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Como organizar cartões de visita?

Se você possui apenas alguns cartões de visita
Se você possui apenas alguns cartões de visita e não deseja digitalizá-los, é possível evitar o uso de um aplicativo para organizá-los.

As informações de contato são fundamentais para a rede e as comunicações comerciais. Ao organizar seus cartões de visita, você poderá encontrar pessoas mais rapidamente, o que pode resultar em mais vendas e relacionamentos de longo prazo. Ao anotar informações importantes, manter seus cartões seguros em um só lugar e enviar prontamente suas informações para seus contatos, você poderá construir suas redes e conectar-se a muitas pessoas em seu setor.

Método 1 de 3: colocar sua coleção em ordem

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    Elimine sua coleção existente. Se você já está no mercado há muito tempo, pode ter um estoque considerável de cartões de visita que precisam ser organizados. Antes de começar a organizar aqueles que ainda podem ser úteis, economize tempo examinando seus cartões e descartando todos os que podem não ser mais úteis.
    • Livre-se dos cartões de visita que você não reconhece. Eles não vão te fazer bem.
    • Livre-se de cartões de visita que anunciam empresas ou serviços extintos.
    • Salve cartões realmente nostálgicos (por exemplo, o cartão do restaurante onde você ficou noivo), mas deixe-os de lado.
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    Decida como você deseja que os cartões sejam organizados. Você pode simplesmente colocar os cartões em ordem alfabética por nome ou empresa, se for mais útil para você. Você também pode considerar agrupá-los por evento ou setor e, em seguida, colocá-los em ordem alfabética dentro desses parâmetros. Experimente até encontrar um sistema adequado para você e, em seguida, siga-o.
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    Copie uma pequena coleção. Se você possui apenas alguns cartões de visita e não deseja digitalizá-los, é possível evitar o uso de um aplicativo para organizá-los. Coloque todas as informações em um só lugar, escrevendo-as em um local de referência que você usará.
    • Se você gosta de usar uma agenda de endereços de papel, pode transferir as informações de seus cartões para ela.
    • Você também pode digitar as informações diretamente no recurso Contatos do seu computador.
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    Armazene cartões úteis. Depois de verificar se as informações deles estão facilmente acessíveis, é hora de descobrir o que fazer com os cartões de visita. O hábito "antiquado" de guardar cartões úteis, mesmo que você use apenas um elástico na gaveta da mesa, é um bom backup de informações computadorizadas.
    • Um Rolodex é fácil de adicionar e subtrair cartões, e seu movimento giratório facilita a digitalização dos cartões. No entanto, é grande e volumoso e pode adicionar uma aparência retro involuntariamente à sua mesa.
    • O porta-cartões de visita é atraente e compacto, com capas transparentes individuais para cada cartão de visita. Evite ter que reorganizar tudo toda vez que você adicionar um novo cartão, deixando vários slots vazios em cada seção alfabética.
Certifique-se de que o local onde você coloca os novos cartões de visita não é o local onde guarda
Certifique-se de que o local onde você coloca os novos cartões de visita não é o local onde guarda seus próprios cartões.

Método 2 de 3: entrar na era digital

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    Certifique-se de que seus contatos digitais estejam corretos. Se você decidir importar seus cartões de visita para que eles combinem perfeitamente com seus contatos digitais, você vai querer ter certeza de que ambos os pools estão organizados e atualizados. Antes de enviar seus cartões de visita, aproveite a oportunidade para examinar sua lista de contatos existente e remover as desatualizadas.
    • Se você ainda não tem uma maneira de organizar seus contatos digitais, o Contatos do Google costuma ser recomendado, porque é gratuito, confiável e funciona em uma variedade de sistemas operacionais.
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    Escolha um aplicativo. Existem muitos aplicativos disponíveis para tablets e smartphones que irão escanear um cartão de visita e carregar automaticamente suas informações para seus contatos. Você não pode usar o aplicativo no meio de um evento, obviamente, mas pode usá-lo em seu quarto de hotel depois de terminar o networking do dia. Aqui estão algumas opções populares - são gratuitas ou têm alguns dólares, no máximo:
    • Camcard escaneia cartões físicos e permite que você troque "cartões eletrônicos" com outros usuários.
    • O Worldcard classifica os cartões automaticamente e também está disponível nas versões em japonês, chinês e coreano.
    • ScanBizCards permite que você mantenha uma versão clara da imagem após ter anotado suas informações.
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    Considere um scanner de cartão. Se você se pegar separando dezenas de cartões de visita após cada evento, um scanner de cartão de visita adquirido separadamente pode tornar sua vida um pouco mais rápida. Card Scan é uma opção popular. No entanto, os aplicativos de smartphone podem fazer o mesmo trabalho, portanto, se você não estiver trabalhando com um volume intimidante de cartões, esta compra separada pode não ser necessária.
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    Faça upload de cartões e contatos imediatamente. Ao retornar de um almoço de negócios, feira comercial ou reunião, coloque imediatamente os cartões de visita recebidos em um local seguro e memorável. Quando tiver tempo, pegue os cartões de visita que se acumulam na gaveta da sua mesa e importe-os. Tente fazer isso em uma programação consistente - uma vez por dia ou semana, por exemplo.
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    Faça anotações digitais. Assim como você escreve em um cartão de visita físico, você deve ser capaz de adicionar notas adicionais em um aplicativo de cartão de visita. Digite todas as informações que não estavam no cartão: o que o dono do cartão faz, quais informações ou clientes potenciais ele ofereceu, quando você os conheceu e assim por diante. Seja detalhado: você não está fazendo isso no local, então pode demorar.
    • Copie suas notas escritas.
    • Se você pesquisou a pessoa desde que a conheceu, também pode expandir com pesquisas adicionais.
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    Crie um sistema de classificação. Organize ainda mais seus contatos, refletindo sobre a frequência com que espera escrever para eles ou trabalhar com eles. Divida-os em grupos: contatos de negócios confiáveis, contatos de negócios em potencial e aqueles com os quais você provavelmente nunca mais falará. Use um sistema que você não vai esquecer para poder categorizar seus contatos.
    • Alguns aplicativos incluem um recurso onde você pode fazer anotações como esta.
    • Você pode usar um sistema de numeração ou um sistema de semáforo verde, amarelo e vermelho, dependendo do seu aplicativo.
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    Organize os contatos de forma adequada. Dependendo do seu cartão ou aplicativo de contatos, você terá várias opções sobre como organizar os contatos. (Você provavelmente também será capaz de marcar contatos para classificá-los em grupos diferentes, o que significa que você pode organizar suas informações de muitas maneiras diferentes.) Aqui estão algumas idéias sobre como colocar os contatos em ordem:
    • Coloque em ordem alfabética o sobrenome.
    • Categorize por ordem alfabética de nome ou empresa.
    • Cidade onde você se conheceu.
    • Categoria da indústria.
Pode ter um estoque considerável de cartões de visita que precisam ser organizados
Se você já está no mercado há muito tempo, pode ter um estoque considerável de cartões de visita que precisam ser organizados.

Método 3 de 3: recebimento de cartões de visita

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    Tenha seus próprios cartões em mãos. Na maioria dos casos, as pessoas não apenas entregam cartões de visita umas às outras - elas os trocam. Facilite a troca de cartões de visita, mantendo seus próprios cartões com você em ambientes profissionais, como reuniões e feiras, mas também em sua vida cotidiana. Você nunca sabe quando vai encontrar um novo contato.
    • Se você estiver tendo problemas para manter seus cartões organizados, tente designar um bolso ou pasta especial para eles. Um elástico também funciona, em caso de aperto.
    • Nunca entregue seu cartão sem pedir - isso pode ser visto como agressivo. Em vez disso, diga algo como "Eu realmente gostaria de falar mais com você sobre o que você faz. Gostaria de trocar cartões?"
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    Leia o cartão ao recebê-lo. Examinar o cartão de visita por um ou dois segundos é uma boa maneira de anotar informações importantes sobre um novo contato. Se você tem dificuldade em lembrar nomes, use os cartões como uma ferramenta para conectar nomes a rostos. O título da pessoa geralmente também é impresso em um cartão de visita. Esta é outra pista sobre quem eles são e o que fazem.
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    Tenha um local para colocar novos cartões de visita. Se você levar um caderno ou bolsa para reuniões, designe um local nele para os cartões de visita de novos contatos. Ou use o segundo bolso da sua própria operadora de cartão de visita para coletar os cartões recebidos.
    • Não cole cartões em suas anotações, nem os coloque no bolso. Eles podem desaparecer facilmente ou até mesmo passar pela lavagem.
    • Se estiver viajando e espera receber muitos cartões de visita, você pode guardá-los em uma sacola Ziploc em seu hotel ou pasta para mantê-los limpos e secos.
    • Certifique-se de que o local onde você coloca os novos cartões de visita não é o local onde guarda seus próprios cartões. Você não quer misturá-los.
    • Onde quer que você coloque os cartões agora, não é um lugar permanente - lembre-se de que você os removerá e os organizará mais tarde.
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    Notas escritas à mão. Sempre que você receber um novo cartão de visita, escreva o nome do lugar onde você se conheceu alguns dias após a reunião. Assim, você não vai esquecer. Além disso, faça uma breve nota sobre o que você falou. Então, ao entrar em contato com a pessoa mais tarde, você pode lembrá-la dos detalhes de sua conversa.
    • Se o cartão for brilhante e você não conseguir escrever nele com uma caneta normal, tente colar um post-it no cartão.
Se você se pegar separando dezenas de cartões de visita após cada evento
Se você se pegar separando dezenas de cartões de visita após cada evento, um scanner de cartão de visita adquirido separadamente pode tornar sua vida um pouco mais rápida.

Pontas

  • Se você recebe muitos cartões de visita, procure um software para ajudá-lo a gerenciá-los. Existem scanners de cartão de visita, assim como um software que realmente lê um cartão de visita em papel e seleciona as informações nele contidas. Isso pode economizar muito na entrada manual de dados.
  • Se você precisar saber mais sobre seus contatos comerciais do que apenas seus nomes e números de telefone, consulte os pacotes de software desenvolvidos para gerenciamento de informações de contato ou cliente.
  • Acompanhe imediatamente se você prometeu algo ou se alguém pareceu interessado.
  • Não deixe que cartões de visita não processados se acumulem. Digite-os ou arquive-os pelo menos uma vez por semana, antes de esquecer quem conheceu e por quê.

Avisos

  • Se você mantiver contatos no computador, faça backup dos arquivos regularmente. Automatize esse backup, se possível.

Coisas que você vai precisar

  • Seus próprios cartões de visita
  • Uma pasta de cartão de visita ou bolso
  • Um aplicativo de cartão de visita
  • Um scanner
  • Post-its

Comentários (3)

  • hartmannalthea
    As recomendações do aplicativo foram úteis.
  • cvalente
    Estou aconselhando os jovens a manterem seus cartões de visita em ordem. Um problema que tenho há anos. Esta foi uma grande ajuda. Regras da velha escola.
  • kutchkeaton
    Acabei de começar um novo emprego no governo local e fui lançado em uma confusão de reuniões, e é apenas o dia 3! Este artigo é fundamental para me ajudar a permanecer no meu melhor jogo.
Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
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