Como contabilizar despesas pré-pagas?

Despesas pré-pagas são aquelas pagas antecipadamente, como seguro ou aluguel. Para contabilizá-los em sua empresa, registre o pagamento em seu software de contabilidade como um ativo quando for pago. Em seguida, carregue gradualmente o ativo como uma despesa durante o período em que é usado, reduzindo o ativo de acordo. Por exemplo, se você pagou 8960€ adiantado pelo aluguel, você reduziria o ativo 750€ a cada mês e aumentaria a conta de despesas pelo mesmo valor até o final de sua vida útil. Para obter mais dicas de nosso co-autor Financeiro, incluindo como entender a contabilidade baseada em acumulação, continue lendo!

Como o seguro pré-pago é uma conta de ativo
Como o seguro pré-pago é uma conta de ativo, as entradas acima adicionariam essencialmente 8.960€ aos ativos e subtrairiam 8.960€ do dinheiro.

Na gestão de uma empresa, é muito comum que várias despesas - aluguel e seguro, por exemplo - sejam pagas antecipadamente. Essas despesas pagas antecipadamente são conhecidas como despesas pré-pagas. Saber como contabilizar as despesas pré-pagas envolve, em primeiro lugar, a compreensão de alguns princípios contábeis fundamentais, seguido pelo registro de alguns lançamentos simples no diário.

Método 1 de 2: compreensão das despesas pré-pagas

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    Familiarize-se com a contabilidade baseada em acumulação. Para entender a contabilização de despesas pré-pagas, é importante entender o princípio básico da contabilidade pelo regime de competência. Muito simplesmente, na contabilidade baseada em regime de competência, as receitas são relatadas na demonstração do resultado quando são ganhas, não quando o dinheiro é recebido.
    • Por exemplo, se você prestar um serviço no valor de 750€ em junho e não receber o dinheiro pelo serviço até agosto, a receita será reportada na demonstração do resultado como 750€ de receita em junho. Em agosto, a demonstração do resultado não mostraria nenhuma receita (supondo que não houvesse outras receitas do negócio). Isso porque você ganhou as receitas em junho.
    • Isso difere da contabilidade baseada em caixa, em que as receitas são registradas quando o próprio caixa é fornecido, e não quando as receitas são auferidas.
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    Aprenda a definição de despesas pré-pagas. Uma despesa pré-paga é simplesmente uma despesa futura paga antecipadamente. Normalmente, envolve uma despesa durante um período contábil, seguida pelo consumo de qualquer que seja o pré-pagamento, em vários períodos. Exemplos comuns de despesas pré-pagas incluem prêmios de seguro, aluguel e quaisquer contratos comerciais que exijam pagamento antecipado.
    • Por exemplo, com seguro, você pode pagar seu prêmio com seis meses de antecedência (o que é comum). Então, ao longo de um período de seis meses, esse prêmio será "usado".
    Essas despesas pagas antecipadamente são conhecidas como despesas pré-pagas
    Essas despesas pagas antecipadamente são conhecidas como despesas pré-pagas.
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    Familiarize-se com a ligação entre a contabilidade de exercício e despesas pré-pagas. A contabilidade de exercício exige que as receitas sejam reconhecidas no período em que são obtidas (não quando o dinheiro é recebido), e o mesmo princípio se aplica às despesas. As despesas, da mesma forma, não são reconhecidas quando o dinheiro é pago (ou quando a despesa pré-paga é paga), mas são reconhecidas ao longo do tempo à medida que o que foi pré-pago é usado.
    • Por exemplo, se você estiver pagando o aluguel com seis meses de antecedência, a despesa pré-paga não será registrada no mês em que você enviar o cheque ao locador. Em vez disso, a despesa seria registrada ao longo do período de seis meses à medida que a despesa fosse "usada". Nesse caso, a cada mês durante o período de seis meses, um sexto do valor total do aluguel aparecerá na demonstração do resultado.
    • Algo conhecido como princípio de matching é o que rege o tratamento das despesas pré-pagas. Este princípio determina que as despesas devem ser registradas quando os bens ou serviços associados tiverem sido usados, e não quando forem pagos, de forma que a despesa corresponda às receitas que a despesa ajudou a gerar.

Método 2 de 2: contabilização de despesas pré-pagas

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    Compreenda o processo básico de contabilidade para despesas pré-pagas. O processo básico de contabilização de despesas pré-pagas envolve colocar a despesa pré-paga no balanço patrimonial como um ativo quando a despesa é paga e, em seguida, cobrá-la gradualmente como uma despesa durante o período em que está sendo usada.
    • Isso significa que se você pagar antecipadamente 8960€ de aluguel por 1 ano em 1º de janeiro, ele será primeiro colocado no balanço patrimonial como um ativo. Então, ao longo do ano, seria gradualmente cobrado como despesa, reduzindo o saldo do ativo com o passar do tempo.
    • No final de janeiro, por exemplo, a conta do ativo seria reduzida em 750€ (refletindo o 12º do pagamento anual sendo usado), e a conta de despesas na demonstração de resultados aumentaria em 750€
    • Por que as despesas pré-pagas são inicialmente colocadas no balanço patrimonial como um ativo? Isso porque a empresa passou a ter o direito de receber o bem ou serviço, no caso, aluguel. Como a despesa pré-paga tem valor (8960€) é considerada um ativo.
    Selecione (ou crie) a conta de seguro pré-paga
    Para fazer isso, abra qualquer software de contabilidade que você está usando e selecione (ou crie) a conta de seguro pré-paga.
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    Registre o lançamento contábil manual para fazer o pagamento de despesas pré-pago. A primeira etapa começa quando você paga em dinheiro a despesa pré-paga. Deve haver uma entrada no diário geral para refletir esta atividade. Por exemplo, considere uma empresa que paga 8.960€ por um ano de cobertura de seguro em 1º de janeiro.
    • Para fazer isso, abra qualquer software de contabilidade que você está usando e selecione (ou crie) a conta de seguro pré-paga. Você pode então debitar esta conta por 8960€ e creditar a conta em dinheiro por 8960€
    • Uma vez que o seguro pré-pago é uma conta de ativo, as entradas acima adicionariam essencialmente 8.960€ aos ativos e subtrairiam 8.960€ do dinheiro.
    • O saldo do ativo não é afetado como a transação inicial se for de uma conta de ativo para outra.
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    Registre o lançamento no diário como despesa do ativo pré-pago. No final de cada período contábil, a parcela do ativo pré-pago que foi utilizada deve ser debitada à demonstração do resultado. No exemplo acima, suponha que a empresa divulgue suas demonstrações financeiras trimestralmente.
    • Em 31 de março, final do primeiro trimestre, um quarto do seguro pré-pago precisa ser contabilizado. Para registrar o lançamento contábil manual, debite Despesa de seguro por 2240€ e credite Seguro pré-pago por 2240€
    • A entrada acima reduz o saldo da conta de seguro pré-pago e move esse saldo para a demonstração do resultado como uma despesa. Isso ocorre porque o valor de 3 meses da cobertura do seguro agora foi fornecido pela seguradora e pode ser reconhecido como uma despesa.
    O processo básico de contabilização de despesas pré-pagas envolve colocar a despesa pré-paga no balanço
    O processo básico de contabilização de despesas pré-pagas envolve colocar a despesa pré-paga no balanço patrimonial como um ativo quando a despesa é paga e, em seguida, cobrá-la gradualmente como uma despesa durante o período em que está sendo usada.
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    Despesa do ativo pré-pago até o final de sua vida útil. Faça o lançamento contábil acima no final de cada período contábil até que o saldo da conta de seguro pré-pago seja 0. Se a empresa usar o ano como seu período contábil, apenas 1 lançamento contábil será necessário para registrar a despesa, que deve ser registrada em 31 de dezembro.
    • Por exemplo, se o período contábil for trimestral, para o pré-pagamento de 8960€, cada trimestre veria 2240€ movidos da conta de ativo de seguro pré - pago para a conta de despesas de seguro. Após o 1o trimestre, a conta do Seguro Pré-Pago teria o valor de 6.720€ e, no final do quarto trimestre, a conta do Seguro Pré - Pago teria um saldo de 0.
    • Isso conclui o processo de contabilização de uma despesa pré-paga, uma vez que a despesa foi sendo utilizada ao longo do ano.

Pontas

  • Os cálculos de exemplo acima também se aplicam quando expressos em outras moedas.

Coisas que você vai precisar

Perguntas e respostas

  • Eu vejo o pré-pago no balanço como: Se a empresa desistisse hoje, a empresa teria direito ao valor pré-pago de volta. Correto?
    Também existe uma responsabilidade aqui se o prémio for de 13400€ e apenas 6720€ tiver sido pago. Portanto, a entrada para registrar a transação seria para debitar o seguro pré-pago por 13400€, crédito em dinheiro por 6720€ e contas a pagar de crédito (ou alguma conta semelhante) por 6720€. no artigo.
  • Se recebermos uma fatura de 13400€ da seguradora e pagamos 6720€ como seguro pré-pago, como podemos registrar os lançamentos no diário?
    Também existe uma responsabilidade aqui se o prémio for de 13400€ e apenas 6720€ tiver sido pago. Portanto, a entrada para registrar a transação seria para debitar o seguro pré-pago por 13400€, crédito em dinheiro por 6720€ e contas a pagar de crédito (ou alguma conta semelhante) por 6720€. no artigo.
  • Há um saldo credor de 3.7000€ com a seguradora a partir de 30 de junho de 2016. O prêmio é de 6.000€ para o ano de 2013,5018 pago em 30 de junho de 2016. Qual valor deve ir para a conta de pré-pagamento no ano de 2016?
    6000€. Porque a cobertura pela qual você pagou será "usada" em um período futuro. Todo o custo do prêmio deve ser pré-pago no balanço patrimonial e, a seguir, contabilizado como despesa no período de cobertura.
  • Como calculo as despesas de seguro que não entram em vigor no primeiro dia do mês?
    Anote-os como saques em seu registro de cheques na data em que ocorrem.
  • As despesas pré-pagas vão para a demonstração do resultado?
    As despesas antecipadas registradas de acordo com o método de contabilidade de competência seriam incluídas na demonstração do resultado apenas na medida em que o pagamento antecipado beneficiasse o período de relatório atual. Por exemplo, o valor do aluguel de um ano inteiro é pago antecipadamente em 1º de janeiro. A demonstração de resultados de janeiro registraria 12 dessas despesas.
  • Qual é a entrada de ajuste para seguro pré-pago?
    À medida que a cobertura de seguro que era pré-paga é consumida ou “gasta”, é feito um lançamento para debitar as despesas de seguro e creditar o seguro pré-pago pelo valor a ser reconhecido no resultado.
  • Como as despesas antecipadas são registradas nas demonstrações financeiras?
    Uma despesa pré-paga é relatada na seção de ativos circulantes do balanço patrimonial.
  • Como você faz lançamentos quando está pagando à seguradora, supondo que você pague com um cheque do qual eles são meus credores?
    A poção de pagamento desse processo seria semelhante a ter uma conta a pagar à seguradora que é reduzida a cada vez que você faz um pagamento. O processo de pré-pagamento é dividido em duas partes: a primeira, registrando a despesa pré-paga para o custo do seguro, a segunda, o pagamento do prêmio à seguradora. Esses dois processos podem ocorrer em intervalos de tempo diferentes.
  • Temos uma despesa pré-paga de seguro. Usamos seguro pré-pago para cobrir antecipadamente a conta de janeiro. No entanto, quando recebemos a fatura, era de 1490€ a menos. Como podemos registrar esta transação?
    Ajuste seu seguro pré-pago e conta a pagar para a diferença. Em outras palavras, reafirme os valores para o que realmente deveriam ter sido.
Perguntas não respondidas
  • Se a publicidade pré-paga for comprada em dezembro para ser usada em janeiro, preciso fazer um ajuste?

Comentários (5)

  • larasoares
    Grande detalhamento de contas de despesas pré-pagas. É o primeiro site que me ajudou a entender esse tipo de ajuste de fim de mês.
  • qazevedo
    A explicação com exemplos me ajudou a entender a lógica. Obrigado!
  • ulicesnader
    Explicação clara e detalhada. Fácil de entender.
  • waltonsenger
    É novo para mim, muito bom.
  • salomebranco
    Tenho uma entrevista de emprego amanhã e um teste de contabilidade foi agendado. Eu trabalho com folha de pagamento e raramente lido com o Razão. Eu queria atualizar meu conhecimento básico de contabilidade. Fiz anotações para estudar antes da entrevista. Obrigado por estar aqui!
Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
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