Como declarar impostos ao abrir uma pequena empresa?

Como proprietário de uma pequena empresa
Como proprietário de uma pequena empresa, você pode ser responsável por até três tipos básicos de impostos: imposto de renda, imposto de emprego (se tiver empregados) e imposto de vendas (se vender bens ou serviços ao público).

Abrir uma pequena empresa não é uma tarefa fácil. No entanto, acertar os impostos desde o início o poupará de dores de cabeça mais tarde. Como proprietário de uma pequena empresa, você pode ser responsável por até três tipos básicos de impostos: imposto de renda, imposto sobre o emprego (se tiver empregados) e imposto sobre vendas (se vender bens ou serviços ao público). Os impostos sobre a renda e os impostos sobre o emprego são devidos aos governos federal e estadual, enquanto os impostos sobre vendas vão para os governos estaduais e locais. Sua escolha de estrutura de negócios e localização afetam os impostos que você paga.

Método 1 de 3: imposto de renda

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    Inscreva-se para obter um número de identificação do empregador (EIN) com o IRS. Se você tem (ou planeja contratar) funcionários, precisará de um EIN para pagar impostos sobre negócios e empregos ao governo federal. A maioria dos estados também usa o EIN federal para fins estaduais. Você pode se inscrever para um EIN online usando o EIN Assistant em https://sa.www4.irs.gov/modiein/individual/index.jsp.
    • O EIN Assistant é um site governamental seguro. No entanto, se ainda não se sentir confortável para enviar informações pessoais confidenciais pela Internet, você pode preencher o formulário de inscrição em papel e enviá-lo pelo correio. Baixe o formulário em https://irs.gov/pub/irs-pdf/fss4.pdf.
    • Mesmo se você estiver administrando sua empresa como uma empresa individual e não tiver funcionários, ainda é uma boa ideia obter um EIN para sua empresa. Dessa forma, você pode abrir contas bancárias em nome da sua empresa e não precisará usar seu número de Seguro Social para transações comerciais.
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    Adquira o hábito de pagar impostos estimados trimestralmente. Se o seu negócio for organizado como uma sociedade unipessoal, parceria ou corporação S, você é responsável por preencher o imposto de renda estimado trimestralmente. Embora o IRS isente fundadores de empresas iniciantes em seu primeiro ano de operação, ainda é uma boa ideia pagar impostos trimestrais desde o início.
    • Você pode fazer pagamentos de imposto de renda trimestrais estimados usando o Sistema Eletrônico de Pagamentos de Impostos Federais (EFTPS). Vá para https://eftps.gov/eftps/ para se inscrever neste serviço gratuito.
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    Apresentar declarações anuais de imposto de renda federal. Todas as empresas são responsáveis pelo pagamento de impostos federais sobre a renda auferida ao longo do ano. Em seu retorno anual, você relata a receita bruta de sua empresa e quaisquer despesas comerciais dedutíveis de impostos em que tenha incorrido ao longo do ano. O formulário específico que você precisa arquivar depende da sua estrutura de negócios.
    • Se você estiver operando seu negócio como uma empresa individual, relate a receita de seu negócio no Formulário 1040, Declaração de Imposto de Renda Individual. Você também precisará preencher o Cronograma C, Lucro ou Prejuízo do Negócio, e o Cronograma SE (Formulário 1040), Imposto sobre Trabalho Autônomo.
    • Se você estiver operando seu negócio como uma parceria, relate a receita de sua empresa no Formulário 1065, Retorno de Renda de Parceria. Cada parceiro também deve relatar a renda de seu 1040 individual e preencher o Cronograma E, Renda e perda suplementares.
    • Se você estiver operando seus negócios como uma corporação, relate sua receita de negócios no Formulário 1120, Declaração de Imposto de Renda Corporativa.
    • Se estiver operando seu negócio como uma LLC, você pode escolher se deseja que seu negócio seja tratado como uma corporação, parceria ou sociedade unipessoal ("entidade desconsiderada") para fins de imposto de renda.

    Dica: Cada uma dessas estruturas envolve diferentes consequências fiscais que podem afetar significativamente a quantidade de dinheiro que você paga em impostos. Consulte um fiscal ou advogado antes de tomar sua decisão final sobre como estruturar seu negócio.

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    Determine suas obrigações fiscais estaduais. A associação de pequenas empresas do seu estado pode ajudá-lo a descobrir os impostos estaduais e locais específicos que você precisa pagar. O site da pequena empresa do seu estado pode conter informações adicionais, incluindo instruções e formulários para o preenchimento de impostos locais e estaduais sobre empresas.
    Enquanto os impostos sobre vendas vão para os governos estaduais
    Os impostos sobre a renda e os impostos sobre o emprego são devidos aos governos federal e estadual, enquanto os impostos sobre vendas vão para os governos estaduais e locais.
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    Determine se a sua cidade também tributa a receita das empresas. Em alguns estados que não possuem um imposto de renda estadual, os governos locais tributam a renda comercial. Para descobrir, consulte o site da autoridade fiscal da cidade onde sua empresa está localizada.
    • Você também pode obter informações sobre isso quando receber sua licença comercial.

Método 2 de 3: impostos sobre o emprego

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    Faça com que cada um de seus funcionários preencha o formulário i-9 e o formulário w-4. O Formulário I-9 verifica se sua nova contratação está qualificada para trabalhar nos EUA. O Formulário W-4 informa quanto dinheiro deve ser retido do contracheque do seu funcionário para impostos federais. Embora você não precise enviar esses formulários ao governo federal, deve preenchê-los antes que qualquer nova contratação comece a trabalhar para você.
    • Baixe o Formulário I-9 do site dos Serviços de Cidadania e Imigração dos EUA (USCIS) em https://uscis.gov/system/files_force/files/form/i-9-paper-version.pdf.
    • Baixe o Formulário W-4 do site do IRS em https://irs.gov/forms-pubs/about-form-w-4.
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    Recolher impostos federais de seus funcionários. A cada dia de pagamento, você é responsável por reter o imposto de renda federal dos contracheques de seus funcionários, bem como sua parte nos impostos da Previdência Social e do Medicare. Você também paga a parcela do empregador dos impostos do Seguro Social e do Medicare em nome de cada um de seus funcionários.
    • Você pode abrir uma conta bancária separada para os impostos federais sobre o emprego. No final de cada período de pagamento, deposite os impostos retidos dos contracheques dos funcionários, bem como sua parte dos impostos do Seguro Social e do Medicare.
    • O valor do imposto de renda federal que você precisa reter depende do status de declaração de imposto de renda de cada funcionário. O IRS fornece tabelas de retenção que você pode usar para determinar exatamente quanto você precisa reter para cada funcionário. As tabelas são publicadas no Guia de Impostos do Empregador do IRS, que é atualizado a cada ano. O guia fiscal de 2019 está disponível em https://irs.gov/pub/irs-pdf/p15.pdf.

    Dica: reter tabelas pode ser complicado. Para ter certeza de que está retendo os valores corretos, considere usar um serviço de folha de pagamento, como Gusto, Quickbooks Payroll ou Square Payroll. Todos exigem o pagamento de uma taxa de assinatura mensal, mas o custo pode valer a pena para sua tranquilidade.

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    Cadastre-se no sistema eletrônico de pagamento de impostos federais (EFTPS). Os impostos retirados dos contracheques de seus funcionários para cobrir a renda federal e os impostos trabalhistas devem ser depositados por meio de transferência eletrônica de fundos (EFT). A maneira mais fácil de fazer isso é registrar-se no EFTPS, um serviço gratuito oferecido pelo IRS.
    • Para configurar sua conta, vá para https://eftps.gov/eftps/. Clique no botão "inscrever-se" e siga as instruções.
    • Se não quiser usar o EFTPS, você pode contratar um contador, serviço de folha de pagamento ou contador para fazer seus pagamentos.
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    Apresente o formulário 941 ou o formulário 944 a cada trimestre e deposite os impostos federais retidos. Geralmente, você preencherá o Formulário 941, a menos que receba um aviso do IRS de que é elegível para preencher o Formulário 944. Em qualquer um dos formulários, você informa os salários brutos de seus funcionários no trimestre e os valores de renda, seguro social e impostos do Medicare retidos.
    • Geralmente, os impostos retidos devem ser depositados mensalmente. Ao preencher o formulário trimestral, certifique-se de depositar todos os impostos restantes do trimestre que ainda não foram depositados.
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    Retenha os impostos estaduais de emprego dos contracheques dos funcionários. Os impostos estaduais sobre o emprego geralmente incluem seguro contra acidentes de trabalho, desemprego e invalidez temporária. Se o seu estado tiver um imposto de renda, você também pode ser responsável por reter o imposto de renda estadual dos salários de seus funcionários.
    • O departamento de receita do seu estado fornecerá informações sobre a frequência com que os impostos estaduais sobre empregos devem ser informados e depositados. Em geral, a frequência depende de quanto você deve dever em impostos.

    Dica: se você estiver usando um serviço de folha de pagamento, ele também configurará a retenção na fonte para você.

    O site da pequena empresa do seu estado pode conter informações adicionais
    O site da pequena empresa do seu estado pode conter informações adicionais, incluindo instruções e formulários para o preenchimento de impostos locais e estaduais sobre empresas.
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    Forneça um w-2 a cada um de seus funcionários até 31 de janeiro. O W-2 fornece a seus funcionários as informações de que eles precisarão para arquivar seus impostos federais pessoais. O formulário informa os rendimentos brutos de cada funcionário, os impostos da Previdência Social e do Medicare retidos no ano anterior.
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    Mantenha os registros de impostos trabalhistas por pelo menos 4 anos. Embora você não precise enviar a maioria dos registros de impostos trabalhistas ao IRS, eles devem estar disponíveis para inspeção do IRS a qualquer momento por pelo menos 4 anos. Seus registros devem incluir o seguinte:
    • Você está dentro;
    • Valores e datas de todos os pagamentos de salários, anuidades e pensões;
    • Quantidade de gorjetas;
    • Valor de mercado justo dos salários pagos em espécie;
    • Nomes, endereços, SSNs e ocupações de todos os funcionários;
    • Cópias de todos os funcionários W-4s e I-9s;
    • Datas de emprego para todos os funcionários;
    • Datas e valores de todos os impostos pagos, com números de confirmação; e
    • Cópias de todas as declarações fiscais apresentadas.

Método 3 de 3: impostos sobre vendas / impostos especiais de consumo

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    Inscreva-se para obter uma licença comercial com o governo do seu estado. Se você vende bens ou serviços ao público, normalmente precisa de uma licença comercial. Geralmente, isso envolve o preenchimento de um pequeno formulário sobre sua empresa e o pagamento de uma taxa. As taxas variam dependendo do seu setor e do estado em que você opera. O departamento de receita do seu estado ou a agência de pequenas empresas terão mais informações.
    • Visite https://irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/state-government-websites para obter links para departamentos ou agências governamentais estaduais que podem ajudá-lo a começar.
    • O departamento de receita do seu estado enviará informações junto com sua licença comercial que explica como configurar uma conta para relatar e depositar impostos sobre vendas e com que freqüência você precisa fazer isso. Como uma nova startup, você provavelmente só precisará fazer um arquivo anualmente. No entanto, conforme suas vendas aumentam, pode ser necessário relatar e depositar o imposto sobre vendas com maior frequência.
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    Abra uma conta bancária separada para impostos sobre vendas. Quando você coleta impostos sobre vendas, está simplesmente mantendo esse dinheiro para os governos estaduais e locais. A melhor maneira de garantir que você tenha todo o dinheiro de que precisa na hora de depositá-lo com o governo é mantê-lo em uma conta bancária separada.
    • Muitos bancos oferecem contas bancárias a empresas especificamente para esse fim. Pergunte a um gerente de conta no banco onde você já abriu contas operacionais ou de folha de pagamento.
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    Configure seus sistemas de ponto de venda (POS) para coletar impostos. Os sistemas POS registram todas as informações sobre cada venda que você realiza eletronicamente. Com base nas informações fornecidas, seu sistema POS pode calcular a taxa de imposto sobre vendas apropriada para você e aplicá-la a cada venda.
    • Os sistemas POS também geram resumos de suas vendas, o que facilitará o preenchimento do formulário de relatório de imposto sobre vendas.

    Dica: verifique novamente a taxa que seu sistema de POS calcula com o departamento de receita do seu estado para ter certeza de que está correta. Se houver uma discrepância, converse com alguém do departamento de receita ou agência de pequenas empresas do seu estado.

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    Quando necessário, arquive relatórios com o pagamento integral. Quando seus relatórios de imposto sobre vendas vencem, preencha o relatório para o departamento de receita do seu estado. Na maioria dos estados, você pode preencher e enviar esses relatórios online. Geralmente, você deve apresentar um relatório informativo, mesmo que não tenha nenhuma venda tributável durante o período do relatório.
    • A maioria dos estados oferece vários métodos diferentes que você pode usar para pagar o imposto sobre vendas que você coletou. Supondo que você abriu uma conta bancária separada para coletar impostos sobre vendas, e a transação de transferência eletrônica de fundos (EFT) dessa conta é normalmente a maneira mais fácil.
Se você abriu uma pequena empresa em outro país
Este artigo discute os impostos para pequenas empresas nos Estados Unidos. Se você abriu uma pequena empresa em outro país, converse com um contador, advogado ou consultor tributário local se tiver dúvidas sobre impostos.

Pontas

  • Se sua pequena empresa não tem um gerente financeiro ou contador, você pode contratar um contador ou advogado tributário para garantir que seus impostos sejam registrados corretamente.
  • Mantenha registros das despesas iniciais em que você incorreu antes de abrir seu negócio. Essas despesas podem ser dedutíveis no primeiro ano de operação.

Avisos

  • Este artigo discute os impostos para pequenas empresas nos Estados Unidos. Se você abriu uma pequena empresa em outro país, converse com um contador, advogado ou consultor tributário local se tiver dúvidas sobre impostos.
Aviso Legal O conteúdo deste artigo é para sua informação geral e não se destina a ser um substituto para consultoria jurídica profissional ou financeira. Além disso, não se destina a ser invocado pelos usuários na tomada de quaisquer decisões de investimento.
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