Como redigir uma fatura para pagamento?

Uma fatura de pagamento, ou uma fatura, deve detalhar os serviços executados e solicitar o pagamento por eles. Ao redigir sua fatura, inclua um cabeçalho com seu nome ou o nome da sua empresa, seu endereço e seu número de telefone. Além disso, inclua o logotipo da sua empresa e um sistema de numeração que facilite a organização de seus registros. Outra opção é pegar um livro de faturas em uma loja de materiais de escritório e preencher os espaços em branco. Qualquer que seja o tipo de formulário que você usar, certifique-se de anotar a data e as informações do cliente, como nome e endereço. Inclui todo o trabalho, serviços ou produtos que você forneceu ao cliente e o custo de cada serviço. Calcule o total devido e inclua qualquer informação sobre a data prevista de pagamento. Para obter mais informações de nosso coautor Contador, incluindo como escrever uma descrição de sua política de devolução, continue lendo!

Uma fatura de pagamento
Uma fatura de pagamento, ou uma fatura, deve detalhar os serviços executados e solicitar o pagamento por eles.

Uma fatura de pagamento, também chamada de fatura, é um documento entregue a quem faz uma compra, detalhando o serviço realizado e solicitando o pagamento. Por exemplo, se você for um paisagista e adicionar arbustos ou plantas ao gramado da frente de um cliente, você deve dar a seu cliente uma conta pelo serviço para receber o pagamento.

Parte 1 de 3: escolha de um formato

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    Crie uma fatura profissional. Se você escreve contas de pagamento com frequência, pode criar um modelo de fatura que possa ser modificado sempre que enviar um novo a um cliente. Isso é especialmente útil para contratados ou outras pessoas que realizam serviços contínuos. Você pode criar um modelo de fatura usando seu software de processamento de texto favorito ou pesquisando um modelo online.
    • Uma fatura inclui um cabeçalho com seu nome (ou nome comercial), seu endereço e número de telefone e o logotipo de sua empresa, além de um relato detalhado dos serviços prestados, pagamento devido e instruções de pagamento.
    • As faturas geralmente são criadas eletronicamente, numeradas e salvas em um computador. Desta forma, você sempre tem uma cópia da nota fiscal e não precisa se preocupar em perder um pedaço de papel. No entanto, certifique-se de fazer backup de seus arquivos usando um serviço de armazenamento de arquivos, como o Google Drive ou Dropbox. Dessa forma, se o disco rígido de seu computador travar, você ainda terá cópias de backup de suas faturas.
    • Escolha um sistema de numeração que facilite a organização de seus registros. Uma opção é usar a data atual, então "INV123116" é a fatura que você preparou em 31 de dezembro de 2016. Se você preparar mais de uma fatura no mesmo dia, poderá adicionar as iniciais do fornecedor.
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    Pegue um livro de faturas. Os livros de faturas estão disponíveis em lojas de materiais de escritório. Eles contêm formulários com espaços para serviços prestados e informações de pagamento. Cada vez que você precisa redigir uma fatura para pagamento, você preenche os espaços em branco.
    • Os livros de faturas são úteis para quem está escrevendo contas de itens que venderam. Por exemplo, se você vende bolos caseiros, pode ser mais fácil escrever uma fatura de pagamento em vez de criar uma fatura no computador cada vez que você fizer uma venda.
    • Escolha um livro de faturas com uma camada de papel idêntico abaixo de cada fatura em branco para que você e o cliente recebam uma cópia.
    • Você ainda vai querer armazenamento seguro, no entanto. Certifique-se de manter sua cópia das faturas em uma caixa à prova de fogo.
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    Use um sistema de pagamento online. Paypal ou Square permitem o envio de faturas. Há uma taxa para este serviço (2,9% + 30 ¢ por fatura em janeiro de 2017), mas a facilidade de pagamento eletrônico pode levar a pagamentos mais confiáveis.
    • Na sua conta do PayPal, selecione a opção de menu "Enviar e solicitar" na parte superior. Em seguida, selecione "Criar e gerenciar faturas". Por fim, clique no botão "Criar" para criar uma nova fatura.
    • Você precisará saber o endereço de e-mail do seu cliente para a seção "Faturar para:" da fatura. PayPal ou Square enviará a fatura para a conta com esse endereço de e-mail.
    Cada vez que você precisar redigir uma fatura para pagamento
    Cada vez que você precisar redigir uma fatura para pagamento, você preenche os espaços em branco.
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    Obtenha um aplicativo de fatura dedicado. Aplicativos de fatura, como o Invoice2go, permitem que você envie e rastreie faturas de seu telefone e configure lembretes de pagamento automático. Os clientes podem pagar online usando um cartão de débito ou crédito.
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    Crie uma fatura com seu software de contabilidade. Se você usa um software de contabilidade para gerenciar seus negócios, ele pode incluir um sistema de fatura. O QuickBooks, por exemplo, tem um botão "Fatura" amigável no painel que o orienta durante o processo. Seus clientes não terão uma opção de pagamento instantâneo, mas você pode rastrear facilmente o status de suas faturas junto com o restante de seus registros comerciais.

Parte 2 de 3: incluindo informações básicas

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    Inclua as informações da sua empresa. Quer faça uma fatura no computador ou use um livro de faturas, escreva o nome da sua empresa na parte superior. Inclua as seguintes informações sobre sua empresa logo abaixo do nome da empresa:
    • O endereço completo
    • O numero do telefone
    • O e-mail ou qualquer outra informação de contato pertinente
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    Forneça a data. É sempre importante para você e seus clientes saber a data da fatura. Isso ocorre porque o pagamento geralmente é devido em um determinado número de dias a partir da data da fatura.
    Se você espera que a conta seja paga em uma determinada data
    Se você espera que a conta seja paga em uma determinada data, inclua essa informação.
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    Numere a fatura, se necessário. Você numerará a fatura sequencialmente de acordo com quantas transações você teve com o cliente. Por exemplo, se você vendeu bolos para o mesmo cliente em três ocasiões diferentes, a fatura da terceira venda deve ser # 3.
    • Se você estiver usando recibos de notas fiscais que comprou em uma loja de materiais de escritório, as notas fiscais já estarão numeradas.
    • Se você estiver usando um software de contabilidade ou PayPal, a fatura também será numerada automaticamente.
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    Escreva as informações do cliente. Inclua o cliente ou o nome do cliente ou o nome da empresa. Se você prestou serviços para o cliente como contratado, também deve incluir o endereço da empresa e o número de telefone.

Parte 3 de 3: escrevendo os detalhes

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    Escreva uma descrição dos serviços prestados. Inclui todo o trabalho, serviços ou produtos que você forneceu ao cliente. Se você forneceu mais de um serviço, crie uma lista detalhada. Inclua as seguintes informações sobre cada item da lista:
    • O serviço prestado ou produto vendido. Por exemplo, "1 Bolo Folha Grande com Acentos Florais."
    • A data em que o serviço foi executado.
    • O custo do serviço.
    • Depois que cada item for listado, calcule o total e inclua o valor final devido.
    Uma fatura de pagamento
    Uma fatura de pagamento, também chamada de fatura, é um documento entregue a quem faz uma compra, detalhando o serviço realizado e solicitando o pagamento.
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    Especifique as condições de pagamento. Se você espera que a conta seja paga em uma determinada data, inclua essa informação. Detalhe o tipo de pagamento que deseja receber, seja em dinheiro, cheque ou cartão de crédito.
    • Calcule todos os impostos que serão adicionados ao custo. Pesquise o imposto sobre vendas em sua região para calcular com precisão o valor devido.
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    Forneça informações adicionais. Na parte inferior da fatura, escreva uma descrição de sua política de devolução. Você também pode aproveitar a oportunidade para agradecer ao cliente por seu negócio e listar outros produtos ou serviços que você oferece.
    • Incluir outras condições de pagamento; por exemplo, informe ao cliente que o valor X dos juros será cobrado após 30 dias do não pagamento.

Perguntas e respostas

  • Como você redige uma fatura para consertar um buraco na parede?
    Este tipo de conserto de faz-tudo normalmente é faturado como tempo e materiais. Liste o custo dos materiais que você comprou para fazer o reparo, mais um pequeno acréscimo. Calcule também o tempo gasto para chegar ao local de trabalho, fazer o reparo e limpar depois. Anote isso e multiplique pela taxa horária que você e o cliente concordaram. Some o custo dos materiais e o custo da mão de obra para obter o total da fatura.
  • Quanto tempo depois do trabalho você pode levar para cobrar do cliente?
    A rigor, você pode demorar o tempo que quiser, mas é do seu interesse cobrar imediatamente. Se o trabalho estiver fresco em sua mente e na de seu cliente, será mais fácil resolver quaisquer disputas e você terá mais chances de receber o pagamento imediato. O faturamento e a cobrança em tempo hábil também são importantes para a saúde financeira do seu negócio.
Perguntas não respondidas
  • Como posso criar uma fatura para o pagamento mensal do aluguel?

Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
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