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Como definir prazos como empresário?

Você poderá definir prazos que atendam à sua organização
No entanto, ao deixar seus prazos claros, comunicá-los de maneira adequada e agir como um profissional, você poderá definir prazos que atendam à sua organização e aos seus funcionários.

Os prazos são importantes para todas as empresas. No entanto, as pequenas empresas e os empreendedores que as dirigem conhecem os desafios de estabelecer prazos viáveis para seus funcionários. Isso ocorre porque, como empresário, você precisará definir uma variedade de prazos para garantir que seu negócio funcione e que seus clientes fiquem satisfeitos. Porém, ao deixar seus prazos claros, comunicá-los de maneira adequada e agir como um profissional, você poderá definir prazos que atendam à sua organização e aos seus funcionários.

Método 1 de 3: estabelecimento de prazos razoáveis

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    Eduque-se sobre seus concorrentes. Em última análise, qualquer prazo que você definir deve ser cumprido com conhecimento relevante sobre o mercado e as ações de seus concorrentes. Sem essas informações, seu prazo pode ser irrelevante, desnecessário ou não realista.
    • Participe de conferências comerciais. Conferências comerciais, como a reunião anual da European Association of Franchisees & Dealers, são ótimos lugares para se relacionar com outros proprietários de pequenas empresas que estão em uma posição como a sua.
    • Reúna informações de pesquisa de mercado. Você pode fazer isso contratando uma empresa de marketing, fazendo sua própria pesquisa na Internet ou saindo de seu caminho para encontrar seus concorrentes em um ambiente individual.
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    Inclua métricas firmes. Qualquer prazo que você estabelecer deve ter especificações anexadas ao seu cumprimento. Sem métricas firmes e uma data específica, você e seus funcionários terão problemas para cumpri-la.
    • Crie um prazo firme. Por exemplo, se você pedir a seus funcionários que prestem contas de seu estoque, dê a eles uma data específica em que eles devem ser feitos.
    • Forneça números para que você e seus funcionários possam medir o progresso em relação ao cumprimento de suas metas e prazos. Por exemplo, se você disser a seus funcionários que eles precisam aumentar as vendas ano a ano, dê a eles um determinado valor que eles precisam alcançar, como 149.000€ em vendas.
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    Crie prazos realistas e viáveis. Talvez o mais importante ao estabelecer prazos seja garantir que eles sejam alcançáveis. Definir prazos inatingíveis simplesmente frustrará você e seus funcionários e criará um ambiente de trabalho estressante.
    • Meça a quantidade de tempo para o prazo final com base na quantidade média de tempo que seus funcionários levam para concluir um trabalho semelhante.
    • Se, ao definir um prazo, você estiver pedindo aos funcionários que trabalhem mais ou mais rápido do que o normal, certifique-se de que o aumento não seja dramático. Por exemplo, peça aos funcionários que trabalhem 10% mais rápido em vez de 50% mais rápido.
    Pode ser necessário reavaliar os prazos que você definiu
    Em algum momento, pode ser necessário reavaliar os prazos que você definiu.
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    Envolva as partes interessadas. Certifique-se sempre de envolver no processo de tomada de decisão pessoas que conheçam ou estarão envolvidas na realização de uma determinada meta. Sem o conhecimento específico do projeto que precisa ser finalizado, você não conseguirá definir um prazo realista.
    • Fale com os funcionários encarregados de ajudar a cumprir o prazo. Os funcionários podem compreender melhor os fatores exclusivos, como vendas associadas à temporada ou outros problemas, que afetarão sua capacidade de cumprir os prazos.
    • Faça uma sessão de brainstorming em uma reunião. Por exemplo, peça à gerência e aos funcionários ideias sobre como atingir uma meta. Tente dizer "Quero definir um prazo para a conclusão do acordo com a Johnson. Alguém tem boas idéias sobre como fazer isso em tempo hábil?"
    • Consulte membros seniores de sua organização. Seus sócios ou gerentes podem ter algumas opiniões valiosas sobre o prazo que você deseja definir.

Método 2 de 3: comunicação de prazos aos funcionários

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    Fazer uma reunião. Depois de definir o prazo, você deve realizar uma reunião para informar todos os funcionários relevantes sobre as metas do projeto. Ao realizar uma reunião, você garantirá que todos estejam informados sobre o novo prazo.
    • Envie um e-mail para todos. Por exemplo, envie um e-mail para todos "Participe da reunião às 9h30 do dia 6 de janeiro para discutir detalhes, objetivos e prazos do Projeto West Lake."
    • Faça uma videoconferência para que os funcionários que não podem comparecer fisicamente possam participar da discussão. Use o Skype ou um programa semelhante para facilitar sua videoconferência.
    • Faça reuniões de acompanhamento semanais ou quinzenais para discutir o progresso de seus funcionários em relação ao prazo.
    • Certifique-se de que todas as partes relevantes participem da reunião ou sejam informadas da discussão na reunião.
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    Articule claramente o prazo. Durante e após a realização de uma reunião, você deve explicar claramente os detalhes do prazo que está estabelecendo. Sem uma explicação adequada, seus funcionários não terão uma visão definitiva do que precisam fazer.
    • Nunca presuma que seus funcionários sabem o que você está dizendo.
    • Explique conceitos importantes. Por exemplo, se você estiver implementando um novo processo ou usando um novo banco de dados para cumprir o prazo, ofereça um workshop ensinando os funcionários sobre o novo processo.
    • Inclua uma sessão de perguntas e respostas em qualquer reunião relacionada ao prazo.
    • Explique aos seus funcionários a importância do prazo para a organização. Por exemplo, se você estiver tentando concluir um projeto para mostrar o progresso antes de uma fusão, um pedido de empréstimo ou algo semelhante, alguns funcionários devem saber.
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    Publique prazos e métricas. Certifique-se de que você e sua equipe possam ver os detalhes do prazo diariamente. Sem lembrar e reforçar o prazo, você e sua equipe podem ficar indiferentes e não cumpri-lo.
    • Pendure um folheto com informações sobre o prazo em um local central, como uma sala de descanso.
    • Inclua a data e números específicos relevantes, como números de desempenho ou metas de crescimento, em qualquer comunicação sobre o prazo.
    • Envie e - mails para a equipe semanal ou quinzenalmente.
    • Anote todos os lembretes do prazo de forma amigável. Considere enquadrá-lo como uma competição. Por exemplo, se você postar um panfleto no escritório, inclua uma linguagem como "Vença o desafio! O projeto West Lake está programado para ser concluído em 4 de maio".
    • Evite divulgar os parâmetros do prazo para que pareçam irritantes ou opressivos para a equipe. Por exemplo, não envie lembretes diários por e-mail ou incomode os funcionários mais de uma ou duas vezes por semana sobre o prazo iminente.
    Você não conseguirá definir um prazo realista
    Sem o conhecimento específico do projeto que precisa ser finalizado, você não conseguirá definir um prazo realista.
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    Seja positivo. Uma das características dos pequenos empresários de sucesso é uma perspectiva positiva. Sendo positivo, você não apenas se inspirará, mas também ajudará a criar um estilo de negócios positivo, em que as pessoas tenham uma atitude "posso fazer".
    • Fale em termos positivos de equipe e use frases como "nós podemos" ou "nós faremos".
    • Elogie seus funcionários sempre que eles fizerem progresso em direção a sua meta. Por exemplo, diga: " Bom trabalho, Joel. Isso realmente nos ajudará a cumprir o prazo."
    • Evite apresentar o prazo como algo difícil de cumprir. Em vez disso, apresente-o como um esforço que demonstrará as habilidades de seus funcionários e de sua organização.
    • Evite ser muito positivo e sempre tempere uma atitude saudável e positiva com a realidade dos negócios e expectativas realistas.
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    Incentive seus funcionários. Ao incentivar seus funcionários, você os motivará a cumprir seus prazos. Além disso, você construirá uma cultura de trabalho positiva e ajudará a criar um ambiente que agrada e valoriza os funcionários.
    • Diga a seus funcionários que você sabe que eles podem fazer isso. Por exemplo, diga: "John, sei que este prazo pode estar próximo, mas estou muito confiante em suas habilidades.
    • Ofereça recompensas ou compensação por cumprir ou superar prazos difíceis. Por exemplo, ofereça um dia de férias extra ou uma compensação monetária por ultrapassar um prazo.
    • Nunca menospreze ou insulte seus funcionários. Além disso, nunca diga a seus funcionários que o trabalho deles depende de cumprir prazos rígidos.

Método 3 de 3: cumpra os prazos

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    Tomar responsabilidade. Como um pequeno empresário, você é responsável por todos os aspectos do seu negócio. Em última análise, você deve passar a ver o sucesso ou o fracasso do negócio como se fosse seu. Sem assumir a propriedade intelectual, você não será capaz de atuar como um verdadeiro profissional.
    • Abrace a ideia de "o dinheiro pára aqui". Como proprietário de uma empresa, você é o único responsável - e responsável - por qualquer falha em sua organização.
    • Não culpe seus funcionários ou outras pessoas pelo prazo perdido. Em última análise, sua organização falhou em cumprir um prazo porque o prazo era problemático ou o gerenciamento falhou.
    • Seja prático. Certifique-se de ser um gerente ativo. Faça isso conversando ou trabalhando com seus funcionários frequentemente durante o curso de um projeto. No final, eles saberão que você é um gerente atencioso e responsável.
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    Declare consequências para prazos perdidos. Ao decretar consequências, você instituirá outra motivação para você ou seus funcionários no cumprimento de um prazo.
    • As consequências devem sempre ser comunicadas aos funcionários quando eles são apresentados com um prazo.
    • As consequências devem se concentrar no crescimento ou aprimoramento individual, em vez de serem punitivas. Por exemplo, os funcionários que perdem um prazo devem dedicar mais tempo ao treinamento ou ter um nível de treinamento superior.
    • Só tome medidas punitivas depois que os funcionários demonstrarem tendência à incompetência. Considere a rescisão somente depois que um funcionário não cumprir vários prazos e você ter conversado e orientado o funcionário.
    Você precisará definir uma variedade de prazos para garantir que seu negócio funcione
    Isso ocorre porque, como empresário, você precisará definir uma variedade de prazos para garantir que seu negócio funcione e que seus clientes fiquem satisfeitos.
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    Reflita sobre as falhas anteriores. Se você ou seus funcionários já perderam os prazos, deve passar algum tempo pensando no porquê. Depois de pensar um pouco, você sem dúvida notará tendências ou problemas persistentes que afetam negativamente a capacidade de sua organização de cumprir os prazos.
    • Pense no que você poderia fazer para melhorar seu trabalho como gerente. Considere participar de convenções, conferências e aprender a ser um administrador melhor.
    • Reúna-se com funcionários ou gerentes relevantes após um prazo perdido. Pergunte por que eles perderam o prazo ou por que acham que a organização não conseguiu cumprir o prazo.
    • Avalie se um funcionário que perdeu um prazo foi irresponsável. Por exemplo, se John postar muito no Facebook durante o trabalho, isso prejudicará sua produtividade.
    • Pense se houve circunstâncias únicas ou imprevistas que prejudicaram a capacidade de sua organização de cumprir um prazo. Por exemplo, a quebra do maquinário provavelmente impossibilitaria o cumprimento de uma cota de produção em uma determinada data.
    • Ofereça maneiras para seus funcionários fornecerem feedback anônimo. Seus funcionários podem ser capazes de lhe dar uma ideia sobre um prazo perdido se não temerem represálias.
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    Reavalie os prazos no meio do projeto. Em algum momento, pode ser necessário reavaliar os prazos que você definiu. Em última análise, não há razão para se limitar a um prazo que não faz mais sentido.
    • Questione a viabilidade de seu prazo após contratempos relacionados ao projeto. Por exemplo, pense se um prazo é viável depois que um fornecedor o informa de que não conseguirá entregar certos produtos a tempo.
    • Adie ou defina seus prazos de volta, se necessário. Se você ou seus funcionários acreditam que o prazo se tornou insustentável, considere adiá-lo.
    • Apenas adie os prazos por motivos verificáveis.
    • Adie ou cancele um prazo se ele se tornar irrelevante. Por exemplo, se você está com um prazo apertado para concluir um projeto e começar outro, considere cancelar o prazo se o cronograma do próximo projeto tiver sido estendido.
Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
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