ou por correio. Se você enviar pelo correio, então é melhor enviar carta registrada, com aviso de recebimento. Isso mostrará que o cliente recebeu seu lembrete.
    • Não se esqueça de incluir quaisquer anexos, como uma cópia da fatura ou um envelope.
    • Se você enviar este aviso por e-mail, envie os anexos como PDFs.
Você deve enviar um lembrete informando quanto é devido
Você deve enviar um lembrete informando quanto é devido e como o cliente pode pagar.

Parte 2 de 3: envio de um lembrete firme

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    Lembre ao cliente que eles estão atrasados. Prepare uma segunda carta usando o mesmo formato da primeira. Lembre-se de mencionar que você já enviou um primeiro aviso, mas não ouviu nada. Se você adicionou taxas, encargos ou juros por atraso, certifique-se de mencionar isso. Adote um tom sério. Seu primeiro lembrete foi amigável, mas agora você precisa começar a ser sério.
    • Por exemplo, você pode escrever: "Até hoje, ainda não recebemos o pagamento de você, embora tenhamos enviado um aviso em 13 de abril. Como resultado, sua conta está vencida. Ainda não aplicamos nenhum pagamento atrasado ou cobrança de juros. "
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    Forneça outro prazo. Dê ao cliente mais sete dias ou mais para enviar o pagamento. Lembre-os também das consequências se não pagarem. Por exemplo, você pode adicionar taxas atrasadas ou outras cobranças.
    • A linguagem de exemplo poderia ser: "Se não recebermos o pagamento integral nos próximos sete dias, podemos adicionar uma multa de atraso de 37€ à sua conta."
    • Você pode lembrar o cliente de seus métodos de pagamento aceitáveis, usando o mesmo idioma que você usou em seu primeiro aviso.
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    Conclua a carta. Você pode dizer ao cliente o que acontecerá se ele não pagar. Por exemplo, você pode ter a política de não fazer mais negócios com alguém se essa pessoa estiver atrasada com seus pagamentos.
    • Por exemplo, você pode escrever: "Observe que temos uma política de recusar serviço a qualquer indivíduo que tenha uma conta vencida há mais de 14 dias. Acreditamos que não será necessário parar de fazer negócios e aguardamos seu pagamento. Se você já enviou o pagamento, ignore esta carta. "
    • Você não deve enviar este aviso por e-mail. Em vez disso, envie por correio certificado, com aviso de recebimento. Sempre mantenha uma cópia para seus próprios registros.
"Você pode pagar em cheque ou ordem de pagamento
Por exemplo, você pode escrever: "Você pode pagar em cheque ou ordem de pagamento, à ordem de [insira seu nome].

Parte 3 de 3: envio da carta de demanda final

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    Identifique a carta como sua demanda final. Configure a carta como uma carta comercial padrão. No entanto, inclua também um título, como as palavras "Demanda final". Coloque as palavras em negrito e sublinhe-as. Você deseja que o destinatário saiba que esta é a última chance de pagar antes de tomar outras medidas.
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    Explique as taxas atrasadas. Você deve dizer ao cliente que ele agora está violando seu contrato e que você adicionou juros ou uma multa pelo atraso. Em seguida, diga a eles o novo valor total que eles precisam pagar.
    • A linguagem de exemplo poderia ser: "Apesar dos lembretes anteriores, sua conta permanece inadimplente. Como você violou nossos termos de pagamento, estamos adicionando uma multa de 37€ por atraso no pagamento de acordo com nossos ' Termos de Acordo de Pagamento Atrasado de Dívidas'." A dívida total é agora de 170€ "
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    Dê um prazo. Você deve informar ao cliente quanto tempo ele tem para fazer o pagamento final. Você não deve dar-lhes muito tempo. Por exemplo, você pode definir um prazo de 72 horas. Explique o que acontecerá se o cliente não cumprir o prazo. Por exemplo, você pode transferir a conta para cobranças ou processar o cliente no tribunal.
    • A linguagem de exemplo poderia ser: "Agora é crucial que você pague sua conta pendente integralmente nas próximas setenta e duas horas. Se não o fizer, teremos pouca escolha a não ser repassar essa conta para nossa agência de cobrança de dívidas, que irá adicionar mais encargos à conta. "
    • Você pode definir as "setenta e duas horas" em negrito para destacar essas palavras.
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    Conclua sua carta. Enfatize que o cliente deve levar a sério esta carta de demanda final e pagar. Por exemplo, você pode escrever: "Portanto, sugerimos que você leve este assunto a sério e pague o saldo total o mais rápido possível."
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    Envie a carta. Deverá enviar este pelo correio, em carta registada, com aviso de recepção solicitado. Se você não tiver uma resposta do cliente, vá em frente e envie a conta para cobranças ou processe o que quer que você tenha ameaçado na carta.
Ainda não recebemos o pagamento de você
Por exemplo, você pode escrever: "A partir de hoje, ainda não recebemos o pagamento de você, embora tenhamos enviado um aviso em 13 de abril.

Pontas

  • Se você não estiver recebendo nenhuma resposta de seus lembretes de pagamento, pense em ligar para o cliente. É mais difícil evitar a situação quando ele ou ela está realmente falando com um representante de sua empresa.
  • Crie um modelo para sua empresa usar em todos os casos de contas inadimplentes. O modelo terá espaços para preencher as informações específicas de um determinado cliente. Por exemplo, deixe em branco o nome, o valor devido, os dias de atraso e outras especificações até que seja preenchido para um cliente específico.

Coisas que você vai precisar

  • Computador
  • Telefone (se necessário)
Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
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