Como contabilizar pagamentos adiantados?

Se um cliente fizer um pagamento adiantado, você precisará registrá-lo de forma diferente dos pagamentos regulares, uma vez que tecnicamente conta como um passivo. Primeiro, crie uma nova conta chamada "Depósitos de clientes" ou "Vendas pré-pagas" se ainda não tiver uma. Em seguida, debite a conta em dinheiro e credite na conta de depósitos do cliente o valor do pagamento adiantado. Quando o trabalho for concluído, fature o cliente com o pagamento adiantado subtraído do custo total. Para obter mais dicas de nosso co-autor financeiro, incluindo como postar pagamentos adiantados em relatórios da empresa, continue lendo.

Como faço para contabilizar os pagamentos adiantados quando o paguei
Como faço para contabilizar os pagamentos adiantados quando o paguei, mas será no próximo ano?

Receber e contabilizar os pagamentos adiantados de um cliente é uma tarefa que requer muita atenção à maneira como os lançamentos são feitos nos registros contábeis da empresa. O processo geralmente envolve a qualificação do tipo de pagamento recebido e, em seguida, o preenchimento dos lançamentos no razão geral para que, uma vez que os bens e serviços relacionados ao pagamento sejam faturados, esse pagamento possa ser aplicado corretamente. Embora o processo exato varie ligeiramente com base em quão rigorosamente a empresa faz uso dos princípios contábeis geralmente aceitos, algumas etapas específicas são altamente prováveis de serem usadas ao lançar esses pagamentos adiantados.

Parte 1 de 3: classificação do pagamento antecipado

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    Qualifique a forma de pagamento antecipado. Isso depende se os bens ou serviços foram ou não entregues. O adiantamento é classificado como receita auferida se o pagamento for para mercadorias e serviços que foram parcial ou totalmente entregues ao cliente, mas ainda não foram faturados.
    • O adiantamento é classificado como receita não auferida caso o pagamento seja referente a bens e serviços que serão entregues e faturados em data futura, uma vez que o vendedor ainda não proporcionou nenhum benefício ao comprador.
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    Crie uma conta especial no diário de contabilidade da empresa. Etiquete como "Depósitos do cliente" ou "Vendas pré-pagas". Você pode pensar que um depósito de cliente seria uma receita direta, mas como você "deve" algo ao cliente, na verdade é um passivo para a empresa.
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    Relacione o adiantamento a uma conta de cliente. Se for um novo cliente, crie uma conta de cliente nos registros contábeis. Os detalhes da receita ganha ou não ganha devem ser lançados nessa conta também, enquanto outras ações pendentes, como preencher o pedido e criar a fatura para esse pedido.
    • Por exemplo, você criaria uma conta chamada "Smith Metal Technology".
Credite na conta de depósitos do cliente o valor do pagamento adiantado
Em seguida, debite a conta em dinheiro e credite na conta de depósitos do cliente o valor do pagamento adiantado.

Parte 2 de 3: contabilização de depósitos de clientes

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    Registre o valor do depósito do cliente. Em seu diário de contabilidade, debite a conta à vista e credite a conta Depósitos do cliente no mesmo valor. Os débitos aumentam as despesas, ativos como dinheiro ou equipamentos e contas de dividendos. Os créditos diminuem essas contas e aumentam as contas do passivo e do patrimônio líquido.
    • Por exemplo, quando a Smith Metal Technology faz um depósito de 750€, debite em dinheiro 750€ e credite os depósitos do cliente em 750€
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    Quando o trabalho estiver concluído, envie uma fatura ao cliente. Anote na fatura o valor do depósito pago anteriormente e subtraia do valor total devido. A receita pode ser reconhecida quando o trabalho for concluído e o cliente for faturado, não quando o dinheiro for recebido.
    • Por exemplo, se a fatura total for de 3730€, deduza o depósito de 750€ para o total de 2990€ devidos.
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    Registre a transação em seu diário de contabilidade. As receitas são creditadas 3730€, Contas a Receber são debitadas por 2990€ e Depósitos de Clientes são debitados por 750€ É assim que você registra a receita para a empresa - convertendo um passivo (trabalho devido) em um ativo (contas a receber).
Qualquer pagamento será debitado na conta do ativo (banco)
Se você estiver relatando usando o regime de caixa, todo e qualquer pagamento será debitado na conta do ativo (banco) e creditado na conta de receita (Renda regular).

Parte 3 de 3: postagem em relatórios da empresa

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    Lance o pagamento adiantado. Isso estará no balanço patrimonial ou na demonstração do resultado com base na classificação do pagamento (que é baseada no fato de uma porcentagem da obra / serviço já ter ou não sido entregue). Se classificado como "receita não realizada", o valor pode ser lançado no balanço patrimonial da empresa como um passivo no item de receita / receita não realizada. Uma notação que conecta a receita ao número da conta do cliente específico tornará mais fácil mover o saldo após a criação de uma fatura.
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    Conclua as transações assim que a fatura for lançada. Isso moverá a receita a apropriar do balanço patrimonial, uma vez que agora pode ser contada como um pagamento em um número de fatura específico encontrado nas contas a pagar em aberto e considerado parte das contas a receber do período. A receita ganha da mesma maneira pode ser movida de um item de linha pendente na demonstração de resultados aplicada ao saldo da fatura.
    • A demonstração de resultados indicaria "Receita 3730€" após a conclusão do trabalho e o envio da fatura.
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    Mantenha bons registros. Cópias em papel de todos os documentos relacionados ao pagamento de cada cliente devem ser mantidas por pelo menos um ano até que suas contas sejam auditadas e seus impostos arquivados. Então, você pode salvar a documentação eletronicamente por pelo menos sete anos.
Um adiantamento recebido é registado a débito na conta do ativo (Banco)
Para o regime de competência, um adiantamento recebido é registado a débito na conta do ativo (Banco) e a crédito na conta do passivo (Depósitos de clientes).

Pontas

  • Muitos pacotes de software de contabilidade incluem processos automatizados para postar pagamentos adiantados de acordo com os princípios contábeis aceitos. Para gerenciar o lançamento, tudo o que é necessário é inserir o valor do pagamento, classificá-lo como receita ganha ou não e relacioná-lo a um cliente específico. O software então faz os lançamentos necessários nas devidas planilhas e declarações de contabilidade.
  • Métodos ligeiramente diferentes podem ser usados em diferentes partes do mundo. Uma abordagem exige a criação do que é conhecido como uma fatura pendente ou antecipada e listar o pagamento adiantado como um crédito nessa fatura. Uma vez que os bens e serviços tenham sido debitados na fatura, o crédito é aplicado e o cliente recebe uma fatura que reflete um saldo zero ou qualquer saldo remanescente que o pagamento adiantado não cobriu.

Perguntas e respostas

  • Os adiantamentos são apresentados como um ativo e também como um passivo?
    Os pagamentos adiantados serão debitados no ativo (banco) e creditados no passivo (depósito do cliente) se você estiver relatando usando o regime de competência. Isso mostra como uma lavagem, porque você ainda não ganhou a renda. Se você estiver relatando usando o regime de caixa, todo e qualquer pagamento será debitado na conta do ativo (banco) e creditado na conta de receita (Renda regular). O regime de caixa não mostra a lavagem, pois no momento em que o recebe é considerado rendimento, independentemente de ser um adiantamento ou não.
  • Qual data deve ser usada para registrar a venda?
    Você deve usar a data em que fez a venda, seja a crédito ou à vista. Você deve faturar quando a propriedade ou o risco dos bens forem transferidos.
  • Enviei ao cliente a fatura de um adiantamento. Devo registrar esta fatura ou aguardar um pagamento?
    É melhor registrar as faturas ao imprimi-las (elaborá-las) para minimizar erros e confusão posterior. No entanto, registrar o pagamento recebido é o mais importante. Como você registra dependerá se você está relatando em dinheiro ou regime de competência. É muito mais fácil para um novato adquirir um programa de contabilidade que irá lidar com todo o processamento para você, quando você cria uma fatura, recebe um pagamento adiantado, paga uma fatura de fornecedor, paga antecipadamente seu seguro de responsabilidade anualmente, etc.
  • Recebi antecipadamente 26100€ de um cliente. Como faço para registrar no diário?
    Para o regime de competência, um adiantamento recebido é registado a débito na conta do ativo (Banco) e a crédito na conta do passivo (Depósitos de clientes). A maioria dos aplicativos de computador fará isso automaticamente e de forma um pouco diferente, contanto que primeiro você registre uma fatura e, em seguida, registre como entrada para essa fatura. Para o regime de caixa, ao receber os fundos, debita o ativo (Banco) e credita na conta de receita (Renda regular). Se for apenas um pagamento parcial antecipado, lembre-se disso. Novamente, a maioria dos aplicativos de computador alocará e rastreará adequadamente.
  • O que envio a um cliente que faz um pagamento adiantado?
    Eu atualizaria a fatura para mostrar o valor e a data do pagamento adiantado, refletindo o saldo devido. Se nenhum saldo for devido, isso deve ser declarado. Havendo saldo devedor, deverá ser anotado ao lado o valor ainda devido e a data (ou na entrega / conclusão). Se preferir, você pode simplesmente escrever um recibo, especificar o pagamento (parcial / total) para o número da fatura, com o saldo devido (se houver, anotado nele). Com a opção de recibo, é sempre uma boa ideia anexar à fatura. O cliente deve ter uma cópia da fatura e recibo também.
Perguntas não respondidas
  • Como faço para contabilizar os pagamentos adiantados quando o paguei, mas será no próximo ano?

Comentários (1)

  • yasmine62
    Bom trabalho! Bem pesquisado.
Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
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