Como gerenciar um grande número de cartões de visita de forma eficaz?

Se você ou sua empresa adquirem regularmente um grande número de cartões
Se você ou sua empresa adquirem regularmente um grande número de cartões, convém investir em um dispositivo de digitalização de cartões de visita dedicado.

Às vezes parece que você está se afogando em cartões de visita? Você gostaria de acompanhar melhor seus contatos? Uma lista de contatos boa e atual pode fazer a diferença entre uma rede eficaz e perda de tempo.

Passos

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    Planeje o que você fará com os contatos.
    • Você entrará em contato com toda a sua rede regularmente?
    • Você os quer no seu telefone ou computador, ou em ambos? Se sim, você tem um destino em mente?
    • Você jogará fora as cópias em papel assim que forem registradas eletronicamente?
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    Arquive os próprios cartões. É tradicional, mas ainda é muito fácil encontrar arquivos de cartão e você não terá que se preocupar com falhas no disco rígido.
    • A desvantagem de tais arquivos impressos é que você só pode pesquisar as informações pelas quais preencheu os cartões; portanto, se você preencher pelo sobrenome, terá dificuldade em pesquisar um grande número de cartões por empresa.
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    Digite os cartões à medida que os obtém. Se você receber apenas algumas cartas, ou apenas algumas de cada vez, entrar manualmente pode ser uma maneira razoável de fazer.
    • Se a assinatura de e-mail da pessoa incluir suas informações de contato, você também poderá copiar e colar ou importá-las de outra forma.
    • Se você está adotando essa abordagem, tente não deixar os cartões de visita se acumularem.
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    Use um scanner de cartão de visita dedicado. Se você ou sua empresa adquirem regularmente um grande número de cartões, convém investir em um dispositivo de digitalização de cartões de visita dedicado. Os cartões são digitalizados e interpretados com software de reconhecimento óptico de caracteres (OCR).
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    Use um scanner de cartão de visita ou um aplicativo de scanner em seu telefone. Pesquisar por "aplicativo de scanner de cartão de visita" ou similar apresentará várias opções.
    • Tire a foto do cartão de visita.
    • Use o aplicativo para interpretar as informações como texto e armazená-las em seus contatos ou outro local apropriado.
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    Categorize seus contatos em diferentes grupos e contas. Isso ajudará você a encontrar as pessoas certas rapidamente.
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    Compartilhe informações de contato digitalmente por e-mail, SMS ou código QR. Isso elimina a necessidade de cartões de visita em papel ou de digitalização ou redigitação de informações de contato.
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    Exporte periodicamente todos os seus contatos para arquivos vcard ou excel e faça backup desses arquivos.
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    Deixe a mídia social acompanhar para você. Se você estiver vinculado ou for amigo da maioria das pessoas em sua rede, os sites com os quais você interage já podem rastrear suas informações de contato atuais. Este é um lugar especialmente bom para verificar se você suspeita que as informações de contato de alguém podem estar desatualizadas.
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    Adicione notas aos seus contatos. As notas que você adiciona dependem de como você as usará, mas você pode incluir informações como:
    • Onde você conheceu a pessoa ou o contexto em que a conhece.
    • Palavras-chave sobre o que a pessoa faz ou em que setor trabalha.
    • Quão atuais você acha que as informações de contato são ou quando você as atualizou pela última vez
    • Quaisquer coisas especiais que você queira lembrar sobre eles, por exemplo, como pronunciam o nome.
Use um scanner de cartão de visita ou um aplicativo de scanner em seu telefone
Use um scanner de cartão de visita ou um aplicativo de scanner em seu telefone.

Pontas

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  • Se você estiver usando um aplicativo de telefone, verifique claramente para obter os melhores resultados:
    • Obtenha a foto mais nítida possível colocando os cartões com boa iluminação.
    • Alinhe as bordas do cartão de visita com as bordas do visor o mais próximo possível.
  • Os registros eletrônicos são pesquisáveis. Use isso para encontrar alguém mais do que apenas pelo nome. Em vez disso, você pode procurar seu cargo ou empresa.
  • É uma boa ideia revisar a precisão das informações digitalizadas e corrigir os erros encontrados.

Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
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