Como realizar uma AGM (Assembleia Geral Anual)?

Para realizar uma assembleia geral anual, comece dando as boas-vindas aos participantes com uma saudação formal. Durante esse tempo, certifique-se de que a pauta da reunião e os relatórios anuais sejam distribuídos aos participantes. Depois de abrir formalmente a reunião, analise as atas da reunião anterior e vote para aceitá-las ou alterá-las. Em seguida, apresente novos assuntos ou apresente preocupações. Uma vez que qualquer novo negócio seja resolvido, analise os relatórios do presidente, secretário e tesoureiro e moção para aceitá-los. Se houver eleições, certifique-se de anunciá-las e cuidar delas neste momento. Em seguida, discuta os negócios em geral, incluindo quaisquer problemas ou preocupações que os participantes possam ter. Quando tudo estiver coberto, declare encerrada a reunião. Para saber como tornar sua reunião geral agradável para os participantes, continue lendo!

Uma assembleia geral anual (AGM) é realizada uma vez por ano de acordo com a constituição ou regras
Uma assembleia geral anual (AGM) é realizada uma vez por ano de acordo com a constituição ou regras da organização.

Uma assembleia geral anual (AGM) é realizada uma vez por ano de acordo com a constituição ou regras da organização. Durante esta reunião, você precisará discutir finanças, eleições do conselho e outros assuntos que afetam toda a organização.

Parte 1 de 3: parte um: planejando a reunião

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    Revise as regras da organização. Antes de configurar qualquer coisa, revise as regras e regulamentos da organização com relação à AGM. Embora a maioria das organizações adira à mesma estrutura geral, alguns detalhes podem variar.
    • Detalhes que você pode precisar prestar atenção especial para incluir o tipo de aviso que você deve fornecer aos membros com relação à reunião, o procedimento para eleição de novos membros do conselho e o tipo de informação que deve ser revisada em cada AGM.
    • Você também deve verificar quantas pessoas devem estar presentes para que a reunião seja considerada oficial e a maneira como as novas emendas aos estatutos da organização devem ser apresentadas e votadas.
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    Agende a reunião com antecedência. Defina a data e hora da AGM o mais cedo possível. Notifique os membros principais imediatamente.
    • Membros não essenciais devem ser informados assim que os detalhes forem finalizados.
    • Assim que todos forem informados da data, você deve enviar lembretes regulares para evitar que alguém se esqueça.
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    Proteja o local. Se você não tiver seu próprio local, deverá escolher um local que possa receber sua AGM e protegê-la o mais rápido possível.
    • Mesmo se você tiver suas próprias instalações, realizar a AGM em um local separado pode tornar a ocasião mais significativa e, como tal, pode atrair mais participantes.
    • Escolha um local que possa acomodar todos os envolvidos. Certifique-se de que a sala é grande o suficiente para acomodar todos confortavelmente. Se você tem membros ou outros participantes que precisam de acomodações especiais (como portas largas e rampas para membros em cadeiras de rodas), verifique se o local pode atender a essas necessidades antes de fazer a reserva.
    • Depois de decidir sobre o local certo, reserve-o assim que tiver a data e a hora definidas.
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    Prepare uma agenda. A agenda é essencialmente uma lista ou esboço das informações que serão abordadas na AGM.
    • Prepare esta agenda com antecedência. Pode ser necessário enviá-lo aos participantes com o aviso da reunião, mas mesmo que não o faça, você precisará tê-lo pronto para ser distribuído na reunião real.
    • Liste os tópicos de discussão na ordem em que espera abordá-los.
    • Normalmente, listar o título de cada tópico é o suficiente em uma agenda. Você provavelmente não precisa fornecer detalhes sobre cada tópico.
    • Um exemplo de programação pode ser semelhante a:
      • AGENDA
      • 1) Bem-vindo
      • 2) Desculpas por ausência
      • 3) Atas AGM anteriores
      • 4) Questões decorrentes de atas
      • 5) Relatório anual do presidente
      • 6) Relatório anual do secretário
      • 7) Relatório anual do tesoureiro
      • 8) Eleição de dirigentes
      • 9) Negócios em geral
      • 10) Data da próxima reunião
      • 11) Encerramento da reunião
    Para realizar uma assembleia geral anual
    Para realizar uma assembleia geral anual, comece dando as boas-vindas aos participantes com uma saudação formal.
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    Aproveite o tempo necessário para preparar documentos e relatórios. Leva tempo para preparar todas as várias declarações, relatórios e documentos que você precisará para a AGM, portanto, comece cedo.
    • Cuide de todos os documentos e relatórios de sua responsabilidade o mais cedo possível.
    • Lembre aos outros membros do comitê que também devem preparar as informações pelas quais são responsáveis.
    • Os documentos que você pode precisar preparar podem incluir relatórios financeiros mensais e outras demonstrações financeiras, a ata da AGM anterior, o relatório do presidente, o relatório do secretário e o relatório do tesoureiro.
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    Comunique-se com os membros sobre as funções de liderança. Se as eleições do conselho forem discutidas na AGM, você deve procurar membros que possam ocupar os cargos necessários antes da reunião em si.
    • Converse com os membros que você está de olho e pergunte se eles estariam dispostos a assumir o papel.
    • Se for necessário treinamento extra, forneça a esses membros o treinamento de que precisam.
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    Envie o aviso. Você precisa enviar uma "Notificação de Reunião" formal a todos os membros. Siga os regulamentos estabelecidos nas regras da sua organização ao determinar quando e como fazer isso.
    • Você também pode precisar convidar patrocinadores, membros vitalícios e ex-alunos e outras partes interessadas ou partes relacionadas.
    • Normalmente, um aviso de reunião deve incluir a data, hora, duração e local da AGM. Você precisará declarar que as eleições estão sendo realizadas quando aplicável.
    • Você pode incluir toda a pauta da reunião ou pode optar por mencionar um ou dois itens principais. Verifique a constituição da organização para determinar o procedimento correto.
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    Prepare o espaço antes da reunião. No dia da AGM, chegue várias horas antes para que possa preparar a sala.
    • Lembre-se de que alguns participantes podem chegar 30 minutos mais cedo. Tente ter todos os assentos e bebidas preparadas antes que isso aconteça.

Parte 2 de 3: parte dois: discussão da pauta da reunião

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    Tire alguns minutos. O secretário geralmente é responsável por tomar as atas das reuniões, mas se este não for o caso da sua organização, você precisará nomear alguém para registrar o conteúdo da AGM.
    • Mantenha um registro de todas as decisões tomadas na AGM, especialmente aquelas relacionadas a eleições e mudanças na constituição da organização.
    • Também pode ser uma boa idéia registrar os nomes e informações de contato dos participantes. Você pode fazer isso instruindo os participantes a fazerem login assim que chegarem.
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    Dê as boas-vindas aos participantes. Abra o AGM com uma saudação formal. Durante esta saudação, certifique-se de que a agenda da reunião e os relatórios anuais estão sendo distribuídos aos participantes.
    • Declare que a reunião é aberta. Ao fazê-lo, informe o nome completo da organização e o número da AGM atual (vigésima segunda Assembleia Geral Anual, trinta e nove Assembleia Geral Anual, etc.).
    • Dê as boas-vindas a todos os membros e indique os visitantes especiais.
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    Faça as desculpas necessárias. Se algum dirigente ou membro importante estiver ausente, você pode indicar brevemente os nomes dos ausentes após sua mensagem de boas-vindas.
    • Você também pode convidar outros membros presentes para pedir desculpas em nome de outros participantes ausentes.
    • Faça uma moção formal para aceitar as desculpas.
    Você tem que ler todos os membros que não fazem parte do comitê em uma assembleia geral anual
    Você tem que ler todos os membros que não fazem parte do comitê em uma assembleia geral anual?
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    Reveja as atas da reunião anterior. Verifique se todos receberam uma cópia das reuniões da AGM do ano passado. Reveja essas atas e, quando todas as questões forem tratadas, passe para aceitá-las formalmente.
    • Se houver quaisquer emendas ou correções que precisem ser feitas, elas devem ser feitas antes que a ata seja aceita.
    • Depois de votar para aceitar as atas, o presidente precisará assiná-las.
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    Apresente novos assuntos. Os tópicos relacionados às atas de sua AGM anterior devem ser tratados imediatamente após a aceitação dessas atas.
    • Discuta os assuntos conforme necessário. Normalmente é um momento para apresentar preocupações e observações, portanto, moções formais podem não ser necessárias.
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    Revise os relatórios. Você precisará discutir o relatório do presidente ou presidente do conselho, o relatório do secretário e o relatório do tesoureiro.
    • Leia e discuta cada relatório um por um. Depois de cada relatório ter sido analisado completamente, você deve fazer uma moção formal para adotar esse relatório.
    • Durante o relatório do tesoureiro, você precisará apresentar aos participantes um registro das finanças do ano anterior. O tesoureiro geralmente pode realizar a tarefa, mas algumas organizações podem exigir o uso de uma parte independente.
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    Passe por quaisquer eleições. Se novos membros do conselho precisarem ser eleitos na AGM deste ano, você deve realizar essas eleições depois que os relatórios forem entregues, mas antes que qualquer assunto geral seja tratado.
    • Prepare os materiais necessários com antecedência.
    • Decida o sistema de votação antes da reunião. Explique o sistema claramente antes de dar os votos.
    • Uma parte neutra deve contar os votos.
    • As atas precisarão mostrar quem foi indicado, quem propôs a indicação e quem a apoiou. Deve também listar o número de votos que cada candidato obteve e quem foi eleito para cada cargo.
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    Discuta assuntos gerais. Negócios em geral costumam ser o último assunto discutido em uma AGM. Este é um momento para os participantes abordarem questões e preocupações não abordadas de outra forma.
    • Como esta parte da reunião é um tanto informal, você provavelmente não aceitará nenhuma moção ou votação durante este período.
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    Marque uma data para a próxima reunião. Se você sabe a data e local da próxima AGM, indique no final desta reunião.
    • Pule esta etapa se nenhum plano formal foi feito ainda.
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    Encerre a reunião. Quando tudo estiver coberto, declare a AGM encerrada.
Como faço para executar uma AGM se alguns membros discordarem de algumas das decisões
Mesmo que seja um AGM da placa SAB. Como faço para executar uma AGM se alguns membros discordarem de algumas das decisões?

Parte 3 de 3: parte três: tornando a reunião agradável

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    Poste uma saudação na porta. Designe um ou dois membros para ficar na porta e cumprimentar as pessoas quando elas chegarem.
    • O uso de recepcionistas pode tornar o ambiente mais amigável e acolhedor.
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    Ofereça refrescos. No mínimo, tente fornecer água para os participantes, especialmente se a reunião for longa.
    • Oferecer uma variedade de bebidas é a melhor opção. Considere o fornecimento de bebidas frias (água, chá gelado e limonada / ponche) e bebidas quentes (café e chá quente).
    • Dependendo da hora do dia, também pode ser adequado oferecer lanches leves como queijo e biscoitos.
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    Convide um palestrante convidado. O orador convidado deve falar sobre um assunto não oficial de grande importância para os membros de sua organização.
    • Normalmente, o palestrante seguirá a apresentação dos negócios em geral, mas virá antes do encerramento da reunião propriamente dita. Se desejar, porém, você pode pedir ao palestrante para fazer uma apresentação após o encerramento da reunião oficial.
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    Ofereça prêmios. Um prêmio de porta pode encorajar o comparecimento. Sorteios podem incentivar a participação e apoio financeiro.
    • Considere realizar um sorteio 50/50 em que metade dos lucros vai para o vencedor e a outra metade vai para a organização.
    • Sorteios de cestas de presentes são outra opção.
    • Considere tornar a frequência um requisito para reivindicar prêmios.
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    Siga a reunião com um social. Incentive a participação mantendo a parte formal do negócio da AGM o mais breve possível. Siga com um evento social onde os participantes podem interagir e se divertir.
    • Se você tiver orçamento, considere oferecer um almoço após o término da reunião. Você pode cortar custos tornando o almoço uma festa.
    • Para organizações com orçamentos mais baixos, um coquetel informal pode ser mais realista. Em vez de oferecer lanches durante a reunião, espere até depois e sirva o lanche com uma variedade de bebidas não alcoólicas e vinho.

Perguntas e respostas

  • O álcool pode ser consumido na assembleia geral anual de um clube social?
    Sem álcool em tudo. Mesmo que seja um AGM da placa SAB.
  • Quem deve assinar a ata se um novo presidente for eleito e substituir no momento da eleição, o ex-presidente que convocou a AGM ou o novo presidente que assumiu no meio do caminho?
    Tanto o presidente recém-eleito quanto o presidente cessante assinarão todos os documentos.
  • Quando um novo Presidente é eleito na AGO, quando ele / ela assume? Imediatamente após a eleição ou no final da reunião?
    Logo após a eleição. O novo presidente assume o cargo imediatamente. Evitar confusão.
  • Quem deve presidir uma reunião se o presidente estiver doente e não houver vice-presidente de um grupo?
    O secretário ou outro membro do conselho de administração pode realizar a reunião.
  • Quando uma constituição é alterada em uma AGM, quando a nova entra em vigor?
    Desde que seja alterado ou adotado, assinado pela maioria dos diretores e deliberado, é considerado aprovado.
  • É comum que itens destinados a AOB sejam enviados antes da AGM?
    Não é normal, mas frequentemente útil. Isso dá aos diretores tempo para preparar uma resposta precisa.
  • Quanto tempo antes da AGM eu preciso enviar um aviso sobre isso?
    Isso pode ser respondido nos estatutos ou regras do clube, sociedade, etc. No mínimo, eu diria que um aviso prévio de duas semanas é necessário, de preferência mais (especialmente se algo controverso ou importante for discutido). Se as pessoas precisarem viajar de outro estado para comparecer à reunião, dê a elas mais algumas semanas para fazer os preparativos.
Perguntas não respondidas
  • Como faço para executar uma AGM se alguns membros discordarem de algumas das decisões?
  • O que acontecerá se eu não conseguir atingir o quorum para a AGM?
  • É normal que a comissão torne todos os cargos vagos antes da eleição, mesmo que sejam reeleitos?
  • Você tem que ler todos os membros que não fazem parte do comitê em uma assembleia geral anual?
  • Quem tem voto de qualidade em caso de empate na reeleição para presidente?

Comentários (3)

  • katrinekovacek
    Estou organizando uma AGM pela primeira vez, então as informações e sugestões são muito úteis para mim.
  • kevin10
    Nosso AGM foi ótimo. Sempre confiei no guia.
  • winnifredhudson
    Incrível, ajudou muito.
Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
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