Como criar uma agenda?

Crie uma agenda resumindo todos os detalhes dos itens da agenda que você reuniu
Crie uma agenda resumindo todos os detalhes dos itens da agenda que você reuniu.

Uma agenda é uma tabela detalhada de tópicos que serão cobertos durante uma reunião. A agenda da reunião é parte integrante do planejamento e execução de uma reunião, pois define o propósito da reunião, detalha os itens de discussão da reunião, designa os apresentadores da reunião e especifica a quantidade de tempo alocada para cada assunto. Se você precisar planejar uma reunião, precisará saber como reunir informações para uma agenda e como colocá-la todas juntas. Crie uma agenda seguindo estas etapas.

Método 1 de 2: criando sua própria agenda

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    Notifique a todos os envolvidos na reunião.
    • Você pode enviar um e-mail ou distribuir um memorando de escritório. Apenas certifique-se de que esteja no papel.
    • Inclua a data, hora, local e propósito da reunião.
    • Solicite RSVPs para a reunião. Deixe claro que aqueles que aceitarem o convite deverão comparecer.
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    Peça que os participantes tenham solicitações de itens da agenda da reunião para você em uma data e hora especificadas.
    • Peça-lhes que detalhem o item da agenda para você, para que você possa listá-lo apropriadamente na próxima agenda. Pedido que eles lhe fornecer não só o tema da agenda, mas também uma breve descrição do que eles pretendem para a cobertura.
    • Verifique quanto tempo eles precisarão para apresentar o item da agenda.
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    Crie uma agenda resumindo todos os detalhes dos itens da agenda que você reuniu.
    • Faça uma tabela de 3 colunas com cabeçalhos para "Item da agenda", "Apresentador" e "Horário".
    • Liste os itens da agenda de acordo com a ordem de recebimento, urgência ou relevância.
    • Escreva uma breve descrição de cada tópico da agenda, conforme detalhado pelos apresentadores contribuintes.
    • Inclua um cabeçalho com os detalhes da reunião, como data, hora, objetivo / escopo, local e duração.
    Peça que os participantes tenham solicitações de itens da agenda da reunião para você em uma data
    Peça que os participantes tenham solicitações de itens da agenda da reunião para você em uma data e hora especificadas.
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    Envie a agenda proposta aos apresentadores de itens da agenda para verificar se eles estão confortáveis com os detalhes de sua localização e o intervalo de tempo alocado.
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    Faça quaisquer alterações ou reorganizações, se necessário.
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    Distribua a agenda aprovada a todos os participantes. Dê-lhes bastante tempo antes da reunião para revisar e deliberar sobre a pauta, para que possam contribuir para a discussão como acharem adequado. 2 dias de antecedência é um prazo de notificação razoável.

Método 2 de 2: usando modelos de agenda

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    Encontre um modelo de agenda adequado. O primeiro passo é encontrar um modelo de agenda de reunião adequado, porque não adianta começar do zero, quando há tantas ferramentas fantásticas na Internet. Uma pesquisa rápida exibirá uma lista de sites que podem ajudá-lo a começar. Esses sites contêm vários tipos diferentes de formato de agenda, portanto, navegue até encontrar um que o agrade.
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    Baixe o modelo de agenda. Depois de encontrar o template perfeito, selecione-o e clique no botão de download, após a tela de visualização fornecida.
    Para que você possa listá-lo apropriadamente na próxima agenda
    Peça-lhes que detalhem o item da agenda para você, para que você possa listá-lo apropriadamente na próxima agenda.
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    Abra no Microsoft Word. Localize o modelo, abrindo a pasta Downloads em seu computador e, em seguida, abra o arquivo de modelo usando o Microsoft Word. Esta é a melhor escolha de software documental, pois é fácil de navegar e simples de usar. Para obter o modelo de agenda mais rápido e eficiente, é recomendável usar o Microsoft Word atualizado.
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    Personalize sua agenda. Não se esqueça de customizar sua agenda. O modelo que você baixou será preenchido com informações de exemplo, para que você saiba o que escrever e onde escrever. Essas informações precisam ser substituídas por dados sobre sua empresa. Isso inclui o cabeçalho; certifique-se de adicionar seu logotipo, texto de copyright e quaisquer outros detalhes importantes.
    • Depois de preencher as informações básicas, é hora de voltar ao formato da agenda. Você é responsável por alocar tempo para cada agenda e por decidir quais agendas são importantes o suficiente para entrarem na programação, portanto, tome cuidado ao preencher os espaços. Pode ser útil usar os títulos, item da agenda, apresentador e hora - apenas para manter tudo claro e bem definido.
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    Mantenha o profissionalismo. Recomenda-se não deixar nenhum dos 'slots' da agenda vazios. Se você tiver mais espaços do que o necessário, exclua-os. Você também deve se sentir à vontade para fazer modificações estéticas. Não há razão para que você não possa mudar a cor, os títulos e o formato para corresponder à essência da empresa. No entanto, é recomendável não usar cores escuras, pois elas dificultarão a leitura do documento. O uso de luz e esquema de cores da empresa fará com que pareça profissional.
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    Revise sua agenda. A etapa final é dar uma leitura rápida da sua agenda preenchida, enquanto fica atento para erros de ortografia e erros de digitação. Agora, você está pronto para ter uma ótima reunião.
Envie a agenda proposta aos apresentadores de itens da agenda para verificar se eles estão confortáveis
Envie a agenda proposta aos apresentadores de itens da agenda para verificar se eles estão confortáveis com os detalhes de sua localização e o intervalo de tempo alocado.

Pontas

  • Se a reunião que você está planejando tiver um propósito específico e você receber uma solicitação de item da agenda que não se enquadre no escopo da reunião, peça à pessoa que solicitou o item para enviar um e-mail interno ou memorando para tratar do assunto, ou sugerir o item seja incluído na próxima agenda de reunião aplicável.

Avisos

  • Tenha o cuidado de permitir tempo suficiente para que cada apresentador discuta um item da agenda. Seja realista sobre os tempos de apresentação e não tente espremer muitas informações em uma única reunião. Lembre-se de que os participantes da reunião podem ter dúvidas ou oferecer sugestões sobre um ou mais dos itens da agenda proposta.

Perguntas e respostas

  • Como faço para escrever atas para uma agenda?
    Normalmente escrevo coisas em incrementos de 15 minutos, mas meia hora também é útil. Você pode fazer isso em uma planilha, calendário ou papel e começar a adicionar eventos a partir daí.
  • Uma agenda de duas páginas deve ter um cabeçalho no topo da segunda página?
    Não há certo ou errado. Pode ser útil repetir o cabeçalho, ou ele pode ser duplicado ou ocupar muito espaço. Experimente as duas opções e escolha a que você mais gosta. Além disso, alguns processadores de texto permitem que você repita automaticamente os cabeçalhos, com a legenda (Continuação), além de permitir que você modifique a fonte, tamanho, etc. deste cabeçalho de repetição.

Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
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