Como administrar um comitê?

Quanto envolvimento os membros da equipe não pagantes devem ter se quiserem participar das reuniões
Quanto envolvimento os membros da equipe não pagantes devem ter se quiserem participar das reuniões do comitê em comparação com os membros reais do comitê?

Ser presidente de um comitê significa que você deve encorajar todos juntos a alcançar um objetivo comum. Se você está apenas começando como presidente, a tarefa pode parecer um pouco assustadora. No entanto, com alguns preparativos e um pouco de experiência, você estará liderando comitês facilmente.

Parte 1 de 4: se preparando

  1. 1
    Consulte o regulamento da sua organização sobre comitês. Muitas organizações, incluindo universidades e organizações sem fins lucrativos, têm regras em vigor sobre como os comitês devem ser administrados. Você deve revisar essas regras cuidadosamente antes de começar. Se você não conseguir encontrá-los no site da sua organização, pergunte a alguém com autoridade onde as regras podem ser encontradas.
  2. 2
    Concentre-se no propósito do comitê. Se o comitê for novo (e mesmo que não seja), você precisa garantir que ele esteja focado de maneira adequada. A melhor maneira de enfocar o seu comitê é ter um objetivo específico em mente para ele. Por exemplo, talvez você esteja formando um comitê para avaliar o desempenho de um produto. Esse é o objetivo principal do comitê.
    • Pense se o comitê irá principalmente aconselhar ou realmente implementará soluções.
    • Você também precisa ter clareza sobre quanta autoridade o comitê terá. É claro que a organização principal deve tomar essa decisão, mas você deve apresentar sua opinião antes da reunião do comitê.
    • Trabalhe em conjunto com a organização ou o chefe que deseja que o comitê seja formado para tomar essas decisões.
  3. 3
    Certifique-se de que você tem conhecimento. É provável que você tenha sido escolhido como presidente do comitê porque já tem conhecimento na área. No entanto, continue fazendo sua lição de casa. Para ser um líder, você precisa ser capaz de ver o quadro completo, o que significa que precisa estudar cada peça em que seu comitê está se concentrando. Dessa forma, quando as soluções são apresentadas, você pode decidir se elas serão eficazes ou não.
  4. 4
    Envolva-se em discussões com o presidente anterior. O antigo presidente deve fornecer informações sobre o comitê e qual a sua função como presidente do comitê. Ele também pode fornecer informações sobre membros individuais do comitê.
    • O presidente anterior também deve fornecer documentos sobre o comitê, como as principais políticas, quais reuniões estão programadas e o que o comitê tem feito no ano passado.
O antigo presidente deve fornecer informações sobre o comitê
O antigo presidente deve fornecer informações sobre o comitê e qual a sua função como presidente do comitê.

Parte 2 de 4: encontrar membros

  1. 1
    Crie critérios. Observe seus objetivos e tarefas de cima. Escreva uma lista de habilidades necessárias para ajudar a cumprir essas metas. Por exemplo, se seu objetivo principal é arrecadar fundos, você precisará de pessoas que sejam boas em organização, que possam se conectar com outras pessoas e que sejam criativas.
  2. 2
    Estabeleça boas relações com os membros antigos. Se o comitê já estiver constituído, já terá membros. Isso não significa que todas as pessoas do comitê devam permanecer nele. Considere como o comitê avançará e quais membros se encaixam melhor nesse objetivo.
    • Com isso em mente, você pode precisar pedir aos membros que renunciem se achar que eles não estão contribuindo para o objetivo principal. No entanto, você deve fazer isso com cuidado, especialmente se estiver administrando um comitê de voluntários. Você precisa manter boa vontade com seus voluntários.
  3. 3
    Use seus critérios para selecionar novos membros. Se for sua responsabilidade recrutar ou nomear membros, você precisa se certificar de que está nomeando pessoas pelos motivos certos. Depois de estabelecer as principais metas e tarefas do comitê acima, isso pode ajudá-lo a definir quem seriam bons membros. Ou seja, considere as habilidades do funcionário ou voluntário antes de convidá-lo a ingressar no comitê. As habilidades da pessoa devem contribuir de alguma forma para seus objetivos.
    • Se você não sabe quem teria habilidades específicas em sua organização, pergunte ao redor. Você pode encontrar recomendações para trazer muitos novos membros.
A atividade suspeita de um comitê deve ser relatada
A atividade suspeita de um comitê deve ser relatada, novamente, ao corpo diretivo ou a um comitê ou representante de ética.

Parte 3 de 4: reuniões organizadas

  1. 1
    Pegue o assento da cabeça. Se houver assento de cabeça na sala que você está usando, é apropriado para você ocupar. Você é o líder e está estabelecendo isso visualmente ao ocupar o assento da cabeça.
    • Por outro lado, se quiser estabelecer um ambiente mais informal, você pode sentar-se no meio do grupo. Isso o tornará mais acessível, embora possa diminuir um pouco sua autoridade.
  2. 2
    Configure as regras antecipadamente. Se o comitê for novo, explique como será administrado. Ou seja, se você tem regras específicas sobre como uma ideia será apresentada, agora é a hora de estabelecer essas regras. Você também deve ter um folheto com as regras para que seus membros possam consultá-las mais tarde.
    • Para comitês muito formais, algumas pessoas recorrem às Regras de Ordem Recentemente Revisadas de Robert. Ele fornece regras de como os comitês são administrados.
    • Você também pode estabelecer regras para qualquer conduta imprópria, incluindo pessoas que chegam atrasadas às reuniões, não estão preparadas ou assumem completamente o controle de uma reunião.
  3. 3
    Certifique-se de que o propósito esteja claro. Você já definiu o propósito do comitê para você. No entanto, seus membros também precisam ter clareza sobre qual é o propósito. Reveja o propósito na primeira reunião. Além disso, você deve deixar claro com que cada membro deve contribuir em termos de tempo e idéias.
    • Você também deve ter o propósito por escrito de ajudar a orientar seus membros durante todo o tempo em que estiverem no comitê.
  4. 4
    Certifique-se de que as regras sejam seguidas. Uma vez que as regras e as consequências estejam estabelecidas, você deve ser aquele que garante que elas sejam seguidas. Isso significa seguir em frente com quaisquer consequências de maneira justa e justa. Sempre vale a pena ser diplomático, mesmo quando alguém está violando as regras.
    • Por exemplo, se todos concordaram que ninguém pode falar por mais de 10 minutos, com exceção de apresentações especiais, quando alguém está passando, você precisa intervir. No entanto, em vez de dizer: "John, você precisa fique quieto agora. Você já ultrapassou o tempo. " você poderia dizer: "Obrigado, John, por essas informações valiosas. Sei que você tem mais a dizer, mas talvez possa enviar um breve e-mail a todos os membros do nosso comitê para que possamos ter certeza de que cobriremos todos os itens de nossa agenda hoje."
  5. 5
    Sempre tenha uma agenda escrita apropriada. As agendas orientam as reuniões porque ajudam o grupo a se concentrar em algumas idéias principais. Você deve se certificar de que a agenda é apropriada. Ou seja, você deve se certificar de que tem tempo suficiente para dar a cada item da pauta a atenção de que necessita. Se você tiver muitos itens, será forçado a pular alguns itens.
    • Distribua a agenda um ou dois dias antes da reunião para que os membros possam se preparar.
    • Certifique-se de que cada pessoa sabe o que ela ou ele é responsável na agenda de antemão.
  6. 6
    Peça a alguém para dedicar alguns minutos. Se o comitê não tiver um secretário estabelecido, certifique-se de que alguém reserve uma ata em cada reunião. Dessa forma, você pode ter algo para consultar quando quiser saber o que aconteceu em cada reunião.
Tenha isso em mente ao administrar seu comitê
Tenha isso em mente ao administrar seu comitê e agradeça por escrito e pessoalmente pelo que eles fizeram para tornar seu comitê um sucesso.

Parte 4 de 4: continuando o comitê

  1. 1
    Comunique-se frequentemente. Depois de ter feito sua primeira reunião, certifique-se de manter uma comunicação regular com seus membros. Ofereça atualizações regulares sobre os horários das reuniões, bem como sinopses das reuniões. Você também precisará fornecer atualizações à medida que novas informações forem disponibilizadas.
  2. 2
    Coloque o comitê acima de sua agenda pessoal. É importante que sua agenda pessoal (como avançar na empresa) não chegue ao comitê. Isso significa que você dá mais importância ao sucesso do comitê em seus objetivos do que ao sucesso de você em seus próprios objetivos.
  3. 3
    Incentive a criatividade. Um dos pontos-chave para incentivar a criatividade é que você edifique membros em vez de destruí-los. Se você está constantemente repreendendo os membros na frente do grupo por suas ideias, eles logo deixarão de oferecer ideias. Portanto, é importante fazer do comitê um lugar onde você aceite novos pensamentos e ideias, mesmo que pareçam estranhos a princípio.
  4. 4
    Ganhe novos membros. À medida que os membros antigos saem do comitê, você precisará recrutar mais membros. Ao fazer isso, certifique-se de fornecer a eles uma orientação apropriada que cubra as regras e o foco do grupo, assim como você fez quando começou com o comitê. Ajude a nova pessoa a descobrir como ela pode se envolver com o comitê.
  5. 5
    Não se esqueça de agradecer. Muitas vezes, os membros não precisam fazer parte de um comitê e estão se oferecendo como voluntários. Tenha isso em mente ao administrar seu comitê e agradeça por escrito e pessoalmente pelo que eles fizeram para tornar seu comitê um sucesso.

Perguntas e respostas

  • Quanto envolvimento os membros da equipe não pagantes devem ter se quiserem participar das reuniões do comitê em comparação com os membros reais do comitê?
    A participação realmente não deve ser um problema se eles não pagarem, mas certifique-se de que eles sabem que não serão membros votantes. Se os tópicos em questão não forem tão sérios, permita que eles façam parte da discussão, mas coloque os membros em pé acima deles na preferência de falar. Informe que eles podem ou não obter acesso aos materiais, dependendo do custo ou da disponibilidade.
  • Quem governa a conduta dos dirigentes e do comitê? Se eu acreditar que algo que o comitê está fazendo é suspeito, a quem isso deve ser relatado?
    A conduta dos membros do Comitê deve ser governada por seu supervisor direto. Além disso, o corpo diretivo do comitê deve ser informado sobre condutas que não reflitam a integridade da organização. A atividade suspeita de um comitê deve ser relatada, novamente, ao corpo diretivo ou a um comitê ou representante de ética.
  • Posso adicionar uma pessoa a um comitê sem discutir isso com nenhum membro do comitê?
    Você pode, mas não seria certo. Se os membros do comitê não falaram juntos e concordaram em colocar essa pessoa no comitê, pode haver tensão, ressentimento e provavelmente falta de cooperação. Seria melhor comunicar sua intenção com antecedência e dar ao restante do comitê a oportunidade de refletir sobre o assunto e discutir suas ideias.
  • Onde encontro um formulário para iniciar um comitê?
    Isso depende da organização em que o comitê se enquadra. Para um comitê público, tente um comissário do condado; para quem está dentro de uma empresa, você precisará falar com seu chefe; para um comitê pessoal, você pode encontrar modelos online para ajudá-lo a redigir regras e agendas, bem como diretrizes de ética importantes para torná-lo mais oficial.
  • Um membro do comitê pode tomar uma decisão sem informar os outros membros?
    Não. Se você está fazendo isso, então não é um comitê. O objetivo do comitê é discutir um assunto e tomar uma decisão informada de forma coletiva. Pode haver situações em que nem todos os membros concordam em um determinado item, mas você precisa ter a maioria.
Perguntas não respondidas
  • Eu preciso de uma eleição para formar um comitê?

Comentários (3)

  • prudence68
    Sou o presidente dos comitês do Kiwanis Club local, procurando algumas diretrizes que poderia compartilhar com os presidentes de nossos comitês e seus membros. Seu esboço atencioso com algumas revisões era exatamente o que eu procurava. Obrigada.
  • aleal
    Isso foi útil porque explica muito bem.
  • queirossofia
    Passei por isso e entendi como lidar com a formação de um comitê.
Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
Artigos relacionados
  1. Como conduzir uma reunião inicial do conselho?
  2. Como conduzir uma reunião usando o procedimento parlamentar adequado?
  3. Como obter um cartão TWIC?
  4. Como identificar um ladrão?
  5. Como reduzir o encolhimento do estoque?
  6. Como começar um salão de manicure?
Este site usa cookies para analisar o tráfego e para personalização de anúncios. Ao continuar a navegar neste site, você indica que aceita o uso de cookies. Para mais informações visite nossa Política de Privacidade.
FacebookTwitterInstagramPinterestLinkedInGoogle+YoutubeRedditDribbbleBehanceGithubCodePenWhatsappEmail