Como criar um plano de comunicação?
Para criar um plano de comunicação, comece definindo seus objetivos e o público com o qual você se comunicará, como seus empregadores, clientes ou partes interessadas. Depois de conhecer seus objetivos e público, comece a esboçar seu plano de comunicação, começando com uma ou duas frases que explicam qual é a decisão que você está tomando. A seguir, explique por que essa é a decisão certa e quem ela afeta. Em seguida, explique como a decisão foi implementada e quando as mudanças ocorrerão. Finalmente, diga a eles onde podem encontrar mais informações sobre a decisão. Para saber como entregar um plano de comunicação com eficácia, role para baixo!
Para criar um plano de comunicação, comece definindo seus objetivos e o público com o qual você se comunicará, como seus empregadores, clientes ou partes interessadas.
Um plano de comunicação é um roteiro para transmitir uma mensagem ao público, identificando a quem você precisa fornecer informações, bem como quando e como pretende comunicá-las. É uma ferramenta essencial em todo o mundo dos negócios, esteja você trabalhando em marketing, recursos humanos, relações públicas ou assuntos corporativos. Dedicar algum tempo para especificar seus objetivos, públicos e estratégias de comunicação tornará seu plano o mais forte e eficaz possível.
Parte 1 de 3: determinar seus objetivos e público
- 1Crie uma linha do tempo ou calendário para manter seu plano. Para começar a esboçar seu plano de comunicação, você precisará de alguns pedaços de papel de rascunho junto com um cronograma ou calendário em branco, que usará para organizar suas diferentes iniciativas. Conforme você faz brainstorming e restringe suas idéias, você começará a inseri-las em seu calendário ou linha do tempo. Por enquanto, apenas defina o calendário próximo a você para que você possa manter o tempo e a programação em sua mente enquanto cria seu plano.
- Você pode usar um calendário de papel para guardar na parede ou mesa, ou ir com um calendário de computador, que pode lhe dar lembretes quando os prazos estão se aproximando.
- 2Descreva o estado da empresa ou projeto como ele se apresenta. Antes de começar a planejar suas ideias para sua empresa ou projeto, você precisa ter uma boa ideia de qual é o status atual. Converse com seus funcionários, colegas de trabalho ou partes interessadas e, em seguida, analise e mapeie a situação atual da melhor maneira possível. Anote esses pontos durante o brainstorming.
- Pense no estado do seu mercado e da empresa ou projeto como um todo. Pergunte a si mesmo o que sua empresa ou projeto está fazendo certo e o que pode melhorar.
- Por exemplo, você pode detalhar as vendas atuais de sua empresa, as perspectivas de orçamento e o crescimento projetado. Você também pode falar sobre coisas como satisfação e retenção de funcionários e clientes.
- 3Declare sua meta mais ampla para manter seu plano focado. Para identificar a meta exata que você está almejando, pergunte a si mesmo o que você precisa fazer e por que fazer. Qual é o objetivo da sua empresa ou projeto? Que ideias você precisa melhorar e ao mesmo tempo permanecer fiel a esses resultados financeiros? Considere o que será diferente em sua empresa ou projeto uma vez que suas ideias sejam postas em prática.
- Escreva seu objetivo geral em letras grandes e em negrito. Você vai querer continuar se referindo a ele enquanto cria seu plano de comunicação.
- Por exemplo, se você deseja mudar sua empresa de negócios de loja para clientes digitais, você pode enquadrá-lo como uma forma de continuar tendo um lucro viável em um cenário de negócios em constante mudança.
- 4Faça sub-objetivos menores que sigam o layout SMART. Depois de identificar seu objetivo abrangente, trace alguns sub-objetivos que o ajudarão a chegar lá. Por exemplo, se você estiver fazendo a transição para uma vitrine digital, um objetivo pode ser criar um site, enquanto outro pode ser mudar para a publicidade na web. Siga o método SMART para tornar essas metas o mais específicas e realizáveis possível.
- Em sua folha de brainstorming, escreva suas submetas abaixo de sua meta mais ampla.
Criação de metas SMARTFaça sua meta de negócios...
Específico e focado.
Mensurável, para que você possa quantificar seu progresso.
Alcançável, para que seja possível realizá-lo dentro de um prazo e com os recursos de que dispõe.
Relevante para o objetivo mais amplo da sua empresa.
Limite de tempo, com o objetivo de completar a meta em uma determinada data.
- 5Identifique o (s) público (s) com o qual você falará. Depois de decidir seu objetivo, pense sobre com quem você deseja falar e influenciar. Pergunte a si mesmo quem o ajudará a alcançar seus objetivos, quem será responsável por implementar as mudanças e, se aplicável, quem providenciará fundos para elas. Comece a considerar como você pode comunicar melhor seus objetivos a esse público específico e faça anotações para cada um.
- Por exemplo, se você estiver se comunicando com uma grande empresa e base de consumidores, poderá dividir seu público em funcionários, partes interessadas e clientes.
- Se você estiver se comunicando com públicos diferentes, pode ser necessário criar estratégias diferentes para cada um, já que uma tática que funciona para um grupo pode não ser tão eficaz para outro. Por exemplo, a comunicação com o cliente pode funcionar melhor com uma abordagem baseada em imagem, enquanto as partes interessadas podem preferir mais dados e análises.
Além de cumprir com sucesso o objetivo mais amplo da empresa, você também deseja ter certeza de que seu plano de comunicação é eficaz.
Parte 2 de 3: criando pontos-chave específicos
- 1Decida os 3 pontos importantes que você precisará transmitir a cada público. Com base em seu público e seus objetivos mais amplos, comece a mapear cerca de 3 (ou menos) pontos principais que cada público precisa saber. Pergunte a si mesmo: o que é mais importante para cada público estar ciente? De quantos detalhes cada público precisa?
- Por exemplo, digamos que você esteja expandindo o estoque de uma empresa de varejo para incluir roupas infantis e também para adultos. Você pode precisar dizer ao ramo de manufatura os fatos mais práticos de como a mudança será implementada e como eles precisarão mudar seus processos atuais. Para uma filial com impacto menos direto, você pode concentrar suas mensagens nos impactos mais amplos da mudança.
- 2Diga ao público qual é a primeira decisão. Cada público vai querer saber exatamente qual é a decisão, então defina isso o mais claramente possível. Tente dizer em apenas uma ou duas frases, de forma simples e direta.
- Por exemplo, você pode dizer: "Decidimos, como empresa, abrir nosso varejo para crianças e também para adultos".
- 3Comunique por que é a decisão certa. Agora você dirá ao seu público por que decidiu fazer essas mudanças, por que elas são importantes e por que estão acontecendo agora. Apoie seu ponto de vista com dados, fatos ou histórias, possivelmente usando detalhes diferentes para públicos diferentes. Pense no que será mais atraente para cada público e como você pode usar essa estratégia para transmitir seu ponto de vista.
- Por exemplo, você pode dizer: "Como nossa equipe de dados, você sabe que a maioria de nossos clientes também são pais - cerca de 70% deles. Expandir nosso estoque para incluir produtos infantis nos permite deixar nossos clientes existentes ainda mais satisfeitos. "
- 4Diga quem tomou a decisão e quem ela tem impacto. Seu público vai querer saber exatamente de quem vem essa decisão e quem verá mais mudanças. Seja específico e honesto aqui, mesmo que algumas das mudanças possam ser impopulares.
- Por exemplo, você pode dizer: "Esta decisão foi tomada por uma equipe composta por funcionários e executivos de cada filial da empresa. Expandir nosso estoque também significa aumentar a carga de trabalho. Todos nós, e especialmente a equipe de dados, precisaremos trabalhar mais do que nunca para tirar essa iniciativa. Enquanto isso, iniciaremos o processo de contratação de novos analistas para ajudar a aliviar um pouco a carga. "
- 5Fale sobre como a decisão foi tomada e como ela será implementada. Alguns públicos podem precisar ou querer saber como a decisão foi tomada nos níveis superiores, e contar a eles sobre esse processo mostra confiança e consideração por suas necessidades. A maioria dos públicos também precisará saber como a mudança será implementada, à medida que os afeta.
- Por exemplo, você pode dizer: "Tomamos essa decisão depois de concluir várias análises gerais de satisfação e engajamento do cliente. Também enviamos pesquisas a todos os nossos clientes para ver o que podemos fazer para manter seus negócios e abrir um departamento infantil foi extremamente popular. "
- Ao dizer a um branch como isso os afeta, você pode dizer: "Como nossa equipe de dados, isso significa que você obterá informações de uma nova fonte agora: nosso departamento infantil. Quando lançarmos pela primeira vez, isso significará medir os acessos e a retenção de páginas taxas, bem como informações de item para finalizar a compra, comparando-as diretamente com nossos produtos masculinos e femininos. "
- 6Diga quando as mudanças acontecerão. Depois de descrever totalmente o escopo e o histórico das mudanças, você precisará informar ao seu público quando a decisão será implementada. Você pode precisar dizer a eles quando começarão a ver certas mudanças e quando precisarão começar a implementar ações próprias.
- Você poderia dizer algo como: "A equipe de design começará a desenvolver novos produtos nas próximas semanas. A partir daí, a fabricação começará a produzi-los. Nosso objetivo é ter nosso site e o primeiro estoque prontos em 3 meses, com um data de lançamento em 15 de maio. Sua parte nisso, como equipe de dados, começará por volta dessa época. "
- 7Diga a eles onde podem encontrar mais informações. Dependendo de como você está se comunicando com seu público, você pode perguntar se eles têm dúvidas pessoalmente ou por e-mail. Se for uma comunicação menos direta, você pode encaminhá-los para uma página de perguntas frequentes ou uma linha direta de ajuda.
- Por exemplo, se você estiver falando pessoalmente com uma equipe, pode simplesmente dizer: "Alguém tem perguntas?"
- Para mudanças em grande escala, você pode solicitar perguntas por e-mail e realizar uma sessão de acompanhamento para discuti-las uma a uma.
Depois de conhecer seus objetivos e público, comece a esboçar seu plano de comunicação, começando com uma ou duas frases que explicam qual é a decisão que você está tomando.
Parte 3 de 3: apoiando e entregando sua mensagem
- 1Apresente sua mensagem de forma clara e persuasiva. Depois de desenvolver seus pontos-chave, você ainda precisa apresentá-los de uma forma eficaz e interessante. Use estratégias persuasivas que se conectem diretamente a cada um de seus públicos, mostrando a eles por que essa é a decisão certa para a empresa e para eles como indivíduos.Dicas para transmitir sua mensagem
Mantenha as suas ideias simples e apresente-as de uma forma inesperada e memorável.
Use imagens, quando possível, para marcar seu ponto.
Use uma estrutura narrativa, como uma história, para criar uma conexão emocional.
Inclua fatos e dados de fontes confiáveis.
- 2Descubra como entregar sua mensagem a cada público. Diferentes públicos provavelmente necessitarão de diferentes meios de comunicação. Em geral, porém, as principais mudanças são melhor comunicadas pessoalmente, seja em uma reunião de equipe ou em uma conversa individual. Pense em como as mudanças serão amplas e como elas afetarão cada público para decidir a melhor forma de abordá-las.
Use a comunicação face a face para mudanças importantes.
Faça uma reunião se as novas ideias forem mais complicadas ou se quiser ideias de outras pessoas.
Use folhetos de papel para ajudar as pessoas a se lembrarem de datas e detalhes. Se sua empresa depende mais de tecnologia, envie um e - mail.
- 3Desenvolva uma estratégia para medir o sucesso de sua comunicação. Além de cumprir com sucesso o objetivo mais amplo da empresa, você também deseja ter certeza de que seu plano de comunicação é eficaz. Isso pode ajudá-lo a melhorar como supervisor, funcionário ou comunicador em geral. Antes de lançar seu plano de comunicação, pense em como você medirá seu sucesso. Considere opções como:
- Distribuir uma pesquisa ao seu público, pedindo-lhes que avaliem como as informações foram apresentadas.
- Medir as taxas de investimento, se você estiver se comunicando com os investidores
- Medir as taxas de retenção de clientes ou funcionários
- 4Execute seu plano. Agora que você traçou seu plano de comunicação, é hora de começar! Você deve seguir seu calendário de perto para implementar cada fase do seu plano, mas não se preocupe se tiver que desviá-lo de vez em quando. Ajuste datas e horários conforme necessário, mas certifique-se de que está no caminho certo para atingir seus objetivos mais amplos.
Trabalhar com outras pessoas para fazer seu plano de comunicação, incluindo colegas, supervisores ou funcionários, pode dar-lhe outras opiniões sobre suas escolhas e tornar o plano geral mais forte.
- Trabalhar com outras pessoas para fazer seu plano de comunicação, incluindo colegas, supervisores ou funcionários, pode dar a você outras opiniões sobre suas escolhas e tornar o plano geral mais forte.
- Se você vai falar com as pessoas pessoalmente, seja em uma reunião ou individualmente, planeje o que você quer dizer com antecedência. Você pode dar uma olhada nas notas de vez em quando, mas falar naturalmente e fazer contato visual é a melhor maneira de transmitir sua mensagem.
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Comentários (8)
- Não more muito longe de casa para que você não possa dirigir.
- Ajudou-me a orientar uma reunião sobre planos e estratégia de comunicação com minha equipe. Eles entenderam!
- Atualmente, estou trabalhando em um plano de comunicação para conscientizar sobre os prêmios de serviço nacional. O artigo ajudou a traçar um plano de ação sobre como devemos divulgar as mensagens ao nosso público.
- Tem sido incrível.
- Nunca ouvi falar de um plano de comunicação (mas me pediram para escrever um) e esse como me deu pelo menos uma ideia do que era esperado. Obrigada!
- Sou estudante online e este artigo ajuda muito, obrigado!
- É uma introdução muito útil e clara para a produção de um plano de comunicação. Não é abrangente, mas permite que os autores iniciem o processo e identifiquem por si próprios como fazer isso.
- Isso me ajudou muito. Agora sei por onde começar meu plano de comunicação.
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