Como escrever um pedido de proposta?

Para escrever uma solicitação de proposta, você deve incluir quem você é e quais são os objetivos da sua empresa, por que você precisa de um consultor para o seu projeto e quais resultados você espera no final do projeto. Além disso, inclua quanto você pode pagar e como espera que a proposta e o projeto sejam concluídos. Tente dividir todas essas informações em seções com títulos claros, em negrito e sublinhados para que sua solicitação de proposta seja organizada e fácil de seguir. Para saber como enviar sua solicitação de proposta, role para baixo!

Observe se há alguma informação faltando que poderia ajudá-lo a escrever uma proposta melhor
Leia RFPs de outras pessoas e observe se há alguma informação faltando que poderia ajudá-lo a escrever uma proposta melhor.

Uma solicitação de proposta, ou RFP, é uma ferramenta de negócios que permite às empresas procurar consultores ou freelancers para preencher uma necessidade. Elaborar uma RFP eficaz aumentará as chances de você receber boas propostas de candidatos bem qualificados. Quanto mais adiantado você for em relação às suas expectativas na RFP, maior será a probabilidade de encontrar a combinação certa para o trabalho.

Parte 1 de 4: determinando suas necessidades

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    Saiba o que você quer. O primeiro passo é saber o tipo de resultado que você gostaria de um projeto. Ter uma visão o ajudará a fazer as perguntas certas sobre os serviços de um consultor.
    • Identifique o tipo de projeto que você está realizando e liste as etapas necessárias para realizá-lo.
    • Determine o tipo de ajuda que você acha que precisa. Suas necessidades são técnicas, relacionadas ao design ou ambas? Você precisará de uma pessoa ou equipe para trabalhar em seu projeto? O trabalho pode ser feito remotamente ou você precisa encontrar alguém localmente com quem possa se encontrar pessoalmente?
    • Pergunte a si mesmo que tipo de desenvolvedores ou especialistas você precisa contratar para realizar seu projeto.
    • Ter uma visão inicial não significa que o projeto deve (ou será) exatamente como você o imaginou.
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    Avalie seus objetivos e missão. Os objetivos gerais e a missão da sua empresa podem ser tão importantes quanto os detalhes do próprio projeto.
    • Releia a declaração de missão da sua empresa, mesmo que você mesmo a tenha escrito.
    • Seja explícito sobre como o projeto servirá à missão da empresa.
    • Mude sua visão para o projeto se ela não estiver de acordo com os objetivos gerais da empresa.
    • Identifique como o projeto irá melhorar a sua empresa, atender às necessidades dos acionistas ou acionistas ou atender aos seus clientes.
    • Escreva uma declaração sobre como este projeto atenderá às metas da empresa. Pode ser necessário incluir a declaração em sua RFP, mas também o ajudará a enfocar seus próprios objetivos para o projeto.
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    Determine seu orçamento. Você precisa ter um número concreto para a quantidade de dinheiro que poderá gastar no projeto. Ser honesto com o orçamento permitido ajudará no seu relacionamento com o consultor que você contrata no longo prazo.
    • Fale com o seu departamento de contabilidade ou financeiro com antecedência. Não presuma que você sabe quanto dinheiro poderá gastar em um projeto.
    • Certifique-se de incluir todas as partes do projeto e todos os indivíduos que precisará contratar para ajudá-lo a atender às necessidades do seu projeto.
    • Planeje despesas extras. Os projetos - especialmente os grandes - raramente ficam abaixo do orçamento. Deixar algum espaço extra para despesas inesperadas desde o início ajudará a mantê-lo no azul.
    • Ofereça uma tarifa competitiva. Lembre-se de que pagar com menos frequência leva a uma qualidade inferior. Ao mesmo tempo, pagar a mais pode não resultar em um projeto significativamente melhor do que simplesmente pagar a "taxa atual".
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    Monte uma linha do tempo. Você precisará montar um cronograma detalhado com prazos para a proposta e para o projeto em si. Você pode querer dividir o projeto em etapas ou fases e atribuir um prazo diferente para cada etapa.
    • Faça um calendário reverso. Comece com o prazo final para o projeto concluído e trabalhe no sentido inverso, determinando prazos individuais conforme você avança.
    • Atribua um prazo para a proposta de 2 a 6 semanas após o envio de sua RFP, dependendo do nível de detalhe e personalização de que você precisa.
    • Atribua a si mesmo um prazo para escrever a RFP também.
Como espera que a proposta
Além disso, inclua quanto você pode pagar e como espera que a proposta e o projeto sejam concluídos.

Parte 2 de 4: planejando o rfp

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    Leia outros rfps. Uma das melhores maneiras de escrever uma RFP eficaz é ler as solicitações de outras pessoas. Isso lhe dará uma ideia de quais informações devem ser incluídas, que tipo de layout é mais fácil de ler e seguir e que tipo de recursos visuais complementares devem ser incluídos.
    • Pesquise online amostras de RFPs. Existem muitos exemplos disponíveis que detalham a estrutura e informações importantes.
    • Leia RFPs reais de outras empresas. Finja que você é um consultor que está tentando montar uma proposta. Leia RFPs de outras pessoas e observe se há alguma informação faltando que poderia ajudá-lo a escrever uma proposta melhor. Certifique-se de incluir essas informações em sua RFP.
    • Tente encontrar RFPs de empresas que correspondam ao seu perfil de negócios. Se você tem um conhecido em outra empresa, pergunte se ele tem alguma RFPs antiga que você possa usar como modelo.
    • Veja os modelos de RFP online. Eles podem ser um bom ponto de partida, mas você pode usá-los para aprender como escrever sua RFP e, em seguida, fazê-lo por conta própria para ter maior flexibilidade de formatação e detalhes.
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    Estabeleça o escopo projetado e os limites de seu projeto. Antes de escrever a RFP, você deve conhecer o escopo e os limites do seu projeto. Você pode precisar redimensionar o projeto se perceber que está pedindo muito em pouco tempo.
    • Pode ser útil manter uma lista de coisas que este projeto específico não abordará, mesmo que você planeje retornar às ideias no futuro. (Você provavelmente não incluirá essas informações na RFP.)
    • Ser claro sobre o escopo do projeto em sua RFP permitirá que os consultores elaborem melhores propostas para seu projeto.
    • Seja realista sobre quais resultados você pode esperar, considerando as restrições de orçamento e tempo que você aplicará ao consultor.
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    Liste o que você "deve ter" e "gosta de ter ". Uma maneira de saber o que você realmente deseja em resposta à sua RFP é fazer uma lista de suas necessidades e desejos. Cada uma de suas necessidades ou "itens essenciais" deve ser incluído em sua RFP. Você pode querer incluir alguns ou a maioria de seus "desejos", mas certifique-se de que sua RFP não se torne irreal ou muito complicada.
    • Você pode querer esclarecer em sua RFP quais itens são necessários e quais são preferidos.
    • Muitos itens preferidos (desejados) podem assustar consultores em potencial que se sentem desqualificados com base na descrição idealizada.
    • Mantenha a sua lista de "gostos de ter" para avaliar as propostas assim que elas chegarem.
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    Decida quem vai ler as propostas e premiar o projeto. A pessoa que irá ler as propostas enviadas em resposta à RFP provavelmente deve pelo menos ler, se não escrever, a RFP antes de ser enviada.
    • Certifique-se de que as expectativas da pessoa sejam declaradas claramente na RFP.
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    Especifique as qualificações mínimas de um candidato. Além das necessidades e desejos específicos do projeto, você pode delinear suas expectativas sobre o histórico, a formação e a experiência dos consultores que trabalharão em seu projeto.
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    Elabore um scorecard que você usará para avaliar as propostas. Fazer isso antes de enviar a RFP pode ajudá-lo a ajustar suas necessidades e expectativas antes de escrevê-la. Dessa forma, você terá a certeza de incluir e enfatizar os fatores mais importantes em sua RFP.
    • Determine um sistema de classificação para propostas. Considere várias categorias com uma escala de 1 a 10 e uma pontuação total.
    • A (s) proposta (s) com a (s) pontuação (s) mais alta (s) atenderão às suas necessidades de forma mais clara e provavelmente serão escolhidas.
    • Algumas categorias a serem consideradas em seu scorecard são estética / design, visão, implementação, plano de orçamento, experiência e referências, capacidade de cumprir prazos, integração de seu modelo de negócios em seu design, inovação, uso de tecnologia, profissionalismo, resposta a feedback construtivo e capacidade de comunicação.
Você precisará montar um cronograma detalhado com prazos para a proposta
Você precisará montar um cronograma detalhado com prazos para a proposta e o próprio projeto.

Parte 3 de 4: escrever o rfp

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    Inclua todos os detalhes relevantes. Embora você não queira sobrecarregar os leitores de sua RFP com informações desnecessárias, você deve incluir todos os detalhes relevantes. Isso pode incluir:
    • Quem você é e quais são os objetivos da sua empresa
    • Por que você precisa de um consultor para seu projeto
    • Quais resultados você espera no final do projeto
    • Como você trabalhará com a empresa
    • Quanto você pode pagar
    • Como e quando enviar a proposta
    • Como você deseja que a proposta seja formatada
    • Quando você precisará de cada etapa do projeto concluída
    • Como você avaliará e selecionará propostas
    • Quando você planeja notificar o consultor ou empresa selecionada
    • Quem contatar em caso de dúvidas
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    Seja específico, mas não muito específico. Embora você queira que sua RFP seja clara e específica sobre o tipo de projeto e consultor que você espera, não quer torná-la tão específica a ponto de excluir bons candidatos. Encontrar um equilíbrio pode ser complicado.
    • Se você não for específico o suficiente, provavelmente receberá uma enxurrada de propostas que podem ser vagas ou não estar de acordo com sua visão.
    • Se você for muito específico, não receberá propostas suficientes e poderá sentir que não tem opções suficientes.
    • Pode ser necessário reescrever sua RFP se as propostas forem muito vagas ou se você não as receber em quantidade suficiente.
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    Organize a RFP de forma eficaz. Como você fornece muitas informações em um curto espaço de tempo, a organização é a chave para uma RFP eficaz.
    • Fornece seções claras. Ter seções pode ajudar a organizar as diferentes partes de sua proposta em "pedaços" de informação de fácil digestão.
    • Use negrito e sublinhado para enfatizar os pontos mais importantes, mas com moderação. Menos de 10% do texto deve estar em negrito ou sublinhado.
    • Divida seções longas de texto com marcadores ou divida em várias seções mais curtas.
    • Adicione alguns gráficos bem projetados para adicionar interesse visual e quebrar o texto.
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    Solicite referências. Certifique-se de solicitar referências como parte de sua RFP. Você deve ser capaz de descobrir se os clientes anteriores ficaram satisfeitos com o processo de trabalho com um consultor ou empresa e com o projeto final que receberam.
    • Certifique-se de realmente ligar para as referências fornecidas pelo consultor. Pergunte se o cliente anterior contrataria o consultor novamente e certifique-se de abordar o processo e também o produto em seu questionamento.
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    Revise seu RFP antes de enviá-lo. O envio de uma RFP pouco clara ou repleta de erros gramaticais e de digitação não é profissional e pode custar-lhe algumas boas propostas. Para ser levado a sério como empresa, você deve enviar um produto de qualidade.
    • Peça a outra pessoa para revisar sua RFP também. Pode ser difícil detectar seus próprios erros.
    • Você pode pedir a alguém de fora do projeto ou mesmo de fora da empresa que leia sua RFP para maior clareza de propósito.
Uma solicitação de proposta
Uma solicitação de proposta, ou RFP, é uma ferramenta de negócios que permite às empresas procurar consultores ou freelancers para preencher uma necessidade.

Parte 4 de 4: envio do rfp

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    Envie rfps para firmas de consultoria de renome. Embora as grandes empresas frequentemente tenham muitos consultores diferentes trabalhando para elas, eles tentarão proteger a imagem e a reputação de sua empresa, portanto, é improvável que tenham funcionários com desempenho abaixo de suas expectativas.
    • Pesquise avaliações da empresa online. As resenhas online não são perfeitas, mas costumam ser um bom lugar para começar. Aceite críticas negativas com um grão de sal, no entanto. Certifique-se de ler os detalhes de quaisquer reclamações e ignorar qualquer linguagem emocional.
    • Pergunte a um colega de trabalho ou conhecido de uma empresa semelhante à sua para quem eles recomendam o envio de sua RFP. É provável que até mesmo as empresas concorrentes lhe dêem recomendações honestas de empresas de boa reputação.
    • Ligue para uma empresa e peça referências. Não é incomum pedir referências a consultores individuais, portanto, uma empresa deve estar disposta a fornecer referências também. Certifique-se de fazer as perguntas específicas de referência sobre o processo de trabalho com a empresa e se eles usariam a empresa novamente para projetos futuros.
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    Limite o número de empresas ou indivíduos para os quais você envia sua RFP. Se sua RFP for enviada a qualquer pessoa, você receberá muitas propostas para considerar de forma realista ou sua RFP não será levada a sério.
    • O desenvolvimento de uma proposta leva uma quantidade significativa de tempo, e uma empresa ou consultor provavelmente não estará disposto a levar sua solicitação a sério e perder tempo trabalhando nela se vir sua RFP aparecer em muitos locais diferentes.
    • Em vez disso, concentre-se em direcionar menos propostas de qualidade superior.
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    Dê um tempo adequado para que os indivíduos elaborem uma proposta de qualidade. Dar às empresas e consultores tempo suficiente para ler e absorver sua RFP, criar sua própria visão para o projeto e montar uma proposta de qualidade dará a você uma noção melhor de como será o projeto final.
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    Cumpra seu prazo. Uma empresa que envia uma proposta com atraso provavelmente também estará atrasada nos prazos do projeto. Se você leva a sério seus prazos, não considere as propostas que foram enviadas após o prazo expirado. Se você está menos preocupado com prazos do que com um produto de qualidade, ainda pode considerar envios atrasados.

Comentários (1)

  • vhunter
    A leitura disso me forneceu um guia rápido para escrever uma RFP eficiente.
Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
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